Paquetes y Flujos de trabajo

Este artículo explica cómo se utilizan los paquetes y flujos de trabajo en Dalux para controlar el flujo de información.

Los paquetes de trabajo y flujos de trabajo se utilizan junto con los grupos de usuarios. Son la base de un proyecto en Dalux, ya que se combinan para controlar el flujo de comunicación y restringir permisos y visibilidad en los proyectos en Dalux.

Los paquetes y flujos de trabajo se utilizan para gestionar la distribución de:

• Tareas y aprobaciones
• Formularios y formularios de puntos de retención
• Planes de control de calidad y planes de inspección
• Incidencias de seguridad

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Cómo Crear un Nuevo Paquete de trabajo

Los paquetes y flujos de trabajo se crean y editan en:

Ajustes Field Paquetes de trabajo.

Se puede crear un nuevo paquete de trabajo haciendo clic en Añadir paquete de trabajo.

Al crear un nuevo paquete de trabajo, es necesario un nombre. También es posible establecer qué operación y compañía están relacionadas con el paquete de trabajo.

Nota: Si no hay paquetes de trabajo en el proyecto y no se utiliza un estándar de proyecto, primero debe crearse un nuevo paquete de trabajo vacío.

Si ya hay paquetes de trabajo en el proyecto o perfil de la empresa, tendrás las siguientes opciones:

Importar desde otro proyecto te permite duplicar los paquetes y flujos de trabajo seleccionados de diferentes proyectos.

La creación desde estándares de proyecto solo es posible si tienes un perfil de empresa y estándares de proyecto configurados. Puedes leer más sobre esto aquí: Perfil de la compañía: Estándares de proyecto.

Recomendamos comenzar con una plantilla de paquete de trabajo que se pueda reutilizar, por ejemplo, para cada subcontratista en el proyecto.

Ten en cuenta que los flujos de trabajo del plan de calidad y del plan de inspección no se copiarán, ya que sólo se crean cuando se añade un plan.

El funcionamiento de un Flujo de trabajo en Dalux

Al crear flujos de trabajo cada paso del flujo se define por un 'perfil'. Siempre habrá un perfil de 'Creador', pero es opcional que existan los roles de 'Respuesta'. Un flujo de trabajo en Dalux se categoriza de la siguiente manera:

1. Es posible nombrar cada perfil en el flujo de trabajo y el 'Nombre del perfil' se muestra aquí. El nombre del perfil también se mostrará cuando se elija un responsable para las tareas.
2. Los Grupos de Usuario y usuarios que están en el perfil se muestran aquí, y se pueden añadir más usuarios haciendo clic en Añadir usuarios
3. El icono muestra que la persona es responsable del perfil. Es el nombre del responsable que se mostrará al seleccionar un responsable para las tareas. Cada perfil puede tener múltiples grupos de usuarios o usuarios asignados, pero solo puede haber una persona principal responsable de cada perfil.
4. El icono se utiliza para crear un nuevo perfil en el siguiente paso del flujo de trabajo.
5. Indica que el flujo de trabajo tiene una bifurcación. Esto significa que una tarea puede ser asignada a cualquiera de los perfiles.
6. Hacer clic en el icono permite editar los permisos del grupo de usuario (acceso de vista/editar o solo vista), editar el propio grupo de usuario, o eliminar el grupo de usuario del perfil.

Cómo añadir Flujos de trabajo

Los flujos de trabajo se añaden a los paquetes de trabajo manteniendo el mouse sobre el nombre del paquete de trabajo. Luego haz clic en el icono Añadir flujo de trabajo.

Luego puedes seleccionar qué tipo de flujo de trabajo deseas añadir.

Una vez que hayas creado flujos de trabajo, puedes expandir Paquetes de trabajo para usar filtros predefinidos. Estos filtros te ayudan a mantener una visión general si tienes un gran número de flujos de trabajo en su proyecto. Además, puedes usar Añadir filtro para opciones de filtro aún más detalladas.

Cómo Añadir Usuarios a los Roles del Flujo de trabajo

Usuarios individuales y grupos de usuarios pueden ser asignados a perfiles del flujo de trabajo. Es altamente recomendable añadir grupos de usuarios en lugar de usuarios individuales a los pefiles del flujo de trabajo.

Al añadir grupos de usuarios en lugar de usuarios individuales, es más fácil configurar tus paquetes y flujos de trabajo y añadir o eliminar usuarios a los grupos de usuarios a medida que se unen o abandonan el proyecto.

También es más fácil controlar los permisos de los usuarios y hace que sea más rápido añadir a varias personas a los mismos perfiles.

