Cómo crear nuevas entregas

Este artículo explica cómo crear una nueva entrega.

Una entrega consiste en diferentes metadatos que ayudan a lograr entregas rastreables, tales como:

• Fecha límite de entrega
• Remitente (Grupo de usuarios que debe entregar los archivos)
• Descripción
• Carpeta de destino (donde se cargarán los archivos en Dalux Box)
• Marcadores de posición (una lista de archivos marcadores de posición que deben ser entregados antes de poder enviar)

Entregas gestiona y rastrea los envíos de archivos planificados en los proyectos. La función de entrega te permite personalizar un flujo de revisión y documentar el proceso de revisión en Dalux.

Entender el proceso de entrega

Roles en entregas

Un proceso de entrega en Dalux tiene los siguientes roles:

• Responsable de entregas
• Remitente
• Responsable de revisiones (opcional)
• Revisor (opcional)
• Responsable de aprobación

Responsable de entregas

Los responsables de entregas son encargados de crear nuevas entregas. También es posible permitir la creación de nuevas entregas en diferentes paquetes, a nivel de grupos de usuarios. Las entregas siempre se crean como borradores, y es tarea de los responsables de entregas iniciar la entrega con la acción 'Enviar al remitente'.

Remitente

Los remitentes se establecen para cada entrega y son los grupos de usuarios específicos que pueden enviar archivos. Cuando el remitente ha cargado sus archivos, es responsable de marcarlos como entregados para comenzar el siguiente paso en el proceso.

Responsable de revisiones

Es posible establecer un rol de responsable de revisiones, como un paso opcional antes del proceso de revisión. El responsable de revisiones será responsable de verificar los archivos enviados, antes de enviar la entrega a 'Revisión'. Si es necesario, un responsable de revisiones tiene la opción de añadir grupos adicionales al proceso de revisión antes de enviar los archivos para revisión. Los responsables de revisiones también pueden devolver la entrega al paso anterior.

Revisor

Múltiples grupos diferentes pueden ser establecidos como revisores y son responsables de revisar y comentar sobre los archivos enviados antes de la fecha límite establecida. Cuando un grupo haya terminado de revisar, puede establecer el estado como 'Completado'. Si se pasa el plazo y se establece como obligatorio, el estado de la revisión se cambia automáticamente a 'Completado'.

Responsable de aprobación

El responsable de aprobación es el último paso en el proceso de entrega y es el encargaddo de aprobar o rechazar la entrega en su totalidad.

Estado de la entrega

Un proceso de entrega puede tener las siguientes etapas:

• Borrador
• Pendiente
• Enviado
• En revisión (Si se ha añadido un paso de revisión al flujo de revisión)
• Esperando aprobación
• Completado

Borrador

Nuevas entregas se crean en estado de borrador. Todos los metadatos sobre la entrega pueden ser modificados y la entrega aún no será visible para los remitentes, responsables de revisiones o responsables de aprobación. No se envían notificaciones. No se pueden cargar archivos en entregas en estado de borrador.

Pendiente

Cuando comienza el proceso de entrega, el estado se cambia a pendiente. La entrega ahora está esperando que el remitente cargue los archivos. Se enviará una notificación por correo electrónico y la entrega es visible para el remitente en la carpeta 'Mis entregas'. La entrega aún no es visible para el responsable de revisiones o revisores. Se pueden cargar archivos en la entrega.

Enviado

Después de que se hayan cargado los archivos, el remitente puede enviar los archivos y el estado cambiará. Si se ha añadido un responsable de revisiones al flujo, recibirá una notificación.

En revisión

Los archivos enviados entrarán en estado de revisión si hay una etapa de revisión en el flujo de entregas. Si también se utiliza un responsable de revisiones, necesitará enviar los archivos para revisión. Los usuarios en el(los) grupo(s) de revisión reciben una notificación.

Cuando una entrega está en estado de revisión, se moverá a las carpetas de Revisiones en Box.

Completado

Cuando una entrega es aprobada, se marcará como completada y se archivará en Dalux.

Cómo crear una nueva entrega

Para comenzar un flujo de entrega, se debe crear una nueva entrega. Para ello, ve a
Box  Entregas Todas las entregas  Nueva.

Ten en cuenta que también puedes crear nuevas entregas desde los diferentes Paquetes. Este método establece automáticamente el paquete para la nueva entrega.

Al crear una nueva entrega, aparecerá una nueva ventana, donde se puede configurar la entrega.

• Nombre - Nombre de la entrega mostrado en vistas de lista
• Paquete - A qué paquete de entrega pertenece la entrega
• Flujo - Qué flujo de revisión se debe utilizar para la entrega
• Remitente - Qué grupo de usuario está enviando archivos
• Espec. sección - Una manera de categorizar la entrega
• Espec. subsección - Si es necesario, puedes categorizar aún más la entrega
• Fecha límite - Una fecha límite para la entrega de archivos
• Carpetas de destino - A qué carpeta(s) se pueden cargar los archivos enviados
• Descripción - Texto de ayuda para añadir contexto a la entrega

Cuando termines, haz clic en 'Guardar'. Si estás haciendo varias entregas, puedes marcar 'Crear otro' y se abrirá una nueva ventana después de hacer clic en 'Guardar'. Las nuevas entregas siempre se crean como un borrador.

Una entrega se divide en varias áreas. Como borrador, es posible cambiar todos los metadatos de la entrega.

1. El botón para cambiar el estado se encuentra en la parte superior de la pantalla. Nota: Como la entrega está en estado de borrador y todo puede ser modificado, también es posible Enviar al remitente sin crear marcadores de posición, a pesar de que se estableció como un requisito al crear una nueva entrega. Asegúrate de que la entrega esté lista antes de enviarla al remitente.
2. El estado de la entrega se puede ver aquí.
3. El flujo se puede ver en la parte superior de la entrega. En estado de borrador y pendiente, es posible cambiar los grupos asociados con cada paso, haciendo clic en ellos y seleccionando un grupo de usuarios diferente.
4. Los marcadores de posición de archivos son creados y mostrados aquí - consulta a continuación cómo se crean los marcadores de posición de archivos.
5. La información general sobre la entrega se puede ver aquí. Estos valores se pueden editar mientras esté en estado de borrador o pendiente, haciendo clic en el icono .
6. Se pueden añadir archivos adjuntos a la entrega. Solo se pueden adjuntar archivos de Dalux Box.
7. El histórico completo de la entrega se muestra aquí y se actualiza automáticamente.

Cómo establecer marcadores de posición de archivos

Si es necesario, puedes especificar qué archivos deben ser cargados en la entrega. Este paso es opcional.

Los marcadores de posición pueden ser añadidos manualmente o copiados y pegados desde una hoja de cálculo de 2 columnas.

Para añadir un marcador de posición de archivo, haz clic en Añadir.

El archivo cargado puede tener cualquier nombre, pero debe coincidir con el nombre del archivo de marcador de posición para llenar el marcador de posición y enviar los archivos.

El remitente tiene la opción de cargar archivos con nombres de archivo diferentes al marcador de posición, pero Dalux cambiará el nombre del archivo para que coincida con el marcador de posición.

Cualquier archivo cargado fuera de los marcadores de posición se añadirá como 'Archivos adicionales' a la entrega.

Una vez que la entrega se ha configurado según se desea, el proceso se puede iniciar haciendo clic en Enviar al remitente. Esto cambia el estado a 'Pendiente' y notifica a los usuarios en el rol de remitente.