Miten käyttää tiedostojen hyväksyntöjä

Tässä artikkelissa käsittelemme, miksi sinun tulisi käyttää 'Tiedostojen hyväksynnät'-ominaisuutta ja miten sitä käytetään.

Tiedostotasot ovat perusominaisuus hyväksynnöille, sillä hyväksyntöjä käytetään tiedostojen hyväksymiseen ja valtuuttamiseen kolmen eri tiedostoalueen välillä:

Tiedostot

Jaetut tiedostot

Julkaistut tiedostot

Tiedostoja voidaan pitää työn alla olevien tiedostojen sijoituspaikkana, kun taas jaettuja tiedostoja voidaan pitää arviointivalmiiden tiedostojen sijoituspaikkana. Julkaistun tiedostoalueen on tarkoitus olla tiedostoille, jotka ovat valmiita julkaistavaksi hankkeen osallistujille.

Tiedostojen hyväksynnät ovat prosesseja ja työnkulkuja, jotka määrittävät, miten tiedostot siirtyvät eri vaiheiden välillä tiedostonjakamisessa ja kolmen eri tiedostoalueen välillä.

Tiedostojen hyväksyntä

Tiedoston voi hyväksyä kahdella tavalla: Suora hyväksyntä tai hyväksynnän työnkulun kautta. Tässä artikkelissa käymme läpi tiedostojen hyväksynnän työnkulkujen käyttöä. Jos haluat oppia hyväksymään tiedostoja suoraan käyttäen vain tiedostoalueet-toimintoa, lue artikkelimme Tiedostoalueet.

Kuinka käynnistää hyväksynnän työnkulun

Kun tiedoston hyväksyntäs on käynnistetty, se siirtyy ensimmäiseen vaiheeseensa, jossa se tulee hyväksyä. Tiedosto näkyy käyttäjälle, joka on asetettu hyväksymään vaihe hyväksynnän työnkulussa, Odottaa hyväksyntääni -osiossa:

Tiedosto hyväksytään/valtuutetaan vain, jos tiedosto läpäisee kaikki vaiheet. Jos ensimmäisen vaiheen käyttäjä hyväksyy, mutta seuraavan vaiheen käyttäjä ei, tiedosto ei läpäise hyväksyntäprosessia.

Aloita hyväksyntä

Kun työnkulku on aktiivinen, työnkulun aloittava henkilö (esimerkissämme arkkitehti) voi esittää tiedoston hyväksyttäväksi/valtuutettavaksi

Box Tiedostot Valitse tiedosto(t) Asetukset Aloita valtuutusprosessi Valitse hyväksynnän työnkulku.

Uudessa ikkunassa näet yleiskatsauksen siitä, mitä tapahtuu kullekin tiedostolle. Aloittaaksesi työnkulun, napsauta 'Aloita työnkulku'.

Tiedosto siirtyy sitten osioon Hyväksynnät Odotetaan muiden hyväksyntää. Henkilölle, joka tarvitsee hyväksyä tiedostot, ne löytyvät kohdasta Odottaa minun hyväksyntääni:

Kuinka hyväksyä/valtuuttaa tiedostoja hyväksynnöissä

Käyttäjää, joka tarvitsee hyväksyä/valtuuttaa tiedoston, tiedotetaan sähköpostitse.

He voivat myös nähdä, kun tiedostot tarvitsevat hyväksyntää/valtuutusta. Tämä näkyy Box-moduulin ilmoituslaskurista sivupalkissa ja sivuvalikon laskurista

• Jaettujen tiedostojen hyväksynnät
• Odotetaan minun hyväksyntääni
• Valtuutus julkaistuille tiedostoille

Sen jälkeen he voivat hyväksyä/valtuuttaa tai hylätä tiedoston. Tehdäksesi tämän, mene

Hyväksy:

Jaettujen tiedostojen hyväksynnät Odottaa minun hyväksyntääni Valitse tiedosto Hyväksy tai Hylkää:

Valtuuta:

Valtuutukset julkaistuille tiedostoille Odotetaan minun valtuutustani Valitse tiedosto Hyväksy tai Hylkää:

Luo kommentteja hyväksyntäpolussa

Kun tiedosto on hyväksynnässä, nykyisellä käyttäjällä (joka on hyväksyjä) on mahdollisuus tehdä kommentteja. Nämä kommentit voidaan luoda tiedoston hyväksyessä tai hylätessä. Esimerkiksi kommentin voi jättää henkilölle, joka vastaa hylättyjen tiedostojen käsittelystä. Kommentin luodessa käyttäjä voi valita saatavilla olevista kommunikointikanavista ja kommenttityypeistä.

Kommentin luomiseksi siirry kohtaan:

Odottaa hyväksyntääni Valitse tiedosto Näytä Uusi kommentti.

Luo sitten merkintä, täytä oikealla oleva kommenttilomake ja napsauta 'Luo':

Saa yleiskatsaus hyväksynnöissä olevista tiedostoista ja niiden tilasta

Projektin ylläpitäjät ja Projektin suunnittelupäälliköt voivat löytää Tiedostojen hyväksynnät -koontinäytön Dalux Boxin aloitusnäytöltä.

Koontinäyttö voi antaa sinulle yleiskatsauksen projektisi tiedostojen hyväksyntöjen etenemisestä ja auttaa tunnistamaan mahdolliset pullonkaulat. Koontinäyttö näyttää erääntyneet ja tulevat määräajat tiedostojen hyväksynnöille sekä sen, miten nämä jakautuvat käyttäjäryhmien kesken.

Kun hyväksynnän työnkulut on määritetty, voit saada yleiskatsauksen tiedostovirtojen tiedostojen tilasta käyttämällä luettelonäkymää. Tämä tehdään käyttämällä luettelonäkymän sarakkeita, jotka voivat näyttää sinulle:

• 'Viimeisin versio Hyväksyntä/Valtuutus-työnkulussa' -sarake;
  • Jos tiedoston viimeisin versio on hyväksynnän työnkulussa:

• 'Viimeisin versio Jaettu/Julkaistu' -sarake
  • Jos tiedoston viimeisin versio on Jaetut/Julkaistut tiedostoalueet:

• 'Aloitettu' (Päivämäärä) -sarake ja 'Aloittanut' (Käyttäjä) -sarake
  • Milloin työnkulku on aloitettu ja kenen toimesta

Tiedostojen hyväksyntöjen raportit

Voit tulostaa tai viedä PDF-tiedoston tiedostojen hyväksyntöjen raportin hyväksytyistä tai valtuutetuista tiedostoista. PDF-raportti sisältää tiedoston pikkukuvan, sen version, Box-kansion jossa se sijaitsee, sekä sen tiedostojen hyväksynnän historian. Näet, mikä tai kuka käynnisti työnkulun ja kuka suoritti kunkin vaiheen sekä milloin kukin vaihe valmistui.

Voit tulostaa tiedostojen hyväksynnän raportin listanäkymästä tai suoraan tiedostosta.