Subcontratar orden de trabajo de FM

Como facility manager, coordinar solicitudes de servicio con contratistas externos puede ser innecesariamente agotador si no se maneja de manera efectiva. A menudo tienes que ingresar manualmente detalles como edificio y persona de contacto en un correo electrónico, y cuando el contratista llega al sitio, a menudo carece de instrucciones claras sobre a quién contactar porque no puede encontrar el correo electrónico correcto.

Con el Portal del proveedor de Dalux, puedes asignar órdenes de trabajo directamente a los proveedores, asegurando que los contratistas externos tengan toda la información que necesitan de antemano.
Los contratistas externos también pueden utilizar sus dispositivos móviles para informar sobre el trabajo completado, incluyendo fotos y registro completo.

Pedir orden de trabajo a los proveedores

Para asignar trabajo a un contratista externo, crea una orden de trabajo y vincúlala a un proveedor seleccionándolos de la lista. Seleccionar un proveedor agrega automáticamente el contacto predeterminado de tu organización, asegurando que el proveedor tenga un punto de contacto para el acceso u otra información necesaria para completar la orden de trabajo.

En este caso, la orden de trabajo ha sido enviada al proveedor externo. Si el proveedor tiene alguna pregunta o necesita aclaraciones, puede ver a quién contactar.

Portal del proveedor

El contratista externo ahora tiene acceso a la orden de trabajo con la información original en su escritorio y dispositivo móvil.

Ahora tiene la capacidad de rechazar o aprobar la orden de trabajo, asignarla internamente al empleado que realizará la tarea, o enviar un mensaje al cliente.

Administración del Portal del proveedor

Para poder asignar órdenes de trabajo a un proveedor externo, el administrador de Dalux FM debe crear una compañía con el tipo de compañía establecido como 'Proveedor' y configurar los ajustes como se describe en este artículo: Cómo configurar empresas para el portal de proveedores

Información de la compañía

Las compañías en Dalux FM pueden configurarse de varias maneras, aquí hay una configuración típica para un proveedor:

1. Establecer el tipo de compañía como Proveedor.
2. Especifica la región en la que este proveedor puede operar. Las órdenes de trabajo solo pueden asignarse al proveedor dentro de esta región especificada. En este caso, se selecciona un solo edificio.
3. Si se selecciona la opción 'Las tareas necesitan aprobación', el facility manager debe aprobar las órdenes de trabajo antes de que puedan marcarse como completas.
4. Para este proveedor, todas las órdenes de trabajo se envían primero al distribuidor, quien las asigna a un empleado. Este proceso asegura que el contenido sea revisado antes de la ejecución. Cuando el empleado completa la tarea y devuelve la orden de trabajo, el distribuidor revisa los detalles antes de enviarla de nuevo al facility manager.

Después de completar la configuración inicial, el siguiente paso es añadir al menos un administrador a la compañía.
El administrador tendrá permisos elevados para gestionar el flujo de trabajo de la compañía. Este usuario tendrá la autoridad para invitar a personas al Portal del proveedor, asignar roles y supervisar todas las tareas asociadas con la compañía.

Además, el administrador tiene plena visibilidad de cada orden de trabajo asignada a la compañía.

Lee más sobre cómo configurar una compañía como proveedor aquí: Cómo configurar empresas para el portal de proveedores