Como facility manager, puede ser un desafío garantizar que todos los ocupantes puedan informar fácilmente solicitudes o problemas y que los tickets se resuelvan dentro del plazo acordado.
Con Dalux FM HelpDesk, puedes configurar una plataforma donde los ocupantes pueden enviar tickets a través de dispositivos de escritorio y móviles, y los tickets se pueden dirigir a los destinatarios apropiados según el tema, e incluso directamente a un proveedor externo si es necesario.
Los facility managers pueden monitorear los estados de las tareas para rastrear el progreso en varias etapas, como "nuevo," "en progreso," o "resuelto.
Pueden aplicar filtros para reducir las tareas según criterios como ubicación, prioridad, asignatario o fecha de vencimiento. Las vistas personalizadas se pueden utilizar para agrupar tareas por departamento, urgencia o tipo para proporcionar una perspectiva adaptada.
Además, se puede realizar un seguimiento del rendimiento para identificar cuellos de botella y asegurar que las tareas se completen dentro de los plazos acordados.
Códigos QR
Los empleados, inquilinos y usuarios del edificio pueden informar rápidamente y fácilmente sobre tickets utilizando ubicaciones GPS, planos de planta o códigos QR a través de la aplicación Dalux FM HelpDesk. Cada habitación o activo puede estar etiquetado con un código QR, lo que garantiza un informe conveniente e inmediato de problemas, mientras proporciona detalles de ubicación precisos al destinatario.
Automatización
Los tickets de HelpDesk se envían automáticamente al facility manager correspondiente según la ubicación y el tema. El facility manager puede crear una orden de trabajo para el manejo interno o externo, completa con toda la información relevante proporcionada por el informador.
Este proceso garantiza un servicio más rápido y eficiente al dirigir los tickets a la persona adecuada desde el principio. Además, Dalux FM puede asignar tickets según tipos de activos específicos o categorías de habitaciones, mejorando aún más la eficiencia del flujo de trabajo.
Panel de control
Mientras todo funciona en segundo plano y los tickets se envían automáticamente a la persona adecuada, tú, como facility manager, puedes monitorear la situación con múltiples filtros y vistas.
Administración de HelpDesk
Como administrador, debes tener la configuración básica creada antes de que los ocupantes puedan comenzar a informar sobre habitaciones y activos.
Edificios
Cada edificio debe crearse completo con niveles y habitaciones, lea estos artículos sobre cómo importar habitaciones a su edificio: Cómo importar nuevos planos DWG a FM o Cómo importar modelos IFC a FM
Activos
Los activos contienen toda la información sobre un componente de edificio particular, como una puerta, una máquina de café, etc. Si los ocupantes van a informar sobre activos, deben ser creados y ubicados dentro de un edificio, nivel o habitación.
Lee este artículo para obtener más información sobre cómo crear activos: Crear activos de FM en el escritorio
Equipos y temas de HelpDesk
Ahora que tenemos una ubicación para que el ocupante informe sobre los tickets, podemos establecer nuestra estructura de equipo, esto asegurará que el equipo correcto solo reciba los tickets relevantes para ellos.
Lee este artículo para aprender más sobre cómo crear equipos: Configurar equipos para HelpDesk
Crea los temas para facilitar el informe y asignar automáticamente tickets a los equipos relevantes.
Lee este artículo para aprender más sobre cómo crear temas: Temas en HelpDesk
Una configuración simple podría verse así, donde todos los tickets relacionados con la limpieza están asignados al grupo responsable de limpieza. Los tickets relacionados con calefacción, electricidad, agua y ventanas están asignados a servicios internos, y si alguien solicita servicio, el ticket se asigna a la recepción.
Ahora puedes generar los códigos QR para las habitaciones y activos siguiendo estos dos artículos:
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Si quieres saber más sobre órdenes de trabajo, puedes leer este artículo: Configurar órdenes de trabajo
Si quieres saber más sobre cómo crear tickets, puedes leer este artículo: Enviar tickets utilizando la aplicación móvil HelpDesk