En este artículo, vamos a explicar cómo configurar la función 'Flujos de archivos' en su proyecto Dalux. Los flujos de archivos están estrechamente ligados a la función Áreas de archivos, la cual necesita estar activada en el proyecto antes de que se puedan configurar los flujos de archivos.
Las Áreas de archivos se basan en la norma ISO 19650 y se utilizan para gestionar el acceso a archivos que aún no pueden estar listos para todos los participantes en el proyecto.
Hay 3 áreas de archivos:
Archivos
Archivos compartidos
Archivos publicados
Los archivos pueden verse como un lugar para archivos que están en proceso de desarrollo, mientras que los archivos compartidos pueden verse como un lugar para archivos que están listos para revisión. El área de archivos publicados es para archivos listos para ser publicados a los participantes del proyecto.
Flujos de archivo son procesos y flujos de trabajo que determinan cómo los archivos se mueven entre las diferentes etapas de compartir archivos y por lo tanto cómo se trasladan entre estas 3 diferentes áreas de archivo. El proceso de flujo de archivos incluye la definición de los desencadenantes del flujo (qué carpeta está gestionando el flujo), las personas responsables y el flujo de trabajo de los archivos. Utilizando los flujos de archivos, usted define cómo los archivos son aprobados y publicados en sus respectivas carpetas de forma manual y automática.
Derechos de usuario
Necesitas ser un administrador del proyecto o un responsable de la planificación de proyectos para realizar esta acción.
Activar áreas y flujos de archivos
Primero, necesitas activar la característica de 'áreas de archivos'. Para hacerlo, vaya a Ajustes
Box
'Área de archivo':
En segundo lugar, necesitas activar la característica de flujo de archivos. Para hacerlo, permanezca en Ajustes y haga clic en 'Flujo de archivo' y luego en 'Activar':
Configurar flujos de archivo
Para configurar un flujo de archivo, vaya a Ajustes
Box
'flujos de archivo':
Esto abrirá una nueva ventana donde puedes crear y editar tus flujos de archivo.
Desde esta nueva ventana, haz clic en Añadir para crear un flujo. Aquí, puedes Seleccionar para crear un flujo ya sea:
- Aprobación a Archivos compartidos o para
- Autorización a Archivos publicados:
Esto abrirá una nueva ventana donde puedes configurar el flujo. Desde aquí creas el flujo de archivos creando un flujo de trabajo, decidiendo cómo debe ser activado el flujo, quién debe iniciarlo y quién es responsable de rechazar los archivos:
-
Condición de activación del flujo: cuál es el disparador para iniciar el flujo de archivo
- Puedes seleccionar entre una carpeta, un estado, o ambos, donde un archivo necesita estar ubicado en la carpeta elegida y/o tener el estado elegido para poder entrar en el flujo de archivos
- Iniciadores de flujos: usuarios que pueden enviar archivos para aprobación/autorización, iniciando así el flujo
- Responsable de los archivos rechazados: usuarios que manejan archivos que fueron rechazados
- Añadir usuario(s) para aprobar archivos compartidos: Esta será la persona o personas que pueden aprobar el archivo
Inicio de flujo
Un flujo de archivos puede iniciarse de dos maneras. Puede ser iniciado por el usuario establecido como el Iniciador del flujo o puede ser iniciado por los Disparadores del flujo configurados en el flujo.
- Iniciador del flujo: El archivo entrará en un flujo de archivo cuando el iniciador del flujo envíe manualmente un archivo para aprobación/autorización. El iniciador del flujo puede enviar un archivo desde cualquier carpeta a la que tenga acceso, pero solo puede enviarlo en los flujos de archivo definidos.
- Desencadenante del flujo: El archivo entrará en un flujo de archivo si el archivo se sube a la carpeta seleccionada y/o se le da el estado seleccionado. Si solo se selecciona una carpeta, cualquier archivo nuevo en la carpeta se envía para aprobación/autorización. Si solo se selecciona un estado, todos los archivos con ese estado en todas las carpetas se envían en el flujo de archivo. Si se seleccionan ambos, un archivo debe cumplir con todos los criterios para ser enviado en el flujo de archivo.
Ejemplo
En este ejemplo, el flujo de archivo comenzará cuando un archivo se suba a las carpetas de dibujos y modelos y se le dé el estado 'Listo para Publicar':
Flujo de trabajo
Crear un flujo de trabajo implica establecer los pasos de aprobación para el flujo de archivos. Para que un archivo sea aprobado debe pasar por todos los pasos añadidos al flujo. El último paso del flujo, llamado 'Aprobar a Archivos compartidos', que está por defecto, es una aprobación automática por defecto pero se puede cambiar a una aprobación manual.
Para añadir pasos al flujo, haz clic en Añadir paso:
Al añadir un paso puedes elegir entre 3 tipos:
- Paso de aprobación para un solo perfil: Una sola persona (perfil/usuario) necesita aprobar el archivo.
- Paso de aprobación para múltiples roles: Múltiples personas (roles/usuarios) necesitan aprobar el archivo
- Paso de bifurcación: Se bifurca en dos rutas donde el usuario decide qué ruta debe tomar el archivo, como quién necesita aprobar el archivo
Puedes añadir tantos pasos y usuarios como desees al flujo de trabajo.
Plazos
Puedes establecer un número de días laborables para cada paso en un flujo de trabajo de aprobación o autorización.
Nota
El número de días especificado son días laborables. Solo se consideran días laborales de lunes a viernes en Dalux. El día en que comienza el flujo no cuenta para el plazo.
Por ejemplo, si un flujo de archivo se activa un jueves con un plazo de 3 días, el plazo se establecerá para el martes, no para el sábado.
El plazo se establecerá automáticamente a las 23:59, hora local del proyecto, y también tendrá en cuenta los días no laborables si esta función se utiliza en el proyecto.
Cuando se establece un plazo, el aprobante/autorizador verá este plazo en el proceso de aprobación/autorización.
Información técnica
Si se añade un participante al último paso del flujo de trabajo, también puedes establecer un plazo para eso.
Esto se muestra en la notificación por correo electrónico, en el panel de control y también en la vista de lista para aprobaciones/autorizaciones:
Un día antes de que se cumpla un plazo, se notifica al usuario(s) responsable(s) del paso de aprobación/autorización. El creador de una aprobación/autorización también recibirá una notificación cuando el plazo esté vencido.
Información técnica
Un flujo de archivo no aprobará automáticamente un archivo si se ha superado el plazo.
Estado
Para usar estados en los flujos de archivo, primero tienen que estar configurados. Para aprender cómo hacerlo, puede leer nuestro artículo sobre cómo configurarlos: Metadatos de estado para archivos.
Si la funcionalidad de estado ha sido configurada en el proyecto, debes establecer un resultado de estado para el flujo de archivo.
Cuando se han creado uno o más estados, puedes utilizarlos en tus flujos de archivo. Pueden ser utilizados como desencadenantes del flujo, como se describe arriba, y el estado también se puede modificar como resultado de un flujo de archivo.
Para cambiar el estado de un archivo durante un flujo de archivo, simplemente desactive el flujo para poder editarlo y establezca el 'Estado en archivos compartidos cuando están aprobados/Estado en archivos publicados cuando están autorizados' al estado deseado:
Cuando un archivo es aprobado utilizando el flujo de archivo, el estado cambiará automáticamente como parte del proceso.
Activar el flujo de archivo
Cuando haya terminado de personalizar el flujo de archivo, necesita Activar el flujo de archivo para usarlo en el proyecto, hágalo haciendo clic en 'Activar' en la esquina superior derecha de la ventana del editor de flujo de archivo:
Duplicar plantillas de flujo de archivos
Puede duplicar plantillas de flujo de archivos. Cuando esté creando un flujo de archivo que es casi idéntico a uno ya existente, esta característica le ahorrará muchos clics.
La plantilla de flujo de archivo duplicada copiará todas las configuraciones del flujo de archivo existente pero por defecto estará desactivada. Para duplicar un flujo de archivo, vaya a:
Ajustes
Box
'Flujos de archivo'
Seleccione plantilla de flujo de archivo para duplicar
Duplicar:
Aprenda a usar flujos de archivo
Para aprender cómo los usuarios aprueban archivos utilizando los flujos de archivo, lea este artículo: Cómo usar flujos de archivo.
Configure canales de comunicación para comentarios
Cuando un archivo está en un flujo de archivos, el usuario actual (que es el aprobante) puede tener la capacidad de hacer comentarios. Estos comentarios se pueden crear al aprobar o rechazar un archivo. Por ejemplo, se puede hacer un comentario para la persona responsable de manejar los archivos rechazados. Al crear un comentario, el usuario puede seleccionar de los canales de comunicación disponibles y tipos de comentario.
El caso de uso más común es crear un canal de comunicación entre el iniciador del flujo o los responsables de los archivos rechazados y los usuarios en los pasos de aprobación. De esta manera, los usuarios que forman parte de un paso pueden crear comentarios que detallen el motivo del rechazo.
Para aprender más sobre comentarios, canales de comunicación y cómo configurarlos, lea este artículo: Cómo configurar comentarios.