Tehtävämuistutuksien mallit Daluxissa voivat luoda mukautetun etusivun tehtävämuistutuksille. Useita tehtävämuistutuksien malleja voidaan luoda ja käyttää. Tämä tarkoittaa, että malleja voidaan luoda erityyppisille muistutuksille tai projektin vaiheille. Tehtävämuistutuksien mallit luodaan projektista saatavien automaattisesti tuotettujen tietojen paikkamerkkien ja vapaiden tekstikenttien avulla.
Kuinka määrittää tehtävämuistutuksen mallipohja
Käyttäjäoikeudet
Tehtävämuistutuksien mallien määrittäminen on tehtävä projektin tai Field ylläpitäjän toimesta. Tehtävämuistutuksien mallit voidaan aktivoida:
Asetukset
Aktivoi ominaisuuksia
'Tehtävämuistutuksien mallit'
Aktivoi.
Aloittaaksesi tehtävämuistutuksien mallien luomisen tai muokkaamisen, siirry seuraavaan paikkaan
Asetukset
Field
'Tehtävämuistutuksien mallit' tehtävien ominaisuuskortissa:
Tämä avaa uuden ikkunan, jossa tehtävämuistutuksien malleja voidaan luoda ja hallita. Luodaksesi uuden tehtävämuistutuksen mallipohjan projektille, klikkaa Lisää. Uusia malleja voidaan luoda tai tuoda yritysprofiilista. Aloittaaksesi uuden mallin kanssa klikkaa 'Luo uusi'.
Aihe, raporttityyppi ja paikkamerkit
Tehtävämuistutusmallilla on oltava 'Aihe'. Tämä on mallin nimi, joka näkyy valittaessa mallia käytettäväksi tehtävämuistutuksille. Aihetta käytetään myös raportin tiedostonimenä.
Tehtävämuistutuksien mallipohjille on kolme raporttityyppiä:
- Tehtäväraportti - Sisältää kunkin tehtävän erillisenä tehtäväraporttina (Max. 10 tehtävät per raportti)
- Statusraportti - Sisältää tehtävät statusraportin yleiskatsauksessa (Max. 50 tehtävät per raportti)
- Ei raporttia - Sisältää vain tehtävämuistutuksien mallien perusteella luodun etusivun
Kaikissa tapauksissa, tehtävät, jotka on valittu muistutettavaksi, näkyvät vastaanottajalle sähköpostissa. Käyttäessäsi tehtävämuistutuksen malleja voit lähettää vain yhdelle vastaanottajalle kerrallaan.
Ikkunan oikealla puolella olevat siniset paikkamerkit voidaan lisätä malliin klikkaamalla niitä.
Alla on taulukko, jossa selitetään eri paikkamerkit. Kaikki paikkamerkeissä olevat tiedot kerätään Daluxista.
| Paikkamerkin nimi | Daluxissa käytetty tunniste | Selitys |
| Numero | {NO} | Näyttää etuliitteen ja valittujen tehtävien numeron rivissä, jossa jokainen tehtävänumero on erotettu pilkulla. |
| Otsikot | {TITLES} | Näyttää tehtävän/tehtävien otsikon/otsikot rivillä, jossa jokainen otsikko on erotettu pilkulla |
| Määräaikataulukko | {TASK_TABLE} |
Luo tehtävätaulukko, joka sisältää sarakkeet tehtävän 'Tyypille', 'Nro.', 'Aihe' ja 'Huone'. Taulukossa on myös määräaikatietoja ja milloin viimeisin muistutus lähetettiin. |
| Projektin nimi | {PROJECT_NAME} | Kirjoittaa projektin nimen |
| Projektin logo | {PROJECT_LOGO} | Lisää pienen projektin logon pikkukuvan |
| Projektin valokuva | {PROJECT_PHOTO} | Lisää pienen projektin valokuvan pikkukuvan |
| Yrityksen logo | {COMPANY_LOGO} | Lisää pienen yrityksen logon pikkukuvan (yritysprofiilista) |
| Lähetyspäivämäärä | {SENT_DATE} | Kirjoittaa päivämäärän ja ajan, jolloin muistutus lähetettiin kuukausi-päivä-vuosi-aika-muodossa (esim. September 12 2023, 11:00 AM) |
| Edellisen tehtävämuistutuksen lähetyspäivämäärä | {PREV_REMINDER_SENT_DATE} | Kirjoittaa viimeisen päivämäärän ja ajan, jolloin muistutus lähetettiin kuukausi-päivä-vuosi-aika-muodossa (12-tunnin kello) (esim. September 12 2023, 11:00 AM) |
| Lähettäjän allekirjoitus | {SENDER_SIGNATURE} | Kirjoittaa muistutuksen lähettävän henkilön nimen |
