Kuidas luua tender

Pakkumine haldab kõiki teie projekti hankeid ja saabunud pakkumisi. Seda tehakse luues pakkumisi, seades nõudmisi ja pakkujate kutsumise teel. Küsimuste ja vastuste jaotis ning muud tööriistad Tenderis aitavad hankemenetlust edukalt hallata.

Käesolevas artiklis käsitleme, kuidas pakkumisi ja nende nõudeid luua ja seadistada.

Kuidas luua hange

Minge TenderValige tenderigrupp Lisa tender 'Loo uus tender'.

Üldine teave täidetakse automaatselt vastavalt tenderigrupi mallile. Enne salvestamist vaadake üksikasjad üle ja kohandage neid vastavalt vajadusele.

Nimi: Tenderi nimi, nähtav pakkujatele.

Klient: Kliendi nimi, nähtav pakkujatele.

Staatus

• Mustand: Tender on nähtav ainult tenderiorganisatsioonile ega ole pakkujate poolt ligipääsetav.
• Jätkuv: Tender on aktiivne ning sõltuvalt eelkvalifitseerimise ja algussätetest võib see olla kutsutud pakkujatele nähtav ja ligipääsetav.

Kontaktisik: Isiku nimi, telefoninumber ja e-posti aadress, kes vastutab hankesisuga seotud küsimustele vastamise eest.

Tenderi kirjeldus: Esitage lühike kirjeldus tenderist, et anda pakkujatele selge ülevaade ulatusest. See on eriti kasulik avalike hangete puhul, kuna aitab tagada, et registreeruvad ainult asjakohased pakkujad.

Tender formaat: Tender formaati kasutatakse ainult filtreerimiseks ja otsinguks ning see ei mõjuta tenderi sisu ega käitumist. See on nähtav pakkujatele ja peab vastama kõigile teie piirkonna või riigi õigusnõuetele.
Võite ise sisestada tenderi formaadi või valida tenderi formaadi järgmiste seast:

• Privaatne pakkumine
• Projekteerimisepakkumine
• Avalik pakkumine eelkvalifitseerimisega
• Avalik pakkumine ilma eelkvalifitseerimiseta
• Mitmeetapiline pakkumine

Lepingu tüüp: Lepingu tüüpi kasutatakse ainult filtreerimiseks ja otsinguks ning see ei mõjuta tenderi sisu ega käitumist. See on nähtav pakkujatele ja peab vastama kõigile teie piirkonna või riigi õigusnõuetele.
Võite ise sisestada lepingutüübi või valida järgmiste seast:

• Pealeping
• Üldleping
• Alltöövõtja leping

Vaata pakkumisi enne tähtaega: See võimaldab hanke eest vastutaval isikul vaadata esitatud pakkumisi enne tähtaega ning see tuleb lubada enne, kui hanke staatus muudetakse 'Jätkuv'. Pakkujaid teavitatakse, kui see valik on lubatud nende pakkumist esitades.
See valik ei ole saadaval eelkvalifitseerimise või avalike pakkumiste puhul (vt allpool).

Eelkvalifitseerimine / avalik pakkumine: Kui valite valiku 'Eelkvalifitseerimine / avalik pakkumine', luuakse jagatav link, mis võimaldab hankele juurdepääsu ilma hankejuhilt kutset nõudmata.

Avalikustamise kuupäev: Varajase, piiratud juurdepääsu lubamiseks hankele märkige 'Avalikustamise kuupäev' box ja valige allpool kuupäev. 
See võimaldab eelkvalifitseeritud osapooltel või avalikkusel vaadata tenderifaile ilma pakkumist esitamata, andes kõigile potentsiaalsetele pakkujatele võimaluse dokumente enne pakkumisprotsessi algust üle vaadata.

Tähtajad ja kuupäevad: Kui määrate staatuseks 'Jätkuv', peate otsustama hanke alguse ja tähtaja.

• Tenderi algus: See määrab, millal pakkujad saavad hakata hankega suhtlema, näiteks laadida alla tenderi faile ja esitada pakkumisi.
• Tenderi tähtaeg: See määrab, kui kaua pakkujatel on võimalik esitada oma pakkumisi ja seega, millal tender lõpeb. Pakkujad saavad oma pakkumusi muuta kuni tenderi tähtajani, kuid pakkumised lukustatakse, kui tähtaeg on möödas.

Failid: Märkige see box, kui soovite, et kõik failid sünkroonitaks automaatselt sellesse tenderisse tenderigrupi failidest. See kehtib kõigi olemasolevate failide ja hiljem lisatud uute failide kohta, kuid mitte juba olemasolevate failide uute versioonide kohta (vt allpool faili versioone).

