Control de documentos

Como responsable de diseño, es esencial implementar un control de documentos efectivo para asegurar que los diseños y planes de tu equipo se gestionen adecuadamente y se integren sin problemas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Asegurarse de que tu equipo y otros interesados tengan las versiones correctas y actualizadas de estos documentos es fundamental para prevenir errores costosos y retrasos.

Las características clave de Dalux, como el control de versión, el fácil acceso para arquitectos, ingenieros y contratistas, y la capacidad de rastrear cambios de diseño, proporcionan una base sólida para una colaboración efectiva.

Control de versión y seguimiento

Al subir archivos a Dalux, es importante seleccionar una carpeta permanente y mantener consistentes los nombres de archivo.
Este enfoque asegura que el documento se almacene en un solo lugar, desde el cual puede usar las funciones de Dalux para asignarlo a fases específicas (conjuntos de versiones), iniciar revisiones (paquetes de revisión), o publicarlo para construcción.

Esto asegura que todos los miembros del equipo trabajen con la versión actual y aprobada del documento, dependiendo de su rol en el proyecto.

Dalux Box rastrea automáticamente las versiones/revisiones de documentos y mantiene un historial completo de cambios. Solo se muestra y está inmediatamente accesible la última versión aprobada, mientras que las versiones anteriores están ocultas pero también pueden descargarse para futura referencia.

Permisos de acceso y control basado en roles

Solo los usuarios autorizados deberían poder subir, autorizar y aprobar documentos en ciertas carpetas.

Dalux Box ofrece funciones de control de acceso que permiten a los administradores establecer permisos para grupos de usuarios específicos en carpetas.

En este caso, el arquitecto podrá ver documentos en todas las carpetas, pero solo podrá subir a su propia carpeta.

Solo el personal designado, como responsables de proyecto, responsables de diseño o coordinadores BIM, debería estar autorizado para publicar documentos.

En este caso, los documentos deben pasar por un flujo de trabajo estructurado antes de ser autorizados para uso en obra, asegurando que cumplan con los estándares de calidad y requisitos reglamentarios.

Dalux Box admite flujos de trabajo personalizables que permiten un proceso de revisión y aprobación controlado. Los documentos pueden ser dirigidos a miembros específicos del equipo o departamentos para su aprobación, con notificaciones automáticas para asegurar que las tareas se completen a tiempo.

Lee este artículo para aprender a usar flujos de archivo: Cómo usar flujos de archivo.

Dalux registra aprobaciones y decisiones, proporcionando un historial para el cumplimiento y aseguramiento de calidad.

Administración del control de documentos

Como administrador de Dalux o responsable de planificación de proyectos, puedes configurar Dalux Box leyendo los siguientes artículos.

Estructura de carpetas

Lee este artículo sobre cómo crear estructuras de carpetas y dar acceso específico a grupos de usuarios: Estructura de carpeta y permisos de carpeta

Asegúrate de que la estructura de carpetas pueda ser utilizada en las diferentes etapas del proyecto, para que los archivos puedan permanecer en la misma carpeta; no las crees por etapa, fase o proceso.

Usa siempre un sistema de clasificación o numeración. Esto facilita la navegación sin importar el idioma.

Áreas de archivo

Habilita al menos dos áreas de archivo para dar al equipo de diseño un área para la coordinación antes de hacer los archivos disponibles para los contratistas.

Lee este artículo sobre cómo crearlos: Áreas de archivo

Flujos de aprobación

Crea flujos de aprobación entre el equipo de diseño y el equipo de construcción, y asegúrate de que el responsable de construcción esté en control al autorizar la documentación. 

Lee este artículo sobre cómo crearlos: Cómo configurar flujos de archivo