| Lähettäjän puhelinnumero | {SENDER_PHONE} | Kirjoittaa muistutuksen lähettävän henkilön puhelinnumeron |
| Lähettäjän työtehtävä | {SENDER_WORK_TITLE} | Kirjoittaa muistutuksen lähettävän henkilön tehtävänimikkeen |
| Lähettäjän yrityksen nimi | {SENDER_COMPANY_NAME} | Kirjoittaa muistutuksen lähettävän henkilön yrityksen nimen |
| Lähettävän yrityksen osoite | {SENDER_COMPANY_ADDRESS} | Kirjoittaa muistutuksen lähettävän henkilön yrityksen osoitteen |
| Vastaanottajan nimi | {RECIPIENT_NAME} | Kirjoittaa tehtävämuistutusraportin vastaanottavan henkilön nimen |
| Vastaanottajan puhelinnumero | {RECIPIENT_PHONE} | Kirjoittaa tehtävämuistutusraportin vastaanottavan henkilön puhelinnumeron |
| Vastaanottajan työtehtävä | {RECIPIENT_WORK_TITLE} | Kirjoittaa tehtävämuistutusraportin vastaanottavan henkilön tehtävänimikkeen |
| Vastaanottavan yrityksen nimi | {RECIPIENT_COMPANY_NAME} | Kirjoittaa tehtävämuistutusraportin vastaanottavan henkilön yrityksen nimen |
| Vastaanottavan yrityksen osoite | {RECIPIENT_COMPANY_ADDRESS} | Kirjoittaa muistutuksen vastaanottavan henkilön yrityksen osoitteen |
| Sopimuksen nimi | {CONTRACT_NAME} | Kirjoittaa sopimuksen nimen, joka on liitetty siihen työpakettiin, jossa tehtävämuistutuksen vastaanottaja on (katso alta ohjeet sopimusten käsittelyyn) |
| Sopimuksen päivämäärä | {CONTRACT_DATE} | Kirjoittaa sopimuksen päivämäärän, joka on liitetty työpakettiin, jossa tehtävämuistutuksen vastaanottaja on (katso alta ohjeet sopimusten käsittelyyn) |
Tehtävämuistutuksien mallien sopimusten luominen
Huom.
Sopimukset on aktivoitava yritysprofiilissa ennen kuin niitä voidaan käyttää projekteihin.
Tämä tehdään kohdassa:
Vakiointi
Kirjastot
'Field library'
'Tehtävämuistutuksien malli'
Sopimukset voidaan aktivoida projekteissa menemällä
Asetukset
Field
Aktivoi ominaisuuksia
'Sopimukset'
Aktivoi.
'Sopimukset' ominaisuuskortti ilmestyy sitten asetuksiin. Lisätäksesi tai muokataksesi sopimuksia projektilla, klikkaa 'Sopimukset'. Sopimuksia voidaan tällöin lisätä, muokata tai poistaa tästä kohdasta.
Luo uusi sopimus klikkaamalla Lisää. Sopimuksessa on oltava nimi ja päivämäärä. Jos tarpeen, työpaketti voidaan liittää sopimukseen.
Luodessasi tehtävämuistutuksien malleja, jos käytät sopimuspaikkamerkkejä, sopimuksen nimi ja päivämäärä näkyvät vain kahdessa tapauksessa.
- Ensinnäkin, työpaketti on linkitettävä sopimukseen.
- Toiseksi, vastaanottajan on oltava samassa työpaketissa kuin linkitetty sopimus.
Huomaa, että jokainen työpaketti voidaan liittää vain yhteen sopimukseen, mutta yhdellä sopimuksella voi olla useita työpaketteja.
Esimerkki tehtävämuistutuksen mallista
Alla on esimerkki tehtävämuistutuksen mallista Daluxissa.
Kuinka käyttää tehtävämuistutuksien malleja
Käyttääksesi tehtävämuistutuksen mallia Dalux-käyttäjien muistuttamiseen, siirry seuraavaan paikkaan:
Field
Tehtävät
Kaikki tehtävät
Valitse tehtävä(t)
Asetukset
Muistuta.
Et voi lähettää muistutusta usealle eri vastuulliselle käyttäjälle samanaikaisesti.
Seuraavassa ikkunassa valitse, kenelle käyttäjälle haluat muistuttaa. Ruksaa sitten 'Lähetä muistutus käyttäen tehtävämuistutuksen mallia' ja valitse, mitä tehtävämuistutuksen mallia käytetään.
Dalux lähettää sitten sähköpostin vastaanottajalle luodun etusivun ja tehtävät sisällyttäen valitun mallin mukaisesti. Kopio lähetetään myös lähettäjälle.
Vinkkejä ja niksejä
Jos haluat testata, miltä raportti näyttää ennen sen lähettämistä, voit seurata ylläolevaa prosessia ja valita vain oma nimesi vastaanottajaksi. Jos et ole tyytyväinen raportin ulkoasuun, mallia voidaan muokata.