Este artículo explica qué son las áreas de archivos y cómo usarlas en tu proyecto.
Nota
En Dalux Box Pro, puedes usar las áreas de archivos, archivos compartidos y archivos publicados. Luego puedes usar la función de flujos de archivos para configurar flujos que muevan automáticamente tus archivos entre las distintas áreas.
En Dalux Box Standard, solo puedes usar las áreas de archivos y archivos publicados. En Box Standard solo es posible publicar archivos manualmente.
¿Qué son las áreas de archivos y por qué utilizarlas?
Las áreas de archivos se basan en la norma ISO 19650 y se utilizan para gestionar el acceso a los archivos.
Hay 3 áreas de archivos:
Archivos
Archivos compartidos
Archivos publicados
'Archivos' puede verse como un lugar para archivos que están en proceso de elaboración.
'Archivos compartidos' (solo para Box Pro) se utiliza para la colaboración de los equipos de diseño en los archivos antes de que sean publicados. También puede servir como un lugar para archivos que están listos para ser revisados.
Aspectos a tener en cuenta para el área de archivos compartidos:
- No puedes modificar los metadatos en archivos compartidos, excepto el estado si tienes esa función configurada en tu proyecto.
- Puedes realizar anotaciones públicas en archivos compartidos
- No puedes eliminar archivos del área de Archivos sin quitarlos de Archivos compartidos primero
Archivos publicados es para los archivos que están listos para ser publicados a los participantes del proyecto.
Aspectos a tener en cuenta para el área de archivos publicados:
- No puedes cambiar los metadatos en archivos publicados (ni siquiera el estado)
- No puedes realizar anotaciones públicas
- No puedes eliminar archivos del área de Archivos sin quitarlos de Archivos publicados primero
Información técnica
Los planos solo serán visibles en el módulo Ubicaciones si han sido autorizados para el área de archivos publicados. (Al contrario que los modelos. a menos que utilice publicación manual).
Esta división en los tres tipos de áreas de archivos facilita la gestión y organización de tus archivos. Esto se puede usar para cumplir con el manejo de archivos ISO19650.
Archivos - Información en desarrollo por su creador o equipo de tareas, no accesible para nadie más
<0><1>Archivos compartidos0> - Información aprobada para compartir con otros equipos de tarea adecuados y equipos de entrega o con la parte designada
Archivos publicados - Información autorizada para su uso en Design más detallado, para la construcción o para la gestión de activos
Dalux mantiene un registro de los cambios en los archivos a través de metadatos y el historial de archivos, manteniendo un archivo del rastro de auditoría.
Cómo configurar las áreas de archivos
Para configurar las áreas de archivo, primero tienes que elegir qué áreas quieres activar. Para hacerlo ve a:
Ajustes
Box
'Áreas de archivo'.
En la nueva ventana, selecciona entre 'Archivos y archivos publicados' o 'Archivos, archivos compartidos y archivos publicados' y haz clic en 'Siguiente':
Información técnica
Si tu(s) edificio(s) contiene(n) uno o más archivos que no están vinculados a Box, recibirás un aviso y no podrás proceder:
Después de hacer clic en 'Siguiente', se te pedirá que selecciones la ubicación en la que se deban almacenar todos los archivos existentes en tu proyecto. Esto determinará si estos archivos serán publicados y accesibles para todos los usuarios en tu proyecto o no.
Precaución
Si eliges archivos publicados hay algunas consecuencias que considerar. Cuando los archivos se han puesto a disposición en el área de 'Archivos publicados', no pueden ser editados en esa carpeta y todos los usuarios tienen acceso.
Después haz clic en 'Guardar' y tus áreas de archivos aparecerán en la sección de Box:
Aprueba y autoriza archivos en las áreas de archivos compartidos y publicados
Hay dos maneras de aprobar y autorizar archivos en las áreas de archivos compartidos y publicados. La primera es la aprobación/autorización directa por el planificador de proyectos/administrador o por un usuario con permiso para hacerlo.
Para aprobar o autorizar directamente un archivo, ve a:
Box
Encuentre y seleccione el archivo en la estructura de carpetas
Más
Haga clic en
Aprobar para archivos compartidos o
Autorizar para archivos publicados:
El proceso de aprobación para los archivos depende de la configuración del proyecto y puede ser realizado por las personas responsables de los archivos o planos específicos.
Tu proyecto vendrá con un grupo de usuarios predeterminado llamado 'responsable de planificación de proyectos'. Los usuarios de este grupo tienen los permisos predeterminados para aprobar y publicar archivos, así como configurar flujos de trabajo de aprobación.
Si quieres que otro grupo de usuarios pueda aprobar o publicar archivos, tendrás que darles permiso.
Derechos de usuario
Necesitas ser un administrador del proyecto para configurar permisos en los grupos de usuarios.
Para dar permiso, ve a:
Ajustes
Usuarios
Haga clic en el grupo de usuarios
Añadir:
Otra opción es establecer un proceso más estricto para aprobar y autorizar archivos implementando flujos de archivos. Si un usuario no tiene los permisos necesarios para aprobar un archivo, podrá enviar el archivo para aprobación a través de un flujo de aprobación/autorización. El archivo entonces será visible para el administrador del proyecto o el usuario autorizado que podrá aprobarlo.
Leer más
Para obtener más información sobre Flujos de archivo puede leer este artículo: Cómo configurar Flujos de archivo.
Permisos y acceso a las áreas de archivos
Cuando hayas activado las áreas de archivos que quieras en tu proyecto, necesitas asegurarte de dar acceso a los usuarios a las áreas correctas.
Para editar los derechos de un grupo de usuarios, ve a:
Ajustes
Usuarios
Seleccione el grupo de usuarios que desea editar
Carpetas:
Puedes modificar las áreas y carpetas a las que el grupo de usuarios puede acceder, especificar el tipo de acceso que tienen y determinar si pueden aprobar y autorizar archivos.