Añadir usuarios se puede hacer de cualquiera de las siguientes maneras:

• Haciendo clic en un perfil al que no se han añadido usuarios
• Haciendo clic en Añadir usuarios

Cualquiera de las opciones abrirá una ventana donde se pueden añadir uno o más grupos de usuarios/usuarios al perfil. Selecciónalos de la lista y haz clic en 'Añadir' para añadirlos al perfil.

Varios grupos de usuarios/usuarios se añaden alfabéticamente, siendo el primero en orden establecido como el responsable del perfil - asegúrate de revisar y establecer a la persona deseada como responsable del perfil.

Cómo Editar o Eliminar un Flujo de trabajo

Un flujo de trabajo puede ser editado o eliminado, manteniendo el ratón sobre el nombre del flujo de trabajo y luego haciendo clic en el icono .

Al editar un flujo de trabajo de tarea, puedes cambiar el nombre y la tarea o formulario asociado a él.

No puedes eliminar flujos de trabajo si hay tareas o formularios asociados a ellos. Estos necesitarán ser reasignados primero.

Entendiendo los diferentes Flujos de trabajo

Esta sección describirá las diversas opciones de flujo de trabajo que puedes incluir en Dalux. Los flujos de trabajo pueden ser añadidos a los paquetes de trabajo haciendo clic en el icono y seleccionando Añadir flujo de trabajo.

En Dalux, hay diferentes tipos de flujos de trabajo disponibles:

• Flujo de trabajo de aprobación (Flujo de trabajo unidireccional)
• Flujo de trabajo de tarea (Flujo de trabajo bidireccional)
• Flujo de trabajo de seguridad (para la función de Seguridad)
• Formularios de puntos de retención
   

Flujos de trabajo de aprobación

Las aprobaciones se utilizan típicamente en flujos de trabajo donde la solicitud solo puede ser aprobada en el paso final. Esto es particularmente útil cuando se requieren múltiples pasos de aprobación, o cuando hay una necesidad de un proceso de aclaración secuencial. Puedes leer todo acerca de las aprobaciones en este artículo: Aprobaciones.

Una aprobación puede retroceder en el flujo de trabajo, pero solo si el siguiente responsable la devuelve.

Puedes incluir múltiples flujos de trabajo de aprobación en un único paquete de trabajo. Sin embargo, cada flujo de trabajo de aprobación solo puede utilizar una plantilla de aprobación a la vez.

Los flujos de trabajo de aprobación están representados por un icono de una sola flecha apuntando hacia la derecha .

Al configurar un nuevo flujo de trabajo de aprobación, debes darle un nombre y elegir la plantilla de aprobación a utilizar.

Flujos de trabajo de la tarea

El flujo de trabajo de tareas implica una comunicación bidireccional. Las tareas pueden moverse libremente entre los perfiles de creador y destinatario. Una nueva tarea se asigna al siguiente perfil en el flujo de trabajo y puede moverse hacia adelante y atrás dependiendo de los cambios de estado. Puedes leer más acerca de los estados de las tareas en este artículo: Estados de las tareas.

Las tareas se aprueban y cierran en el perfil de creador del flujo de trabajo (perfil más a la izquierda) y no necesitan alcanzar los perfiles más a la derecha antes de que puedan cerrarse.

Puedes añadir múltiples flujos de trabajo de tareas al mismo paquete de trabajo. Los flujos de trabajo de tareas no necesitan una plantilla de tareas, y se pueden añadir múltiples plantillas al mismo flujo de trabajo.

Los flujos de trabajo de tareas se muestran con un icono de flecha bidireccional .

Al crear un nuevo flujo de trabajo de tareas, puedes seleccionar qué tipos de tareas y formularios (si los hay) quieres que estén asociados con el flujo de trabajo. Esto determinará si las tareas y formularios están disponibles dentro del flujo de trabajo.

Puedes leer más acerca de la asociación de formularios con paquetes de trabajo en este artículo: Asociación de Formularios a Paquetes de Trabajo.

Flujo de trabajo de seguridad

El flujo de trabajo de seguridad se puede añadir a paquetes de trabajo si la función de seguridad está activa. Funciona de manera similar a los flujos de trabajo de tareas, pero solo maneja el tipo de tarea 'Problema de seguridad'. Puedes leer más sobre la función Seguridad en este artículo: Cómo configurar Seguridad.

El grupo de 'Gerentes de seguridad' se añade al perfil de creador automáticamente. Otros grupos de usuarios también pueden ser añadidos.

Puedes añadir múltiples flujos de trabajo de seguridad a un paquete de trabajo.

Los flujos de trabajo de seguridad se muestran con un icono .

Formulario de puntos de retención

Los formularios de puntos de retención tienen que ser añadidos a los paquetes de trabajo, donde cada punto de retención puede ser asignado a un grupo de usuarios o usuario individual. Esto se detalla en nuestro artículo del Centro de Ayuda sobre Formularios de puntos de retención, que puedes leer aquí: Formularios de puntos de retención.

