Aprobaciones de solicitudes de cambio en la obra

Introducción

Como director de obra que trabaja en un Proyecto de renovación, a menudo descubres que abrir una estructura existente revela algo que no coincide con los planos conforme a obra, y necesitas tomar una decisión rápida en ese mismo momento. Puedes configurar Aprobaciones en Dalux para que los Subcontratistas documenten el acuerdo en el momento en que se alcanza y tú lo confirmes en la obra, sin depender de un acuerdo verbal sin documentación.

El desafío

Los trabajos de renovación y rehabilitación conllevan el riesgo de que lo que hay detrás de una pared, sobre un techo o bajo un Piso no coincida con los planos conforme a obra. Un Subcontratista abre la estructura, observa algo diferente y necesitas acordar una solución allí mismo, en la obra, antes de seguir adelante.

No siempre se trata de una solicitud de Información. La Tarea en sí está clara, pero se necesita más trabajo, o se requiere un material o método diferente. Este cambio debe Aprobarse antes de que el trabajo pueda continuar.

Esa confirmación suele hacerse con un apretón de manos o por teléfono, sin dejar nada documentado y olvidando los detalles. Tener que esperar la Aprobación por correo electrónico crea un cuello de botella y hace que el trabajo se detenga hasta que alguien responda.

Cómo lo resuelve Dalux

En Dalux, se utiliza una Plantilla de Aprobación con un Flujo de trabajo compartido y los mismos campos obligatorios para cada acuerdo, de modo que cada Subcontratista documenta un cambio de la misma manera. Una vez acordada la solución, un Subcontratista inicia el proceso de Aprobación en la obra siguiendo la Plantilla.

Aparece instantáneamente en tu Buzón de entrada, lo que te permite comprobarla y Aprobarla de inmediato. Esto significa que el Subcontratista puede continuar el trabajo con el acuerdo registrado. Según los acuerdos y contratos del Proyecto, el director del Proyecto da la Aprobación final si el cambio afecta al plazo o al coste.

El resultado

Con las Aprobaciones en Dalux obtienes:

• Sin depender de un apretón de manos: Los acuerdos verbales ya no tienen que confirmarse posteriormente una vez que se han documentado en el momento.
• Un proceso para cada Subcontratista: La misma Plantilla y el mismo Flujo de trabajo se aplican a todas las Operaciones de tu obra.
• Una fuente documentada: Tienes algo que consultar para las órdenes de cambio, las inspecciones o las disputas.

Configurar una Plantilla de solicitud de cambio

La configuración de las Aprobaciones comienza con una Plantilla y un Flujo de trabajo que creas para adaptarlos a la estructura de tu Proyecto. La Plantilla define los campos que necesita cada acuerdo. La fecha, lo acordado, quién lo aprobó y, cuando corresponda, su consecuencia para el plazo o el coste. También puedes especificar qué campos son obligatorios en cada etapa. Esto garantiza que la Información pertinente sea documentada por las personas adecuadas en cada etapa del proceso de Aprobación.

El Subcontratista inicia el proceso de Aprobación en cuanto se acuerda una solución en la obra. Llega directamente a tu Buzón de entrada, para que puedas comprobarla y Aprobarla sin que ninguno de los dos tenga que esperar una respuesta a un correo electrónico.

Una vez aprobada, puede utilizarse en una fecha posterior. Por ejemplo, podría utilizarse si un inspector pregunta por qué el trabajo difiere del plano original o si el Subcontratista necesita incluir el cambio en una orden de cambio.

Puedes configurar y guardar filtros para cada Subcontratista, o ordenar y filtrar por el tipo de cambio, el impacto o cualquier campo de datos que hayas añadido a la Plantilla.

De un apretón de manos a un registro documentado

Las Aprobaciones sustituyen un apretón de manos o una llamada telefónica por un registro documentado, creado en el mismo momento en que se alcanza el acuerdo, sin ralentizar el trabajo.

Cada Subcontratista trabaja con la misma Plantilla y el mismo Flujo de trabajo, por lo que cualquier cambio identificado una vez iniciado el trabajo puede documentarse de forma coherente y gestionarse más fácilmente en un Proyecto en el que participan muchas Operaciones diferentes. Como el acuerdo se confirma antes de que continúe el trabajo, nadie queda esperando una solución que nunca se Aprobó formalmente. De lo contrario, esto provocaría retrasos para otras disciplinas que esperan a que finalice ese trabajo.

Con las Aprobaciones de Dalux, obtienes:

• Sin depender de un apretón de manos: Los acuerdos verbales ya no tienen que confirmarse posteriormente una vez que se han documentado en el momento.
• Un proceso para cada Subcontratista: La misma Plantilla y el mismo Flujo de trabajo se aplican a todas las Operaciones de tu obra.
• Una fuente documentada: Tienes algo que consultar para las órdenes de cambio, las inspecciones o las disputas.