Cómo crear un grupo Tender

En este artículo, explicaremos cómo crear un grupo Tender y configurarlo correctamente, para que sus Tender individuales estén estructurados, sean trazables y fáciles de gestionar a lo largo del ciclo de vida del Tender.

Grupo Tender

Un grupo Tender representa el nivel más alto en la estructura de la licitación. Sirve como el marco central que reúne la organización de la licitación, la documentación compartida de la licitación y todas las licitaciones individuales relacionadas.

Dentro de un grupo Tender, los Tender individuales se organizan y gestionan según su estado actual, lo que ofrece una visión general clara del progreso general.

1. Grupo Tender
2. Organización del grupo Tender
3. Archivos del grupo Tender
4. Tender con el estado "En proceso"
5. Tender con estado "Borrador"
6. Tender con el estado "Finalizado"
7. Plantilla del grupo Tender

Cómo crear un grupo Tender

Para crear un grupo Tender, vaya a TenderInicio Crear grupo Tender.

Esto creará un nuevo grupo Tender con la organización y los archivos del grupo Tender que aparecen a continuación.

Plantilla del grupo Tender

Esta es la plantilla predeterminada para todos los tender creados dentro de este grupo Tender. Estos ajustes se utilizarán cada vez que cree un nuevo Tender en este grupo, ahorrándole tiempo al eliminar la necesidad de introducir la misma información para cada nuevo Tender.

Consiste en dos elementos: "Información para nuevos Tender" y "Requisitos de la licitación para nuevos Tender".

Haga clic en Editar para cambiar el contenido, o en Copiar desde la compañía para usar los requisitos de la licitación de su perfil de la compañía.

Puede leer más en este artículo sobre cómo crear un nuevo Tender: Cómo crear un Tender.

Organización

Aunque los administradores de Tender pueden crear y gestionar todos los Tender de todo el proyecto, algunos perfiles pueden establecerse específicamente para un grupo Tender. 

Estos perfiles se encuentran en TenderSeleccione el grupo TenderOrganización

• Responsables de la licitación: Gestionan toda la Información del grupo Tender, la Información del Tender, crean requisitos, invitan a los Licitantes y más
• Responsables de los documentos: Gestionan los Documentos Tender, responden preguntas, crean respuestas globales
• Observadores de la licitación: Pueden ver todo el contenido, no pueden crear ni cambiar nada

Configurar archivos del grupo Tender

La carpeta Archivos del grupo Tender es su estructura de carpeta para subir archivos al grupo Tender.
Para añadir carpetas, haga clic en junto a Archivos:

Puede añadir nuevas carpetas o importarlas desde su perfil de la compañía. 

Los Archivos también se pueden subir sin una estructura de carpeta.

Al Añadir Archivos a un Tender, la estructura de carpeta que haya configurado en este grupo Tender se copiará. Cualquier cambio solo puede realizarse a nivel del grupo Tender, no para cada Tender individualmente.

Subir archivos al grupo Tender

Para subir Archivos, seleccione la carpeta a la que desea subir los Archivos y haga clic en Añadir. Luego, añada Archivos directamente desde su ordenador o añada Archivos desde Box:

Alternativamente, puede añadir archivos desde Box seleccionándolos y haciendo clic en MásAñadir aTender:

Puede subir una nueva versión de un archivo aquí:

Abrir el archivoMásGestionarCargar nueva versión

Añadir archivos a los Tender

Una vez subidos a los Archivos del grupo Tender, los Archivos deben añadirse a cada Tender, a menos que los Tender estén configurados para recibirlos automáticamente al subirlos.

Puede leer más detalles sobre esto en este artículo:  Cómo crear un Tender.

Seleccione los archivos que desea añadir a un Tender y luego haga clic en Añadir a tenders.

Seleccione los Tender a los que enlazar los Archivos.

Si un Tender está en gris, esta Versión del archivo ya está vinculada y no se añadirá de nuevo.

Tenga en cuenta:

Si una casilla de Tender está gris oscuro y marcada con una línea, una de las versiones de archivo seleccionadas ya está vinculada a ese Tender y NO se añadirán versiones de archivo a este Tender.

En el escenario a continuación, una de las versiones de archivo que seleccionó ya ha sido añadida al Tender 'Paredes exteriores y revestimiento'. 

Por lo tanto, ninguna de las versiones de archivo seleccionadas se añadirá a este Tender.

Todas las versiones seleccionadas ya se han añadido al Tender 'Ventanas, puertas y aberturas externas'. 

Dado que la misma Versión no puede añadirse dos veces, no se añadirá ninguna.

Marque la casilla para añadir todas las versiones nuevas al Tender, excluyendo aquellas que ya estén añadidas.

Utilice la columna Tenders para ver qué versión de archivo se ha añadido a cada Tender.

Metadatos de Tender

Todos los Archivos en todos los Tender, independientemente del grupo Tender, utilizan la misma estructura de Metadatos. 
Los Metadatos consisten en campos predeterminados de Dalux Box, campos específicos del Tender y campos personalizados importados desde Dalux Box.

Para configurar los Metadatos, vaya a AjustesTender'Metadatos'

Metadatos predeterminados de Dalux Box

Estos Metadatos siempre están disponibles y se importan desde Dalux Box. No se pueden modificar en el Módulo Tender y se indican con un icono . 

La columna 'Mostrar para' determina quién puede ver el contenido. 
Las opciones predefinidas no se pueden cambiar: debe abrirlas para ver quién puede visualizarlas.
El estado 'No activo' se puede cambiar. Consulte a continuación las opciones disponibles.

Añadir metadatos específicos del Tender

Para añadir un nuevo campo de metadatos, haga clic en AñadirNuevo.

El nombre, el Tipo, la Anchura de la columna y las opciones se comportan igual que los Metadatos de Dalux Box.

Lea este artículo para aprender cómo configurarlos: Cómo configurar Metadatos

Opción 'Mostrar para'

Los Metadatos 'Mostrar para' determinan quién puede ver la columna y el contenido. 

No activo:
Sólo el administrador de Tender puede ver y editar manualmente el contenido. Los Metadatos seguirán actualizándose automáticamente si se importan desde Dalux Box.

Organización Tender:
Todos los Usuarios dentro de los grupos asignados pueden ver el contenido. Los Responsables del Tender y los Responsables de los documentos pueden editar manualmente el contenido.

Organización Tender y Licitante:
Todos los Usuarios dentro de los grupos asignados pueden ver el contenido. Los Responsables del Tender y los Responsables de los documentos pueden editar manualmente el contenido.

Los cambios tienen efecto inmediato y no se envían notificaciones.

Importar metadatos personalizados desde Dalux Box

En lugar de crear todos los campos de metadatos manualmente, puede importarlos desde Dalux Box. Esto también vincula los Field, por lo que se rellenan y actualizan automáticamente cuando se añaden nuevas versiones de archivo desde Dalux Box.

Para importar desde Dalux Box, haga clic en AñadirDesde Box.

Estos Field están marcados en la columna 'Box property'. 

No puede cambiar sus nombres, pero puede ajustar la 'Anchura' de la columna, las 'opciones' y la configuración 'Mostrar para', como se describió arriba.

Los Licitantes podrán ver versiones anteriores y comparar Documentos, Planos y Modelos para ver exactamente qué ha cambiado.

Al subir un plano a los archivos del grupo Tender, asegúrese de establecer una escala en los metadatos del plano para que los licitantes puedan medir con precisión distancias y áreas. Si el Archivo se añade desde Dalux Box, los Metadatos predefinidos se copiarán automáticamente.

Si no establece la Escala usted mismo, sus Licitantes pueden establecer una escala temporal.

Registro del grupo Tender

Los grupos Tender tienen un registro en el que se realiza un seguimiento de la actividad de la licitación. El registro de licitaciones solo puede ser accedido por los responsables de la licitación de los grupos Tender para garantizar que los usuarios no autorizados no puedan acceder a la información de los licitantes y otros datos sensibles.

Para acceder al registro de licitaciones, vaya a TenderAbrir el grupo TenderMás Registro del grupo Tender:

Esto abrirá el registro, donde puede ver toda la actividad, aplicar filtros para encontrar información específica y exportar los resultados a una hoja de cálculo haciendo clic en 'Exportar'.

Cómo crear un Tender