Los formularios de puntos de retención se muestran en los paquetes de trabajo con el icono .

Flujos de trabajo del plan de calidad

Los flujos de trabajo del plan de calidad consisten en un solo perfil. Los usuarios y los grupos de usuario en este perfil pueden crear nuevos registros para el plan de calidad.

Cada flujo de trabajo del plan de calidad está enlazado a exactamente un plan de calidad. Lee aquí más sobre cómo configurar planes de prueba: Cómo configurar Plan de prueba

Puedes crear un flujo de trabajo de plan de prueba vacío si deseas vincular un plan de prueba más tarde.

Al copiar paquetes de trabajo, los flujos de trabajo de plan de prueba se copiarán sin un plan de prueba vinculado.

Flujos de trabajo del plan de inspección

Los flujos de trabajo del plan de inspección pueden consistir en uno o más perfiles si deseas enviar tareas cuando la inspección no cumple con los requisitos. Los grupos de usuario en el perfil de creador pueden crear nuevos registros en los planes de inspección. Si una tarea resulta de una de estas inspecciones, los usuarios en este perfil pueden enviar tareas a los perfiles de respuesta.

Los grupos de usuario con perfiles de respuesta solo pueden ver las tareas que fueron enviadas desde las inspecciones, no los registros de los planes de inspección. Puede añadir más perfiles de respuesta al flujo de trabajo si es necesario.

Cada flujo de trabajo del plan de inspección está enlazado a exactamente un plan de inspección. Lee aquí más sobre cómo configurar planes de inspección: Cómo configurar Planes de inspección

Puedes crear un flujo de trabajo de plan de inspección vacío si deseas vincular un plan de inspección más tarde.

Al copiar paquetes de trabajo, los flujos de trabajo de plan de inspección se copiarán sin un plan de inspección vinculado.

Ejemplos del Flujo de Comunicación en Dalux

Esta sección incluye algunos ejemplos de cómo los flujos de trabajo controlan el flujo de comunicación en Dalux.

También puedes leer este artículo sobre cómo cambia el estado de una tarea a medida que se envía entre los diferentes perfiles en un flujo de trabajo: Estados de las tareas.

Incidencias / Repasos

En este ejemplo, un tipo de tarea llamado '(DEF) Defecto' está asociado con el flujo de trabajo.

El grupo de usuarios de gestión de la construcción está en el perfil de 'Creador' de este flujo de trabajo. El subcontratista, en este caso un carpintero, está en el perfil de 'Destinatario'. Este es el tipo más simple de flujo de trabajo de tarea en Dalux.

El flujo de información en este flujo de trabajo será el siguiente:

• La gestión de la construcción identifica una incidencia o problema y determina que está relacionado con el trabajo del carpintero.
• La gestión de la construcción crea un nuevo tipo de tarea 'Defecto' y establece al carpintero como responsable.
• El carpintero recibe la tarea y puede arreglar el defecto. Cuando termina, informa que la tarea está lista.
• La gestión de la construcción recibe de nuevo la tarea y puede verificar si el trabajo se ha realizado.
• Si el trabajo es aceptado, la tarea puede ser aprobada y marcada como completada. Si no es aceptado, se puede reasignar al carpintero.

Solicitud de información

En este ejemplo, un tipo de tarea llamado '(RFI) Solicitud de información' está asociado con el flujo de trabajo.

El grupo de usuarios Electricista tiene el perfil de 'Creador' en este flujo de trabajo. La gestión de la construcción asume inicialmente el perfil de 'Destinatario', y luego el flujo de trabajo se divide en dos ramas, una que va al arquitecto y la otra al ingeniero.

El flujo de información en este flujo de trabajo será el siguiente:

1. El electricista tiene una RFI - crearán una nueva tarea RFI en Dalux utilizando la plantilla de tareas. Como solo hay un perfil en el siguiente paso del flujo de trabajo (gestión de la construcción), este grupo se selecciona automáticamente y recibirá la RFI en su buzón de entrada.
2. La gestión de la construcción recibirá la RFI. Luego pueden responderla y devolver una respuesta al electricista o, en este caso, asignarla al arquitecto o ingeniero si se necesita más Información.
3. Para este ejemplo, la gestión de la construcción envía la RFI al ingeniero.
4. El ingeniero recibirá la RFI y podrá proporcionar una respuesta a la solicitud del electricista y devolver la RFI a la gestión de la construcción.
5. Si la gestión de la construcción está satisfecha con la respuesta, la RFI puede entonces ser devuelta al electricista
6. Si el electricista está satisfecho con la respuesta, puede cerrar la RFI. Si no, la RFI puede ser enviada de vuelta a la gestión de la construcción.
7. Cuando la RFI está completada, puede ser aprobada y cerrada y será archivada en Dalux