Kuinka luoda Tarjouspyyntö

Tenderillä hallinnoit kaikkia projektisi tarjouspyyntöjä ja saapuneita tarjouksia. Tämä tehdään luomalla tarjouspyyntöjä, asettamalla niiden vaatimuksia ja kutsumalla tarjoajia. Kysymykset ja vastaukset -osio sekä muut työkalut Tenderissä auttavat tarjousprosessin onnistuneessa hallinnassa.

Tässä artikkelissa käymme läpi, miten luodaan ja asetetaan tarjouspyyntöjä sekä niiden vaatimuksia.

Kuinka luoda tarjous

Siirry kohtaan TenderNapsauta tender-ryhmää Lisää tender 'Luo uusi tarjouspyyntö'.

Yleiset tiedot täytetään etukäteen Tender-ryhmän mallipohjan perusteella. Tarkista ja säädä tiedot tarvittaessa ennen tallentamista.

Nimi: Tenderin nimi, näkyy tarjoajille.

Asiakas: Asiakkaan nimi, näkyy tarjoajille.

Status

• Luonnos: Tender näkyy vain Tender-organisaatiolle, eikä tarjoajat pääse siihen.
• Käynnissä olevat: Tender on aktiivinen ja riippuen esivalinta- ja aloitusasetuksista se voi olla näkyvissä ja saatavilla kutsutuille tarjoajille.

Yhteyshenkilö: Henkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, joka vastaa Tenderin sisältöön liittyviin kysymyksiin.

Tender-kuvaus: Anna lyhyt kuvaus Tenderistä, jotta tarjoajat saavat selkeän käsityksen laajuudesta. Tämä on erityisen hyödyllistä julkisissa Tenderissä, koska se auttaa varmistamaan, että vain asianmukaiset tarjoajat rekisteröityvät.

Tender-muoto: Tender-muotoa käytetään vain suodatus- ja hakutarkoituksiin, eikä se vaikuta Tenderin sisältöön tai toimintaan. Se on näkyvissä tarjoajille ja sen on noudatettava kaikkia alueesi tai maasi säädöksiä.
Voit syöttää Tender-muodon itse tai voit valita Tender-muodon seuraavista:

• Yksityinen tarjouspyyntö
• Suunnittelukilpailu
• Julkinen tarjouspyyntö esivalinnalla
• Julkinen tarjouspyyntö ilman esivalintaa
• Monivaiheinen tarjouspyyntö

Sopimustyyppi: Sopimustyyppiä käytetään vain suodatus- ja hakutarkoituksiin, eikä se vaikuta Tenderin sisältöön tai toimintaan. Se on näkyvissä tarjoajille ja sen on noudatettava kaikkia alueesi tai maasi säädöksiä.
Voit syöttää sopimustyypin itse, tai voit valita seuraavista:

• Pääsopimus
• Yleissopimus
• Alihankintasopimus

Näytä tarjoukset ennen määräaikaa: Tämä antaa Tender-vastuulliselle mahdollisuuden nähdä lähetetyt tarjoukset ennen määräaikaa ja se on otettava käyttöön ennen kuin Tenderin status muutetaan 'Käynnissä olevat'. Tarjoajat saavat ilmoituksen, jos tämä vaihtoehto on käytössä, kun he lähettävät tarjouksen.
Tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä esivalinnassa tai julkisissa Tenderissä (katso alla).

Esivalinta/Julkinen tarjous: Jos valitset 'Esivalinta/Julkinen tarjous' -vaihtoehdon, luodaan jaettava linkki, jonka avulla pääsee Tenderiin ilman, että tenderin ylläpitäjän tarvitsee lähettää kutsua.

Julkaisupäivä: Ottaaksesi käyttöön varhaisen, rajoitetun pääsyn Tenderiin, laita rasti 'Julkaisupäivä' ruutuun ja valitse alla oleva päivämäärä. 
Tämä antaa esivalituille osapuolille tai yleisölle mahdollisuuden tarkastella Tenderin tiedostoja ilman tarjouksen lähettämistä, jolloin kaikilla potentiaalisilla tarjoajilla on mahdollisuus tutustua asiakirjoihin ennen hankintaprosessin alkamista.

Määräajat ja päivämäärät: Kun asetat statuksen 'Käynnissä olevat', sinun tulee päättää Tenderin aloitus- ja määräaika.

• Tenderin aloitus: Tämä määrittää, milloin tarjoajat voivat alkaa olla vuorovaikutuksessa Tenderin kanssa, kuten ladata Tenderin tiedostoja ja jättää tarjouksia.
• Tenderin määräaika: Tämä määrittää, kuinka pitkään tarjoajat voivat jättää tarjouksia ja siten milloin Tender päättyy. Tarjoajat voivat muokata tarjouksiaan määräaikaan asti, mutta tarjoukset lukitaan, kun määräaika on umpeutunut.

Tiedostot: Rastita tämä Box, jos haluat, että kaikki tiedostot synkronoidaan automaattisesti tähän Tenderiin tender-ryhmän tiedostoista. Tämä koskee kaikkia nykyisiä tiedostoja ja myöhemmin lisättäviä uusia tiedostoja, mutta ei olemassa olevien tiedostojen uusia versioita (katso tiedostoversiot alla).

