Defina los requisitos de mantenimiento desde el primer día

Introducción

Con demasiada frecuencia, la documentación de operación y mantenimiento se define demasiado tarde o se gestiona sobre la marcha. Sin requisitos claros desde el principio, el proceso de Handover se vuelve incoherente, lo que da lugar a deficiencias de calidad y Estructuras. Este desafío se intensifica durante el cierre del Proyecto, que suele ser una fase ajetreada y de mucha presión en la que los equipos ya están centrados en pasar al siguiente proyecto.

Como responsable de calidad, puede utilizar Dalux Handover para definir los requisitos por adelantado, establecer expectativas claras para los Subcontratistas y realizar un seguimiento de cada Activo para garantizar que toda la documentación necesaria se proporcione, verifique y esté completa antes del Handover.

El desafío

Los Proyectos suelen operar con requisitos débiles, poco claros o completamente inexistentes para la documentación. Sin estándares definidos desde el principio, los Subcontratistas tienen que adivinar qué se debe entregar y en qué formato.

Esta falta de orientación suele hacerse evidente cuando los envíos se Revisan y se Rechazan al final del proceso, lo que obliga a los Subcontratistas a realizar trabajos reactivos durante las etapas finales previas al Handover.

Como resultado, el Proyecto no entrega datos estructurados y utilizables de operación y mantenimiento. En su lugar, el propietario del Edificio o el equipo de FM se queda con documentación fragmentada e incoherente, difícil de consultar y utilizar en la gestión continua de las instalaciones.

Cómo lo resuelve Dalux Handover

Antes de que comience el Handover, se define la Información necesaria para cada Activo, lo que garantiza que todos los datos necesarios estén claramente especificados y acordados. Mediante el uso de Plantillas de los Estándares de la compañía o de requisitos de proyectos anteriores, estos se pueden reutilizar y adaptar en lugar de crearlos desde cero.

Durante todo el proceso de Handover, los Subcontratistas proporcionan y actualizan la Información de los Activos directamente en la plataforma. Los Flujos de trabajo de Revisión garantizan entonces que los datos cumplan los requisitos de cada Paquete de trabajo mediante su comprobación y Aprobación.

Esto crea un proceso estructurado que abarca desde la definición de requisitos hasta la recopilación y validación de datos de operación y mantenimiento de alta calidad.

El resultado

Con Dalux Handover obtienes:

• Requisitos claros desde el primer día: Defina de antemano los requisitos de Información de los Activos para que los Subcontratistas sepan exactamente qué deben entregar.
• Problemas identificados desde el principio: Realice un seguimiento del progreso durante todo el Proyecto e identifique la Información que falta o está incompleta semanas antes del Handover.
• Datos fiables de operación y mantenimiento en el Handover: El propietario del Edificio recibe Información de Activos estructurada y verificada.

De los requisitos a un registro completado

En Dalux, crea Plantillas y define las Propiedades necesarias antes de que los Subcontratistas comiencen a registrar Activos. Esto garantiza que los Activos no puedan registrarse sin la Información necesaria.

Las Plantillas se pueden reutilizar o Importar eficazmente desde los Perfiles de la compañía, otros Proyectos o Excel, y se pueden modificar fácilmente para adaptarse a las necesidades de los Proyectos.

Una vez que las Plantillas están listas y se han acordado los requisitos, cada Subcontratista recibe un conjunto claramente definido de tarjetas de Activos que debe Completar y Enviar para su Revisión. Todo el proceso se gestiona dentro de un único sistema, donde los comentarios y cambios se vinculan directamente a cada Activo, lo que hace que la comunicación sea clara y rastreable. 

Puede supervisar el progreso a través de un Panel e intervenir pronto si algo empieza a desviarse del plan.

En el Handover del Proyecto, el propietario recibe los mismos datos estructurados de los Activos que se introdujeron, Revisaron y Aprobaron durante el proceso.

Un Handover basado en datos de Activos verificados

Al definir los requisitos desde el principio y gestionar la Información de los Activos durante todo el Proyecto, el responsable de calidad puede garantizar un Handover más fluido, con datos completos, verificados y estructurados. En lugar de buscar documentación que falta al final, el propietario o el equipo de Facility management recibe Información fiable, lista para respaldar una gestión eficiente de las instalaciones desde el primer día.

Con Dalux Handover obtienes:

• Requisitos claros desde el primer día: Defina de antemano los requisitos de Información de los Activos para que los Subcontratistas sepan exactamente qué deben entregar.
• Problemas identificados desde el principio: Realice un seguimiento del progreso durante todo el Proyecto e identifique la Información que falta o está incompleta semanas antes del Handover.
• Datos fiables de operación y mantenimiento en el Handover: El propietario del Edificio recibe Información de Activos estructurada y verificada.