Plantillas de nombramiento de archivos

Este artículo cubre las plantillas de nombramiento de archivos y cómo se pueden usar en Dalux Box.

Las plantillas de nombramiento de archivos se pueden utilizar para restringir la carga de archivos según las plantillas de nombramiento para todas o ciertas carpetas en el proyecto. Las plantillas de nombramiento de archivos utilizan campos de metadatos personalizados creados y los archivos cargados que coinciden con una plantilla de nombramiento de archivos completarán automáticamente los metadatos correspondientes.

Es posible tener múltiples plantillas de nombramiento de archivos en el mismo proyecto.

Antes de configurar plantillas de nombramiento de archivos

Para usar plantillas de nombramiento de archivos, primero debes definir campos de metadatos personalizados que se utilizan en la plantilla. Los metadatos dependen de aspectos como la nomenclatura estandarizada de archivos en tu región o campo. Por lo tanto, se recomienda evaluar qué campos de metadatos necesitas para tus plantillas de nombramiento de archivos.

Nota: Las plantillas de nombramiento de archivos deben coincidir con los requisitos del proyecto. Puede ser necesario crear varias plantillas de nombramiento de archivos diferentes para diferentes tipos de documentos. Como hacer tres plantillas de nombramiento de archivos separadas para Planos, Documentos y Modelos para cada una de sus carpetas respectivas.

En este artículo, estamos usando los siguientes campos de metadatos como ejemplos:

• ID del proyecto (Todos los archivos)
• Área de conocimiento (Todos los archivos)
• Tipo de archivo (Planos y modelos)
• Tipo de contenido (Todos los archivos)
• Tipo de hoja (Planos)
• Nombre del documento (Todos los archivos)

Estos campos de metadatos se han creado como Listas con valores predefinidos de acuerdo con la plantilla de nombramiento de archivos que queremos usar. La única excepción es "Nombre del documento", que es un campo de texto que permite metadatos de texto libre.

Cómo crear una plantilla de nombramiento de archivos

Para empezar a crear plantillas de nombramiento de archivos, ve a Ajustes 'Plantillas de nombramiento de archivos'.

En la ventana de plantillas de nombramiento de archivos, puedes añadir/editar/eliminar plantillas de nombramiento de archivos en el proyecto. También es desde aquí que estableces en qué carpetas de la estructura de carpetas se deben aplicar las plantillas de nombramiento de archivos.

Para crear una nueva plantilla de nombramiento de archivos, haz clic en Añadir y nombra la plantilla de nombramiento de archivos. Esto abrirá el editor de plantilla de nombramiento de archivos. Esta ventana se divide en dos secciones:

• La sección de la izquierda contiene los tipos de metadatos (Texto/Listas) y una opción de delimitador.
• La sección de la derecha contiene la plantilla de nombramiento de archivos.

La plantilla se crea arrastrando campos de la izquierda a la derecha.

Puedes usar campos de metadatos de texto/lista personalizados o los campos de Dalux 'Descripción de contenido' y 'Número' para crear la plantilla. En este ejemplo, usaremos los campos de metadatos personalizados mencionados anteriormente.

Primero, arrastra un campo de metadatos de la izquierda a la derecha y selecciona qué campo de metadatos usar desde la ventana emergente. Luego debes añadir un delimitador (en este caso utilizamos un guión bajo) y repetir el proceso con los otros campos de metadatos. