Cómo utilizar los flujos de archivo

En este artículo, vamos a cubrir por qué deberías usar la función de 'Flujos de archivo' y cómo utilizarla.

Áreas de archivo son una característica subyacente para los flujos de archivo, ya que los flujos se usan para aprobar y autorizar archivos entre las 3 áreas de archivo:

Archivos

Archivos compartidos

Archivos publicados

Los archivos pueden verse como un lugar para archivos que están en proceso de desarrollo, mientras que los archivos compartidos pueden verse como un lugar para archivos que están listos para revisión. El área de archivos publicados es para archivos que están listos para ser publicados a los participantes del proyecto.

Flujos de archivo son procesos y flujos de trabajo que determinan cómo los archivos se mueven entre las diferentes etapas de compartir archivos y, por tanto, cómo se mueven entre estas 3 diferentes áreas de archivo.

Aprobar archivos

Hay dos maneras de aprobar un archivo: Aprobación directa o a través de flujos de archivos. En este artículo, repasaremos el uso de los flujos de archivos. Si quieres aprender cómo aprobar archivos directamente utilizando solo la funcionalidad de áreas de archivo. lee nuestro artículo sobre áreas de archivo.

Cómo iniciar los flujos de archivos

Cuando se ha iniciado un flujo de archivos, se moverá a su primera etapa donde necesita ser aprobado. El archivo aparecerá para el usuario que está configurado para aprobar la etapa en el flujo de archivo, en la sección Esperando mi autorización :

El archivo solo será aprobado/aprobado si pasa todos los pasos. Si el usuario en el primer paso aprueba, pero el usuario en el siguiente paso no, el archivo no pasará el flujo del archivo.

Iniciar el flujo de archivo

Cuando el flujo está activo, el iniciador del flujo (en nuestro ejemplo, el arquitecto) puede presentar un archivo para su aprobación/autorización bajo

Box Archivos Seleccionar el/los archivo(s) Más Iniciar flujo de autorización Seleccionar el flujo de aprobación.

En la nueva ventana verás una descripción general de lo que sucederá con cada archivo. Para iniciar el flujo, haz clic en 'Iniciar flujo'.

El archivo pasará entonces a la sección Autorización para archivos publicados Esperando la autorización de otros. Para la persona que necesita aprobar los archivos se colocará bajo En espera de mi aprobación:

Cómo aprobar/autorizar archivos en flujos de archivos

El usuario que necesita aprobar/autorizar un archivo será notificado por correo electrónico.

También pueden ver cuándo los archivos necesitan aprobación/autorización a través de un contador que aparece en el módulo Box en la barra lateral, y los contadores en el menú lateral para

• Aprobaciones para archivos compartidos
• En espera de mi aprobación
• Autorizaciones para archivos publicados

Luego pueden elegir Aprobar/Autorizar o rechazar el archivo. Para hacerlo, ve a

Aprobar:

Aprobaciones para archivos compartidos Esperando mi aprobación Selecciona el archivo Aprobar o Rechazar:

Autorizar:

Autorizaciones para archivos publicados Esperando mi autorización Selecciona el archivo Aprobar o Rechazar:

Crear comentarios en un flujo de archivos

Cuando un archivo está en un flujo de archivos, el usuario actual (que es el aprobante) puede tener la capacidad de hacer comentarios. Estos comentarios se pueden crear al aprobar o rechazar un archivo. Por ejemplo, se puede hacer un comentario para la persona responsable de manejar los archivos rechazados. Al crear un comentario, el usuario puede seleccionar de los canales de comunicación disponibles y tipos de comentario.

Para crear un comentario, ve a:

Esperando mi aprobación Selecciona el archivo Mostrar Nuevo comentario.

Luego crea un marcado, rellena el formulario de comentario a la derecha y haz clic en 'Crear':

Obtener una visión general de archivos en flujos y su estado

Los administradores del proyecto y los gestores de planificación del proyecto pueden encontrar un panel de flujo de archivo en la pantalla de inicio de Dalux Box.

El panel puede darte una revisión del progreso de los flujos de archivo en tu proyecto y ayuda a identificar posibles cuellos de botella. El panel muestra los plazos vencidos y próximos de los flujos de archivo, así como cómo se distribuyen entre los grupos de usuario.

Cuando los flujos de archivos han sido configurados, puedes obtener una visión general del estado de los archivos en flujos de archivos usando la vista de lista. Esto se hace utilizando las columnas en la vista de lista que pueden mostrarte:

• columna 'Última versión en flujo de aprobación/autorización';
  • Si la última versión de un archivo está en un flujo de archivos:

• Columna 'Última versión en Compartidos/Publicados'
  • Si la última versión de un archivo está en las áreas de archivos Compartidos/Publicados:

• Columna 'Iniciado' (Fecha) y columna 'Iniciado por' (Usuario)
  • Cuándo se inició un flujo y por quién

Informes de flujo de archivo

Puedes imprimir o exportar un informe PDF de flujo de archivo para archivos aprobados o autorizados. El informe PDF incluye una miniatura del archivo, su versión, la carpeta de Box en la que se encuentra y su historial de flujo de archivo. Puedes ver qué o quién activó el flujo y quién completó cada paso, así como cuándo se completó cada paso.

Puedes imprimir el informe de flujo de archivo desde la vista de lista o directamente desde el archivo.