Como responsable de diseño, es importante asegurar que todos los documentos, planos y modelos estén organizados de acuerdo con los manuales del proyecto y sean fácilmente accesibles para todos los involucrados en el proyecto.
Si bien el uso de códigos de nombre de archivo puede acortar los nombres de los archivos, puede que no sean claros para todos los miembros del equipo.
Para abordar esto, Dalux puede ayudarte haciendo que los metadatos sean obligatorios y se rellenen automáticamente basándose en el código de nombre de archivo, lo que ayudará tanto a los equipos de diseño como de construcción, mejorando la claridad y la comunicación a lo largo del proyecto.
Buscar y filtrar
Los archivos están organizados para que todos los involucrados en el proyecto puedan encontrar rápidamente y de manera eficiente la información que necesitan. Este nivel de organización reduce el tiempo dedicado a buscar documentos, minimiza los errores causados por el uso de archivos obsoletos o incorrectos, y mejora la colaboración entre los equipos.
Los usuarios pueden buscar (1) y filtrar (2) rápidamente los archivos que están buscando.
Además, los metadatos pueden iniciar automáticamente los procesos de aprobación de diseño y monitorear los datos a lo largo de todas las versiones de archivos, brindándote visibilidad completa sobre cuándo y qué modificaciones se han implementado.
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Para una explicación más detallada sobre la búsqueda y el filtrado, puedes encontrar más información aquí: Búsqueda y filtros en Box.
Metadatos obligatorios
Para cada carpeta, el administrador de proyectos puede hacer obligatorio añadir información al cargar archivos. Esto ayuda a asegurar que se proporcione la información requerida.
Cuando se carga un archivo en una carpeta con metadatos obligatorios, cada campo está marcado con un asterisco naranja; si no se completa, el archivo no puede ser cargado.
Rellenar metadatos desde el nombre de archivo
Los metadatos pueden rellenarse automáticamente desde el nombre del archivo, facilitando y acelerando la carga de archivos.
Si el archivo sigue la convención de nombramiento, el nombre del archivo rellenará automáticamente los metadatos; si no, se muestra una advertencia y los metadatos deben rellenarse manualmente.
La plantilla de nombramiento de archivos incluso puede hacerse obligatoria, haciendo imposible cargar archivos que no sigan la convención de nombramiento.
Administración de metadatos
Los metadatos personalizados registran información adicional sobre los archivos cargados. Si bien Dalux rastrea automáticamente la información, recomendamos añadir información como contenido y autor.
Evalúa qué información es importante documentar y ayuda a encontrar los archivos adecuados durante las fases de diseño, construcción y mantenimiento del proyecto.
El tipo de información depende de tu proyecto, pero algunos datos comunes incluyen:
- Originador: Documentar quién creó el archivo, ya que esto puede diferir de quién lo cargó
-
Título: Usado para identificar el archivo en
Ubicaciones, y debe describir el archivo en texto simple
-
(Sub-)Disciplina: Usado para estructurar los planos, si se añaden a
- Tipo de archivo/plano: Clasifica tus archivos (evaluaciones, permisos, etc.) y planos (Vista, Sección, plano de techo, etc.)
- Nivel: Especifica el nivel de un plano
Puedes consultar esta guía sobre cómo configurar metadatos en Dalux: Cómo configurar metadatos.
Plantilla de nombramiento de archivo
Usa tus metadatos personalizados como base para crear una plantilla de nombramiento de archivo para tu proyecto. Algunas recomendaciones generales al establecer estándares de nombramiento de archivos incluyen:
- Usa un delimitador consistente, que no se use en los valores de metadatos
- Mantén los metadatos cortos y evita caracteres especiales
- No incluyas el estado del documento en el nombre del archivo, se rastrea por separado en los metadatos de los archivos
- Evita datos que son documentados automáticamente por Dalux, como la fecha de carga o la versión
Lee este artículo para ver cómo puedes configurar esto: Plantillas de nombramiento de archivos
Si quieres aprender más sobre cómo configurar Dalux de acuerdo a prácticas recomendables, lee estos artículos:
Grupos de usuarios - práctica recomendada
Paquetes de trabajo y flujos de trabajo - práctica recomendable