Cómo revisar archivos en Entregas

Este artículo explicará las funciones de revisión de las entregas. Todos los revisores pueden revisar en paralelo y crear marcas de revisión y comentarios en los archivos enviados. Añadir una revisión al flujo de entregas es opcional.

Cómo añadir comentarios y observaciones

Los gestores de revisión y aprobadores tienen la opción de añadir comentarios en los pasos de "Enviar a revisión" y "Aprobar"

Los comentarios funcionan de la misma manera que en cualquier otra función de Box y se pueden usar para comunicarse más allá del proceso de entrega.

Para hacerlo, ve a

CajaEntregasSeleccione su EntregaAbrir un archivoNuevo comentario

Las revisiones activas se pueden encontrar en Caja Revisiones Mis revisiones.

Abrir una revisión haciendo doble clic en ella o seleccionando de la lista y haciendo clic en Ver.

Si un usuario pertenece a múltiples grupos de usuarios añadidos al paso de revisión, se le pedirá que elija cuál es su rol de revisión.

Una revisión se organiza de la siguiente manera:

1. El botón de estado de cambio se encuentra en la parte superior de la pantalla. Hacer clic en Revisión completa pondrá fin a la revisión para todo el grupo de revisión.
2. El estado de la entrega se puede ver aquí.
3. El flujo se puede ver en la parte superior de la entrega. El cuadro resaltado (en este caso 'Revisión' muestra la etapa actual de la entrega.
4. Los archivos que están en revisión se pueden ver aquí. Haz clic en un archivo para abrirlo y acceder a las funciones de comentarios y marcas de revisión.
5. La información general sobre la entrega se puede ver aquí.
6. Los archivos adjuntos añadidos a la entrega se pueden encontrar aquí.
7. La historia completa de la entrega se muestra aquí y se actualiza automáticamente.

Al hacer clic en un archivo, se abrirá y, desde aquí, es posible añadir y ver observaciones y comentarios para el archivo.

Las observaciones en entregas no tienen una plantilla que se pueda ajustar, y no están asignadas a nadie.

Están destinadas a ser simples anotaciones donde los revisores pueden dejar sus opiniones sobre los archivos. Los revisores pueden eliminar sus observaciones (antes de completar su revisión) pero no pueden eliminar las observaciones de otros revisores.

Se pueden añadir nuevos comentarios haciendo clic en Nuevo comentario.

Debe crear al menos una anotación utilizando las herramientas de la barra de herramientas en la parte inferior de la vista

Cuando se haya añadido una anotación, se puede escribir un título y descripción para la observación.

Todas las observaciones pueden verse como anotaciones en el archivo, o en una vista de lista en el panel lateral.

Esto se puede activar o desactivar haciendo clic en Mostrar comentarios y seleccionando una opción.

También puedes elegir ver únicamente las observaciones dentro de tu grupo activando "Mostrar sólo observaciones del grupo" en el panel lateral.

Puede abrir una observación haciendo clic en la anotación o desde la vista de lista en el panel lateral. Luego es posible escribir un mensaje sobre la observación. Cada grupo de usuarios en la revisión puede añadir mensajes a las observaciones de los demás.

Toda la correspondencia se guarda en la entrega una vez que la revisión se completa.

Cómo completar una revisión

Cuando un grupo de revisión haya terminado de añadir comentarios a la entrega, pueden marcar la revisión como completada, haciendo clic en Revisión completa. Si se han configurado respuestas de revisión, se pueden seleccionar desde la ventana emergente, y es posible añadir un mensaje.

Cómo eliminar o editar comentarios

Es posible editar o eliminar una observación durante el proceso de revisión para su grupo de revisión actual. Tenga en cuenta que no puede editar las anotaciones para las observaciones, solo el título y el mensaje.

Editar un comentario se puede hacer abriendo un comentario y haciendo clic en el ícono junto al título o la descripción.

Para borrar un comentario, pase el cursor sobre él en la vista de lista y haga clic en . Se le pedirá si desea eliminar la observación.

Cómo aprobar o rechazar una entrega

Cuando todas las revisiones estén marcadas como completadas o se haya pasado un plazo, los usuarios en el rol de aprobador pueden evaluar la entrega y aprobarla o rechazarla.

El aprobador verá un resumen de actividades de la revisión. Pueden saltar rápidamente a las observaciones de cada grupo de revisión y ver las respuestas de revisión utilizadas.

Se muestra un resumen para cada grupo, y los comentarios se pueden abrir haciendo clic en el ícono .

Al ver las observaciones realizadas durante la revisión, puedes asignarlas directamente al remitente.
También es posible asignarlas manualmente si alguien que no sea el remitente debería ser responsable.

Puede aprobar/autorizart archivos individuales, pero rechazar la Entrega como un todo. Para esto, el flujo de revisión debe tener 'Distribución' de archivos aprobados configurada (Cómo configurar las Entregas).

Abrir un archivo en su Entrega y hacer clic en Aprobar para archivos compartidos o Autorizar para archivos publicados, respectivamente. Los archivos que apruebes de esta manera individualmente seguirán la distribución configurada de la Entrega, incluso si rechazas el resto de la Entrega.

Cuando la entrega haya sido evaluada se puede aprobar o rechazar con Aprobar o Rechazar entrega.

Las entregas completadas y aprobadas se marcarán con el estado 'Completado' y se pueden ordenar y filtrar en las carpetas Todas las entregas o Todas las revisiones.

También se colocarán en la carpeta Revisiones Archivadas.

Si se rechaza una entrega, se debe establecer un nuevo plazo y es posible escribir un mensaje. La entrega volverá al estado "Pendiente" y se pueden añadir nuevos archivos a la entrega. El rechazo se registra en el historial de la entrega.