Hankemenetluse läbiviimise standardimine

Sissejuhatus

Hanke läbiviimine e-posti teel tekitab sageli halduskoormust, ebajärjekindlaid pakkumisi ning puudub selge dokumentatsioon selle kohta, et kõik pakkujad lähtusid samast teabest. Hankejuhina saate kasutada Dalux Tenderit hanke nõuete, küsimuste ja vastuste ning tähtaegade haldamiseks ühel dokumenteeritud platvormil, asendades laiali paikneva e-kirjavahetuse ühe struktureeritud protsessiga.

Probleem

Hankeid korraldatakse endiselt sageli e-posti teel, mis tekitab hankejuhile halduskoormust. Isegi kui hanke- ja juriidilised nõuded on standarditud, ei taga e-post nende järgimist. Pakkumised saabuvad ebajärjekindlal kujul ja neid on keeruline võrrelda.

Ilma ühise süsteemita võib küsimus jääda vastuseta või ununeda kõigile pakkujatele saadetud vastusdokumendis. Pakkujad võivad seetõttu lähtuda erinevast teabest. Ilma jõustamiseta võib mitteametlik tähtaja muudatus jõuda mõne pakkujani, kuid mitte teisteni.

Ilma hankeprotsessi selge dokumentatsioonita on keeruline tõendada pakkujale või ehitise omanikule, et kõik pakkujad lähtusid samast teabest ja võrdsetest tingimustest.

Kuidas Dalux Tender selle lahendab

Dalux Tenderiga saate hankeprotsessi e-posti asemel läbi viia ühel platvormil. Kõik pakkujad lähtuvad samadest nõuetest ja dokumentidest, mis on struktureeritud ning ühes kohas kättesaadavad.  Pakkujad näevad ainult enda pakkumisi ja suhtlust.

Küsimused ja vastused toimuvad platvormil ning asjakohaseid küsimusi saab jagada kõigi pakkujatega. Tähtajad ja nõuded on nähtavad kõigile pakkujatele ning Dalux Tender teavitab pakkujaid iga kord, kui midagi muutub. Dalux Tender dokumenteerib protsessi selle toimumise ajal, andes teile hiljem tõendi selle kohta, et kõik pakkujad lähtusid samast lähtealusest.

Tulemus

Dalux Tender annab teile:

• Kõik saadud pakkumised vastavad teie hanke nõuetele ja järgivad sama vormingut
• Kõik pakkujad saavad sama ajakohastatud teabe ja tähtajad
• Dalux Tender logib ja dokumenteerib kogu protsessi algusest lõpuni

Kasutage digitaalsete hangete eeliseid

Hanke eest vastutajana, kes juhib igapäevast protsessi, määrate nõuded, vastate pakkujate küsimustele ja haldate pakkumisi Dalux Tenderis, selle asemel et hallata kõike e-kirjavahetuse ja laiali paiknevate dokumentide kaudu.

Saate määrata oma hanke nõuded kohustuslike väljadena, nii et pakkuja ei saa pakkumist esitada ilma neid täitmata. Kasutage oma nõuete katmiseks teksti-, loendi-, numbri- ja dokumendiväljade kombinatsiooni. Näiteks saate lisada nõude esitada Euroopa ühtse hankedokumendi (ESPD) avalikus Euroopa hankes.

Iga pakkuja tegutseb pakkumise esitamisel samade nõuete, valikute ja piirangute raames. See aitab pakkujatel esitada kõik nõutava ning aitab teil hiljem pakkumisi hinnata, sest iga esitatud pakkumine järgib sama struktuuri.

Hankefailid saavad hankerühmast otse teie hankesse sünkroonida, sealhulgas uued failiversioonid, nii et pakkujad lähtuvad alati ajakohasest dokumentatsioonist. Te ei pea ajakohastatud faile välja saatma ega jälgima, kes millise versiooni sai. Pakkujad saavad automaatse igapäevase kokkuvõtte, milles loetletakse kõik failimuudatused.

Pakkujate küsimused ja teie vastused jäävad samale platvormile, selle asemel et olla e-kirjade vahel laiali. Saate kõigi pakkujatega seotud küsimused anonüümselt avaldada, hoides pakkuja isiku varjatuna. Kui mitu pakkujat küsivad sama asja, saate igaühele eraldi vastamise asemel postitada ühe üldise vastuse.

Dalux Tender teavitab pakkujaid automaatselt, kui muudate hanke tähtaega. Te ei pea saatma järelmeili, et kinnitada, et kõik said uuenduse kätte. Kõik pakkujad saavad 24 tundi enne tähtaega ka automaatse e-kirja.

Dalux Tender sisaldab sisseehitatud sõnumisüsteemi, nii et saate saata ühepoolseid sõnumeid ühele, mitmele või kõigile pakkujatele. Iga sõnum logitakse Dalux Tenderis. Selle abil saate kõiki pakkujaid hankes tehtud muudatusest ametlikult teavitada.

Kui hanke tähtaeg möödub, lukustab Dalux Tender esitatud pakkumised. Seejärel saate iga pakkumise läbi vaadata ja pakkujate lisatud dokumendid alla laadida. Hiljem kontrollite täpselt neid dokumente, mille iga pakkuja esitas, teie määratud nõuete järgi korraldatuna, mitte eri e-kirjavahetustest kokku kogutud manuste segu.

Laiali paiknevatest e-kirjadest struktureeritud protsessideni

Dalux Tender muudab e-postipõhise hankeprotsessi üheks struktureeritud platvormiks, mis dokumenteerib nõuded, küsimused ja pakkumised algusest lõpuni.

Dalux Tender annab teile:

• Teie nõuetele vastavad pakkumised: kohustuslikud väljad, sealhulgas õigusaktides nõutud ESPD, tuleb enne pakkumise esitamist täielikult täita
• Võrdne teave ja tähtajad: iga pakkuja lähtub samadest failidest ja nõuetest ning Dalux Tender teavitab tähtaja muutumisel automaatselt kõiki pakkujaid
• Dokumenteeritud protsess: Dalux Tender salvestab kõik nõuded, küsimused ja tähtajad, andes teile ühe dokumendi, millele viidata, kui pakkuja või ehitise omanik küsib, kuidas otsus tehti