Käytä tätä ominaisuutta varmistaaksesi, että kaikki tender-ryhmään ladatut tiedostot ovat myös saatavilla tässä Tenderissä.

Tiedostoversiot: Rastita tämä Box, jos haluat, että kaikki tämän Tenderiin jo lisättyjen tiedostojen uudet versiot päivitetään automaattisesti, kun ne päivitetään ryhmän tender-tiedostoissa.

Käytä tätä ominaisuutta varmistaaksesi, että kaikki tender-ryhmään ladatut uudet tiedostoversiot päivitetään automaattisesti tässä Tenderissä.

Kysymykset ja vastaukset: Kysymykset ja vastaukset -ominaisuudella voit helposti hallita tarjoajien Tenderiin liittyviä kysymyksiä ja valita useista tavoista antaa vastauksia. Valitse ruutu 'Ota kysymykset ja vastaukset käyttöön' aktivoidaksesi ne.

Tarjoajat eivät voi esittää kysymyksiä ennen kuin tarjouspyyntö on alkanut. Kysymykset ovat oletusarvoisesti yksityisiä, mutta tarjouskilpailusta vastaava voi jakaa ne tarjoajien kanssa, jos vastaus on merkityksellinen kaikille. Valitse 'Julkiset kysymykset' tehdäksesi kaikista kysymyksistä oletusarvoisesti näkyviä kaikille.

Tarjouksen vaatimukset 

Varmistaaksesi, että tarjoajat noudattavat Tenderin vaatimuksiasi, voit asettaa erityisiä vaatimuksia, kuten teksti, lista, numero, asiakirja tai Euroopan yksittäinen hankintadokumentti (ESPD). 

Pakolliset vaatimukset on täytettävä ennen kuin tarjous voidaan lähettää, mikä auttaa noudattamaan vaatimuksia ja vähentämään virheitä.

Luo tarjousvaatimuksia

Kaikki Tenderit luodaan yhdellä vaatimuksella, joka on asiakirjan muodossa nimeltä 'Asiakirja'. 

Voit muuttaa tätä vaatimusta tarvittaessa.  Tenderissä on aina oltava vähintään yksi vaatimus asetettu.

Luo tender-vaatimukset siirtymällä osoitteeseen

Tarjouksen vaatimukset Muokkaa tai Kopioi yrityksestä:

Voit luoda myös uusia tarjousvaatimuksia tai tuoda niitä yritysprofiilistasi.

Tarjousvaatimuksiisi voit sisällyttää:

• Teksti
• Lista
• Kokonaisluku tai desimaali
• Asiakirja
• ESPD-asiakirja

Oletusarvoisesti ne ovat valinnaisia, mutta voit asettaa ne pakollisiksi tarjoajille ennen kuin he voivat lähettää tarjouksen.

Uusiin Tendereihin vaaditaan aina asiakirja nimeltä "Asiakirja". Voit muokata tätä asennuksen aikana, mutta vähintään yksi pakollinen kenttä on välttämätön.

Hallitse Tenderin tiedostoja

Tiedostoja ja kansioita hallinnoidaan tender-ryhmän tasolla. Lue lisätietoja tästä artikkelista: Kuinka luoda Tender-ryhmä.

Tenderistä voit nähdä, mitkä Versiot on lisätty, tai Poista tiedosto kokonaan. 

Tiedoston poistaminen 'Käynnissä olevat' -Tenderistä ilmoittaa kaikille tarjoajille muutoksesta.

Tarjoajat

Tarjoaja on henkilö, joka jättää tarjouksen sopimuksen voittamiseksi.

Nämä roolit löytyvät TenderValitse tenderTarjoajat.

Tarjoajat järjestetään käyttäjäryhmiin, tyypillisesti yrityksen mukaan. Tarjoajaryhmään voi kuulua useita käyttäjiä, mutta vain yksi käyttäjä on vastuullinen tarjouksen jättämisestä.

• Tarjoajat: Kutsutut tarjoajat tähän Tenderiin, jotka voivat tällä hetkellä ladata, jättää tarjouksen ja joille ilmoitetaan muutoksista.
• Poistettu/Tilaus peruttu tarjoajat: Entiset tarjoajat, jotka on poistettu vastuullisen toimesta tai jotka ovat peruuttaneet tilauksensa. Heille ei ilmoiteta muutoksista.

Jos haluat oppia lisää tarjoajien kutsumisesta, voit lukea tämän artikkelin: Kutsu tarjoajia Tender.

Kaksoiskappale tarjouspyynnöstä

Säästääksesi aikaa, voit tehdä kopion aiemmin luodusta tarjouspyynnöstä. Tätä voidaan hyödyntää myös toisen tarjouksen saamiseen valituilta tarjoajilta, kun voit päättää, mitkä tarjoajat kopioidaan uuteen tarjouspyyntöön.

Kopioidaksesi Tenderin, siirry Group tender Lisää tender 'Luo kopio':

Tässä tapauksessa 'Foundations' on kopioitu saadakseen toisen kierroksen tarjouksen kahdelta tarjoajalta. Siten vain VAT-numero, kokonaissumma ja hintalista tarjousvaatimuksista on kopioitu.