Kasutage seda funktsiooni, et tagada, et kõik tenderigrupi üles laaditud failid oleksid ka selles tenderis saadaval.

Failiversioonid: Märkige see box, kui soovite, et kõik selle tenderiga juba seotud failide uued versioonid uuendataks automaatselt, kui neid uuendatakse grupi tenderifailide tasemel.

Kasutage seda funktsiooni, et tagada, et kõik tenderigruppi üles laaditud uued failiversioonid uuendatakse automaatselt selles tenderis.

Küsimused ja vastused: Kasutades küsimuste ja vastuste funktsiooni, saate hõlpsalt hallata pakkujate küsimusi oma tenderi kohta mitme võimalusega vastuste esitamiseks. 

Küsimuste ja vastuste lubamiseks märkige ruut 'Luba küsimused ja vastused' hanke loomise aknas (kui hange on juba loodud, saate selle valida ja klõpsata Redigeeri):

Küsimused on vaikimisi privaatsetena, kuid neid saab vajadusel muuta avalikuks. Muutmaks küsimused kõigile nähtavaks, märkige ruut 'Avalikud küsimused'. Avalikud küsimused on nähtavad kõigile pakkujatele ja vaatlejatele hankes.

Saate valida, kas pakkujatel lubatakse pärast tähtaega küsimusi esitada või mitte.

Nõuded hankele 

Selleks, et tagada pakkujate vastavus teie tenderi nõuetele, saate määrata konkreetseid nõudeid, nagu tekst, loend, number, dokument või Euroopa ühtne hankedokument (ESPD). 

Kohustuslikud nõuded peavad olema täidetud enne, kui pakkumist saab esitada, aidates tagada standardite järgimist ja vähendada vigu.

Loo pakkumise nõuded

Kõik tenderid luuakse ühe nõudega dokumendi kujul nimega 'Dokument'. 

Seda nõuet saab vajadusel muuta.  Tenderil peab alati olema seadistatud vähemalt üks nõue.

Tenderi nõuete loomiseks minge

Nõuded hankele Redigeeri või Kopeeri ettevõttest:

Saate luua uusi hanke nõudeid või importida need oma ettevõtte profiilist.

Oma hanke nõuetes, saate lisada:

• Tekst
• Loend
• Täisarv või kümnendmurd
• Dokument
• ESPD dokument

Vaikimisi on need valikulised, kuid saate määrata need pakkujatele kohustuslikuks enne, kui nad saavad pakkumist üles laadida.

Uued tenderid nõuavad alati dokumenti nimega "Dokument". Saate seda seadistamise ajal muuta, kuid vähemalt üks nõutav väli on vajalik.

Halda tenderi faile

Faile ja kaustu hallatakse tenderigrupi tasemel. Lugege lisateabe saamiseks seda artiklit: Kuidas luua Tenderi rühma.

Tenderist näete, millised Versioonid on lisatud, või Eemalda fail täielikult. 

Faili eemaldamine 'Jätkuvast' tenderist teavitab kõiki pakkujaid muudatusest.

Pakkujad

Pakkuja on isik, kes esitab pakkumise lepingu võitmiseks.

Need rollid leiate TenderValige hangePakkujad.

Pakkujad on organiseeritud kasutajagruppidesse, tavaliselt ettevõtte alusel. Pakkujate grupp võib sisaldada mitut kasutajat, kuid ainult üks kasutaja vastutab pakkumise esitamise eest.

• Pakkujad: Selle tenderi kutsutud pakkujad, kes saavad praegu faile alla laadida, esitada pakkumise ning keda teavitatakse muudatustest.
• Kustutatud/peatatud pakkujad: Endised pakkujad, kes on eemaldatud vastutava isiku poolt või kes on ise tellimuse tühistanud. Neid ei teavitata muudatustest.

Kui soovite rohkem teada saada pakkujate kutsumisest, saate lugeda seda artiklit: Kuidas kutsuda pakkujaid Tenderisse.

Duplitseeri hange

Aja säästmiseks saate duplitseerida juba loodud hanke. Seda saab kasutada ka nii, et saada teine pakkumine valitud paarilt pakkujalt, sest saate valida, kes pakkujatest tuleb kopeerida uude hankesse.

Tenderi duplitseerimiseks minge Tenderi grupp Lisa tender 'Loo koopia':

Selles näites on 'Foundations' duplitseeritud, et saada teise vooru pakkumine kahelt pakkujalt. Seega on kopeeritud ainult KMKR-number, kogusumma ja hanke nõuete hinnakiri.