Este artículo explicará cómo usar la asociación a paquetes de trabajo con formularios para acelerar el proceso de conectar formularios a los paquetes de trabajo o flujos de trabajo.
La asociación a paquete de trabajo se asegura de que los paquetes de trabajo o flujos de trabajo correctos tengan los formularios deseados.
Una nota sobre las listas de verificación no asociadas
Los formularios no asociados con paquetes de trabajo o flujos de trabajo específicos se considerarán 'formularios públicos'. Esto significa que los formularios serán visibles para cada participante del proyecto que tenga el perfil de 'Creador' en cualquier paquete de trabajo del proyecto.
Esto significa que todos estos usuarios en todos los paquetes de trabajo y flujos de trabajo podrán crear nuevos 'formularios públicos' y editar/ver 'formularios públicos' creados por otros usuarios.
Por lo tanto, se recomienda utilizar asociaciones de paquetes de trabajo con formularios para controlar quién puede verlos y crearlos en el proyecto.
Solo los administradores de proyecto y de Field pueden eliminar 'formularios públicos'. Los usuarios solo en puntos de retención o flujos de trabajo de aprobación no tienen acceso a 'formularios públicos'.
Cómo gestionar y crear asociaciones de paquetes de trabajo
Permisos de usuario
La configuración para la asociación a paquetes de trabajo debe ser realizada por un administrador de Field o de proyecto.
Puedes crear asociaciones individuales de paquetes de trabajo y gestionar asociaciones existentes en los ajustes del proyecto.
Para comenzar, ve a: Ajustes
Field
'Asociación de paquetes de trabajo'.
Desde esta ventana, se pueden encontrar todas las asociaciones de paquetes de trabajo. Si no se han creado asociaciones de formularios aún, la ventana estará vacía.
Se pueden crear nuevas asociaciones haciendo clic en Añadir. Al hacerlo, se te pedirá que selecciones un tipo de formulario y el paquete de trabajo con el que asociarlo. Después de seleccionar un paquete de trabajo, también es posible seleccionar un flujo de trabajo específico. Cuando termines haz clic en 'Añadir'.
La asociación aparecerá en el área Todas y en la carpeta correspondiente.
Al seleccionar una asociación en la lista, se puede editar haciendo clic en Editar. Al editar, puedes cambiar el paquete de trabajo y el flujo de trabajo.
Si es necesario, la asociación también se puede eliminar haciendo clic en Eliminar.
Cómo asociar un formulario a múltiples paquetes de trabajo o flujos de trabajo
Si deseas vincular un formulario a múltiples paquetes de trabajo o flujos de trabajo, puedes hacerlo utilizando la plantilla de formulario.
Para comenzar, ve a:
Ajustes
Field
'Plantillas de formularios'
Seleccionar un formulario
Editar.
Con el formulario abierto, haz clic en 'Ajustes'. En el paquete de trabajo, haz clic en 'Seleccionar'. Esto abrirá una nueva ventana, donde puedes seleccionar con qué paquetes de trabajo o flujos de trabajo se debe asociar el formulario. Al terminar, haz clic en 'OK' para guardar tu trabajo.
Recuerda guardar también la plantilla de formulario.
Las asociaciones también se verán en la ventana 'Asociación a paquete de trabajo'.
Cómo asociar múltiples formularios a un flujo de trabajo
Si deseas asociar múltiples formularios con un solo flujo de trabajo, esto se puede hacer desde los ajustes del paquete de trabajo/flujo de trabajo. Solo es posible asociar formularios a paquetes de trabajo, siguiendo uno de los métodos enumerados anteriormente.
Para comenzar, ve a Ajustes
Field
Paquetes de trabajo.
Encuentra el paquete de trabajo y el flujo de trabajo con los que deseas asociar formularios. Pasa el ratón sobre el flujo de trabajo y haz clic en el icono . Luego haz clic en 'Editar flujo de trabajo'.
Esto abrirá una nueva ventana, donde puedes seleccionar uno o más formularios para asociar con el flujo de trabajo.
Haz clic en 'OK' para guardar tu trabajo. Las asociaciones de paquetes de trabajo también se pueden ver en el menú de asociación de paquetes de trabajo.
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Si deseas obtener más información sobre cómo configurar formularios, puedes leer este artículo: Cómo configurar formularios.