Kuinka luoda uusi toimitus

Tässä artikkelissa selitetään, kuinka luoda uusi toimitus.

Toimitus koostuu erilaisista metatiedoista, jotka auttavat saavuttamaan seurantakelpoisen toimituksen, kuten:

• Toimituksen määräaika
• Toimittaja (Käyttäjäryhmä, jonka pitää toimittaa tiedostot)
• Kuvaus
• Kohdekansio (mihin tiedostot latautuvat Dalux Boxissa)
• Tiedostovaatimukset (luettelo tiedostoista, jotka on lisättävä ennen toimituksen lähettämistä)

Toimituksilla hallitset ja seuraat suunniteltuja tiedostopaketteja/toimituksia projekteissa. Toimituksilla mahdollistat tarkastuksien työnkulkujen muokauttamisen ja tarkastuksien prosessien dokumentoinnin Daluxissa.

Toimitusprosessin perusteet

Roolit toimituksissa

Toimitusprosessi Daluxissa sisältää seuraavat roolit:

• Toimituksesta vastaava
• Toimittaja
• Tarkastusjohtaja (valinnainen)
• Tarkastaja (valinnainen)
• Hyväksyjä

Toimituksesta vastaavat

Toimituksesta vastaavat ovat vastuussa uusien toimituksien luomisesta. On myös mahdollista sallia uusien toimituksien luomisen eri paketeissa käyttäjäryhmätasolla. Toimitukset luodaan aina luonnoksina ja toimituksesta vastaavan vastuulla on aloittaa toimitus 'Lähetä toimittajalle' -toiminnolla.

Toimittaja

Toimittajat määritellään jokaiselle toimitukselle ja ne ovat valittuja käyttäjäryhmiä, jotka voivat toimittaa tiedostoja. Kun toimittaja on lisännyt tiedostonsa, hän on vastuussa tiedostojen merkitsemisestä toimitetuksi aloittaakseen seuraavan vaiheen prosessissa.

Tarkastusjohtajat

On mahdollista asettaa tarkastusjohtajan rooli, valinnaisena vaiheena ennen tarkastusprosessia. Tarkastusjohtaja on vastuussa toimitettujen tiedostojen arvioinnista ennen kuin toimitus lähetetään 'Tarkastukseen'. Tarvittaessa tarkastusjohtajalla on mahdollisuus lisätä uusia käyttäjäryhmiä tarkastusprosessiin ennen tiedostojen lähettämistä tarkastettavaksi.. Tarkastusjohtajat voivat myös palauttaa toimituksen edelliseen vaiheeseen.

Tarkastaja

Useita eri käyttäjäryhmiä voidaan asettaa tarkastajiksi ja he ovat vastuullisia tarkastamaan ja kommentoimaan lähetettyjä tiedostoja ennen asetettua määräaikaa. Kun ryhmän tarkastus on valmis, he voivat asettaa tilan 'Valmis'. Jos määräaika on ohitettu ja asetettu pakolliseksi, tarkastuksen status vaihdetaan automaattisesti 'Valmiiksi'.

Hyväksyjä

Hyväksyjä on viimeinen vaihe toimitusprosessissa ja on vastuussa toimituksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä kokonaisuudessaan.

Toimituksen tila

Toimitusprosessi voi sisältää seuraavat vaiheet:

• Luonnos
• Odottaa
• Lähetetty
• Tarkastettavana (Jos arviointivaihe on lisätty tarkastuksen työnkulkuun)
• Odottaa hyväksyntää
• Valmis

Luonnos

Uudet toimitukset luodaan luonnoksena. Kaikkia toimituksen metatietoja voidaan muuttaa ja toimitus ei ole vielä näkyvissä toimittajille, tarkastusjohtajille tai hyväksyjille. Ilmoituksia ei lähetetä. Tiedostoja ei voi lisätä toimitukseen luonnosvaiheessa.

Odotetaan

Kun toimitusprosessi käynnistyy, tila vaihdetaan odottavaksi. Toimitus odottaa nyt toimittajan tiedostojen lisäämistä. Sähköposti-ilmoitus lähetetään ja toimitus on näkyvissä toimittajalle 'Omat toimitukset' -kansiossa. Toimitus ei ole vielä näkyvissä tarkastusjohtajalle tai tarkastajille. Tiedostoja voidaan lisätä toimitukseen.

Lähetetty

Kun tiedostot on lisätty, toimittaja voi lähettää tiedostot ja tila vaihtuu. Jos tarkastusjohtaja on lisätty prosessiin, hän saa ilmoituksen.

Tarkastettavana

Lähetetyt tiedostot siirtyvät tarkastustilaan, jos tarkastusvaihe on toimitusprosessissa. Jos tarkastusjohtajaa käytetään, hänen pitää lähettää tiedostot tarkastettavaksi. Käyttäjät tarkastusryhmissä saavat ilmoituksen.

Kun toimitus on tarkastustilassa, se siirtyy Tarkastukset kansioihin Boxissa.

Valmistunut

Kun toimitus on hyväksytty, se merkitään valmiiksi ja arkistoidaan Daluxissa.

Kuinka luoda uusi toimitus

Aloittaaksesi toimitusprosessin, uusi toimitus on luotava. Siirry kohtaan
Box  Toimitukset Kaikki toimitukset Uusi.

Huomioi, että voit myös luoda uusia toimituksia eri Paketeista. Tämä menetelmä määrittää paketin automaattisesti uudelle toimitukselle.

Uutta toimitusta luotaessa ilmestyy uusi ikkuna, jossa toimitusta voidaan konfiguroida.

• Nimi - Toimituksen nimi näkyy listanäkymissä
• Paketti - Mihin toimituspakettiin toimitus liittyy
• Työnkulku - Mitä tarkastuksen työnkulkua tulisi käyttää toimitukselle
• Toimittaja - Mikä käyttäjäryhmä lähettää tiedostoja
• Spes. osio - Tapa luokitella toimitus
• Spes. alaosio - Jos tarpeen, voit edelleen luokitella toimituksen
• Määräaika - Määräaika tiedostojen lähetykselle
• Kohdekansiot - Mihin kansioon/kansioihin lähetetyt tiedostot voidaan ladata
• Kuvaus - Ohjetekstiä lisäämään sisältöä toimitukselle

Kun olet valmis, napsauta 'Tallenna'. Jos teet useita toimituksia, voit valita 'Luo toinen' ja uusi ikkuna avautuu, kun napsautat 'Tallenna'. Uudet toimitukset luodaan aina luonnoksena.

Toimitus on jaettu useisiin alueisiin. Luonnostilassa on mahdollista muuttaa kaikkia metatietoja toimituksessa.

1. Tilan muutospainike sijaitsee näytön yläosassa. Huom!: Koska toimitus on luonnosvaiheessa ja kaikkea voidaan muuttaa, on myös mahdollista valita Lähetä toimittajalle ilman tiedostovaatimuksien luomista, vaikka se olisi asetettu vaadituksi uuden toimituksen luomisen yhteydessä. Varmista, että toimitus on valmis ennen sen lähettämistä toimittajalle.
2. Toimituksen tila näkyy täällä.
3. Työnkulku näkyy toimituksen yläosassa. Luonnos ja odottaa tilassa on mahdollista vaihtaa vaiheisiin liittyviä käyttäjäryhmiä napsauttamalla niitä ja valitsemalla eri ryhmiä.
4. Tiedostovaatimukset luodaan ja näytetään täällä - katso alta, kuinka tiedostovaatimuksia luodaan.
5. Yleinen tieto toimituksesta näkyy täällä. Näitä arvoja voidaan muokata luonnos tai odottaa tilassa napsauttamalla -ikonia.
6. Liitteitä voidaan lisätä toimitukseen. Vain Dalux Boxista ladattuja tiedostoja voidaan liittää.
7. Toimituksen koko historia näkyy täällä ja päivittyy automaattisesti.

Kuinka asettaa tiedostovaatimukset

Halutessasi voit määrittää, mitkä tiedostot on pakko lisätä toimitukseen. Tämä vaihe on valinnainen.

Tiedostovaatimuksia voidaan lisätä manuaalisesti, tai kopioimalla ja liittämällä niitä kahden sarakkeen taulukosta.

Lisätäksesi tiedostovaatimuksen, napsauta Lisää.

Ladattavalla tiedostolla voi olla mikä tahansa nimi, mutta sen on vastattava tiedostovaatimuksen nimeä voidakseen täyttää tiedostovaatimuksen ja toimittaakseen tiedostot.

Toimittajalla on mahdollisuus ladata tiedostoja eri tiedostonimillä suoraan tiedostovaatimukseen, mutta Dalux nimeää tiedoston uudelleen vastaamaan tiedostovaatimusta.

Ne lisätyt tiedostot jotka eivät kuulu tiedostovaatimuksiin, lisätään 'Lisätiedostona' toimitukseen.

Kun toimitus on määritetty halutulla tavalla, prosessi voidaan aloittaa napsauttamalla Lähetä toimittajalle. Tämä muuttaa toimituksen tilaksi 'Odottaa', ja lähettää ilmoituksen käyttäjille jotka ovat toimittajan roolissa.