Gestión de proveedores

Introducción

Como gestor de instalaciones, adjudicar un contrato de adquisición suele implicar confiar en que un proveedor cumpla en la práctica las condiciones acordadas, con poca visibilidad hasta que surge un problema.

Puede utilizar los acuerdos de servicio de Dalux FM para establecer objetivos de respuesta y finalización para cada proveedor y consultar directamente su rendimiento, en lugar de darlo por sentado.

El desafío

Gestionar una cartera grande implica trabajar con muchos proveedores en diferentes edificios, emplazamientos y disciplinas. Cuando solicita trabajos a proveedores locales, a menudo no tiene una forma sencilla de confirmar si el proveedor cumplió el tiempo de respuesta o el tiempo de finalización acordados, tal como prometió.

Sin una forma de realizar un seguimiento, las desviaciones pasan desapercibidas hasta convertirse en un problema recurrente o en una disputa. Si tiene sus propios Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) con sus inquilinos, un plazo incumplido por un proveedor puede convertirse fácilmente en un compromiso incumplido con el inquilino.

Cómo lo resuelve Dalux FM

Con Dalux FM, puede añadir KPI (indicadores clave de rendimiento) a un acuerdo de servicio, como el tiempo de respuesta y el tiempo de finalización. Cada KPI tiene su propio umbral de SLA y tasa de aceptación. Puede definir el alcance de un KPI para cada orden de trabajo incluida en el acuerdo, o para activos, edificios o lotes específicos. A continuación, un panel le muestra cómo se está desempeñando el proveedor con respecto a esos umbrales, para el periodo de tiempo que seleccione. 

El resultado

Con Dalux FM, obtiene:

• KPI claros: Realice un seguimiento del tiempo de respuesta y del tiempo de finalización con respecto al umbral y la tasa de aceptación que establezca para cada proveedor
• Una revisión clara del periodo de tiempo: Consulte el rendimiento del proveedor para cualquier periodo de tiempo o alcance, sin tener que recopilarlo manualmente
• Un punto de partida para la negociación: Incorpore el rendimiento del proveedor a las conversaciones de renovación o renegociación, respaldado por datos en lugar de impresiones

Establezca objetivos de respuesta y finalización para cada proveedor

Puede añadir KPI a cualquier acuerdo de servicio para supervisar el rendimiento del proveedor, como el tiempo de respuesta y el tiempo de finalización.

El tiempo de respuesta mide el tiempo transcurrido desde que se asigna una orden de trabajo a un proveedor hasta que el proveedor acepta la solicitud.

El tiempo de finalización mide el tiempo transcurrido desde la aceptación hasta que la orden de trabajo se completa y se cierra.

Para cada KPI, define un umbral de cumplimiento del SLA (el objetivo de rendimiento requerido), la unidad de medida y la tasa de aceptación necesaria para cumplir los requisitos del acuerdo.  

Puede aplicar un KPI a todas las órdenes de trabajo cubiertas por el acuerdo o limitarlo a activos, edificios o lotes específicos. Puede realizar un seguimiento del rendimiento por separado en toda su cartera, por ejemplo, estableciendo requisitos de tiempo de respuesta más estrictos para los equipos críticos de la sala de servidores y permitiendo tiempos de respuesta más largos para tareas de menor prioridad, como la limpieza de ventanas. 

Una vez configurados los KPI de los acuerdos de servicio, puede acceder a su panel en cualquier momento para consultar el rendimiento de un proveedor, filtrado por periodo de tiempo y alcance, sin tener que crear comparaciones manualmente en hojas de cálculo.

El panel proporciona una base clara y coherente para las revisiones de proveedores y las conversaciones de renovación. En lugar de depender de la memoria, correos electrónicos dispersos o seguimientos manuales, obtiene una revisión visual del rendimiento medido con respecto a los umbrales que ha definido. 

Utilice estos datos como punto de partida para las conversaciones con el proveedor, las iniciativas de mejora y las conversaciones de renovación. Los cálculos están diseñados para facilitar el seguimiento del rendimiento, pero siempre deben verificarse y analizarse con el proveedor antes de utilizarlos como base para las decisiones finales.

Del cumplimiento supuesto a un panel de proveedores

Con Dalux FM, el rendimiento de los proveedores resulta más fácil de medir, comprender y analizar.

• KPI claros: Obtiene una revisión coherente de cómo se desempeñan los proveedores con respecto a los objetivos del SLA que ha definido.
• Una revisión clara del periodo de tiempo: Obtiene una vista del rendimiento en toda su cartera, para cualquier periodo de tiempo o alcance.
• Un punto de partida para la negociación: Estos datos respaldan las conversaciones con proveedores basadas en datos y mejores decisiones durante las revisiones de servicios y las renovaciones de contratos.