Kuinka tarkastaa tiedostoja toimituksissa

Tässä artikkelissa kerrotaan miten käytät toimitusten tarkastuksien toiminnallisuuksia. Kaikki tarkastajat voivat tarkastaa samanaikaisesti ja luoda merkintöjä sekä kommentteja toimitetuille tiedostoille. Tarkastuksen lisääminen toimitusprosessiin on valinnaista.

Kuinka lisätä kommentteja ja huomautuksia

Tarkastuksen hallinnoijilla ja hyväksyjillä on mahdollisuus lisätä kommentteja 'Lähetä tarkistukseen' ja 'Hyväksy' vaiheessa.

Kommentit toimivat samalla tavalla kuin muissa Boxin ominaisuuksissa ja niitä voidaan käyttää viestintään lähetysprosessin ulkopuolella.

Tehdäksesi tämän, mene

BoxLähetyksetValitse lähetyksesiAvaa tiedostoUusi kommentti

Aktiiviset tarkastukset löytyvät kohdasta Box Tarkastukset Omat tarkastukset.

Avaa tarkastus kaksoisklikkaamalla sitä tai valitsemalla se listasta ja napsauttamalla Näytä.

Jos käyttäjä kuuluu useisiin käyttäjäryhmiin jotka on lisätty tarkastusvaiheeseen, häneltä kysytään, millä tarkastusroolilla hän suorittaa tarkastuksen.

Tarkastus on jäsennelty näin:

1. Tarkastuksen tilan muutospainike sijaitsee näytön yläreunassa. Napsauttamalla Suorita tarkastus päätät tarkastuksen koko tarkastusroolille.
2. Toimituksen tila näkyy täällä.
3. Työnkulku näkyy toimituksen yläosassa. Korostettu laatikko (tässä tapauksessa 'In review') näyttää toimituksen nykyisen vaiheen.
4. Täällä näkyy tarkastettavat tiedostot. Napsauta tiedostoa avaataksesi sen ja käyttääksesi kommentti- ja merkintätoimintoja.
5. Yhteenveto toimituksesta näkyy täällä.
6. Toimitukseen lisätyt liitteet löytyvät täältä.
7. Toimituksen koko historia näytetään täällä ja sitä päivitetään automaattisesti.

Tiedoston napsauttaminen avaa sen, ja tästä on mahdollista lisätä ja nähdä huomautuksia ja kommentteja tiedostolle.

Huomautuksilla lähetyksissä ei ole räätälöitävää mallia, eikä niitä osoiteta kenellekään.

Ne on tarkoitettu yksinkertaisiksi merkinnöiksi, joihin tarkastajat voivat jättää huomioitaan tiedostoista. Arvioijat voivat poistaa omat huomautuksensa (ennen tarkastuksen valmistumista), mutta eivät voi poistaa muiden arvioijien huomautuksia.

Uusia huomautuksia voidaan lisätä napsauttamalla Uusi huomautus.

Sinun on luotava vähintään yksi merkintä käyttämällä näytön alareunan työkaluja.

Kun merkintä on lisätty, huomautukselle voidaan kirjoittaa otsikko ja kuvaus.

Kaikki huomautukset voidaan nähdä merkintöinä tiedostossa tai luettelonäkymässä sivupaneelissa.

Tämän toiminnon voi vaihtaa päälle ja pois klikkaamalla Näytä huomautukset ja valitsemalla vaihtoehdon.

Voit myös valita, että näet vain ryhmäsi huomautukset kytkemällä toiminnon 'Näytä vain ryhmän huomautukset' sivupaneelissa päälle.

Voit avata huomautuksen klikkaamalla merkintää tai luettelonäkymässä sivupaneelissa. Sen jälkeen on mahdollista kirjoittaa viesti huomautukseen. Jokainen käyttäjäryhmä tarkastuksessa voi lisätä viestejä toistensa huomautuksiin.

Kaikki viestit tallennetaan toimitukseen tarkastuksen valmistuttua.

Kuinka suorittaa tarkastus

Kun tarkastusryhmä on lisännyt huomautukset lähetykseen, he voivat merkitä tarkastuksen valmiiksi napsauttamalla Päätä tarkastus. Jos tarkastuksen vastauksia on määritetty, ne voidaan valita alasvetovalikosta, ja on mahdollista lisätä viesti.

Kuinka poistaa tai muokata kommentteja

On mahdollista muokata tai poistaa huomautus nykyiselle tarkastusryhmällesi tarkastusprosessin aikana. Huomaa, että et voi muokata huomautusten merkintöjä, vain otsikkoa ja viestiä.

Huomautuksen muokkaaminen voidaan tehdä avaamalla huomautus ja klikkaamalla -ikonia joko otsikon tai kuvauksen vieressä.

Poistaaksesi huomautuksen, vie hiiri sen päälle luettelonäkymässä ja napsauta . Sinulta kysytään, haluatko poistaa huomautuksen.

Kuinka hyväksyä tai hylätä toimitus

Kun kaikki tarkastukset on merkitty suoritetuiksi tai määräaika on ylitetty, hyväksyjät voivat arvioida toimituksen ja joko hyväksyä tai hylätä sen.

Hyväksyjä näkee yhteenvedon tarkastuksen aktiviteeteista. He voivat nopeasti siirtyä tarkastusryhmien huomautuksiin ja nähdä käytetyt tarkastusvastaukset.

Jokaiselle ryhmälle esitetään yleiskatsaus, ja huomautuksia voidaan avata napsauttamalla -ikonia.

Kun tarkastelet tarkastuksen aikana tehtyjä huomautuksia, voit osoittaa ne suoraan toimittajalle.
On myös mahdollista osoittaa ne manuaalisesti, jos joku muu kuin toimittaja pitäisi olla vastuussa.

Voit hyväksyä/valtuuttaa yksittäisiä tiedostoja, mutta hylätä koko Toimituksen. Tätä varten tarkastusvirrassa on oltava hyväksyttyjen tiedostojen 'Jakelu' määritettynä (Kuinka määrittää toimitukset).

Avaa tiedosto toimituksessasi ja napsauta Hyväksy jaetuille tiedostoille tai Valtuuta julkaistuille tiedostoille, vastaavasti. Tiedostot, jotka hyväksyt tällä tavalla yksittäin, seuraavat toimituksen jakeluasetusta, vaikka hylkäisit loput toimituksesta.

Kun toimitus on arvioitu, se voidaan hyväksyä tai hylätä napsauttamalla Hyväksy tai Hylkää toimitus.

Valmiit ja hyväksytyt toimitukset merkitään 'Valmis' statuksella ja ne voidaan lajitella ja suodattaa Kaikki toimitukset tai Kaikki tarkastukset kansioista.

Ne sijoitetaan myös Tarkastukset Arkistoitu-kansioon.

Jos toimitus hylätään, uusi määräaika on asetettava, ja viestin kirjoittaminen on mahdollista. Toimitus palaa 'Odotetaan' -tilaan ja uusia tiedostoja voidaan lisätä toimitukseen. Hylkäys kirjataan toimituksen historiaan.