Estandarización de la ejecución de licitaciones

Introducción

Gestionar una licitación por correo electrónico suele generar una carga administrativa adicional, ofertas inconsistentes y ningún registro claro que demuestre que todos los licitantes trabajaron con la misma información. Como responsable de contratación, puede utilizar Dalux Tender para gestionar los requisitos de la licitación, las preguntas y respuestas y los plazos en una plataforma documentada, sustituyendo los hilos de correo electrónico dispersos por un proceso único y estructurado.

El desafío

Las licitaciones todavía suelen gestionarse por correo electrónico, lo que genera una carga administrativa adicional para el responsable de contratación. Aunque los requisitos de la licitación y legales estén estandarizados, el correo electrónico no los hace cumplir. Las ofertas vuelven con formatos inconsistentes y son difíciles de comparar.

Sin un sistema compartido, una pregunta puede quedar sin respuesta o puede olvidarse en el documento de respuesta enviado a todos los licitantes. Por tanto, los licitantes pueden trabajar con información diferente. Sin mecanismos de cumplimiento, un cambio informal del plazo puede llegar a algunos licitantes y no a otros.

Sin una documentación clara del proceso de licitación, resulta difícil demostrar a un licitante o al propietario del edificio que todos los licitantes trabajaron con la misma información y en igualdad de condiciones.

Cómo lo resuelve Dalux Tender

Con Dalux Tender, puede gestionar el proceso de licitación en una sola plataforma en lugar de hacerlo por correo electrónico. Todos los licitantes trabajan con el mismo conjunto de requisitos y documentación, estructurado y disponible en un solo lugar.  Los licitantes solo ven sus propias ofertas y comunicaciones.

Las preguntas y respuestas tienen lugar en la plataforma, y puede compartir las preguntas relevantes con todos los licitantes. Los plazos y requisitos permanecen visibles para todos los licitantes, y Dalux Tender notifica a los licitantes cada vez que algo cambia. Dalux Tender documenta el proceso a medida que se desarrolla, proporcionándole posteriormente una prueba de que todos los licitantes trabajaron con la misma base.

El resultado

Con Dalux Tender obtiene:

• Todas las ofertas que recibe cumplen sus requisitos de la licitación y siguen el mismo formato
• Todos los licitantes reciben la misma información actualizada y los mismos plazos
• Dalux Tender registra y documenta todo el proceso de principio a fin

Aproveche las licitaciones digitales

Como responsable de la licitación que gestiona el proceso diario, establece los requisitos, responde a las preguntas de los licitantes y gestiona las ofertas dentro de Dalux Tender, en lugar de hacerlo todo mediante hilos de correo electrónico y documentos dispersos.

Puede establecer los requisitos de la licitación como campos obligatorios, de modo que un licitante no pueda enviar una oferta sin cumplirlos. Utilice una combinación de campos de texto, lista, número y documento para cubrir sus requisitos. Por ejemplo, puede añadir como requisito un Documento Único Europeo de Contratación (ESPD) para una licitación pública europea.

Todos los licitantes trabajan con los mismos requisitos, opciones y limitaciones al enviar una oferta. Esto ayuda a los licitantes a enviar todo lo necesario y le ayuda a evaluar las ofertas posteriormente, ya que cada envío sigue la misma estructura.

Los archivos de la licitación pueden sincronizarse desde el grupo de licitación directamente con su licitación, incluidas las nuevas versiones de los archivos, para que los licitantes trabajen siempre con la documentación actual. No necesita enviar archivos actualizados ni hacer un seguimiento de quién recibió cada versión. Los licitantes pueden recibir un resumen diario automático que enumera todos los cambios en los archivos.

Las preguntas de los licitantes y sus respuestas permanecen en la misma plataforma, en lugar de estar dispersas entre correos electrónicos. Puede publicar de forma anónima las preguntas relevantes para todos los licitantes, manteniendo oculta la identidad del licitante. Si varios licitantes preguntan lo mismo, puede publicar una respuesta general en lugar de responder a cada uno individualmente.

Dalux Tender notifica automáticamente a los licitantes si cambia el plazo de la licitación. No necesita enviar un correo electrónico de seguimiento para confirmar que todos recibieron la actualización. Todos los licitantes también reciben un correo electrónico automático 24 horas antes del plazo.

Dalux Tender incluye un sistema de mensajes integrado, por lo que puede enviar mensajes unidireccionales a uno, varios o todos los licitantes. Cada mensaje queda registrado en Dalux Tender. Puede utilizarlo para informar formalmente a todos los licitantes sobre un cambio en la licitación.

Cuando vence el plazo de la licitación, Dalux Tender bloquea las ofertas enviadas. A continuación, puede revisar cada oferta y descargar todos los documentos adjuntos de los licitantes. Lo que revisa posteriormente es exactamente el conjunto de documentos que envió cada licitante, organizado según los requisitos que estableció, no una mezcla de ficheros adjuntos extraídos de distintos hilos de correo electrónico.

De correos electrónicos dispersos a procesos estructurados

Dalux Tender transforma un proceso de licitación basado en el correo electrónico en una única plataforma estructurada que documenta los requisitos, las preguntas y las ofertas de principio a fin.

Con Dalux Tender obtiene:

• Ofertas que cumplen sus requisitos: los campos obligatorios, incluido el ESPD cuando la ley lo exige, deben completarse por completo antes de poder enviar una oferta
• Igualdad de información y plazos: todos los licitantes trabajan con los mismos archivos y requisitos, y Dalux Tender notifica automáticamente a todos los licitantes si cambia un plazo
• Un proceso documentado: Dalux Tender registra cada requisito, pregunta y plazo, proporcionándole un único registro al que recurrir si un licitante o el propietario del edificio pregunta cómo se tomó una decisión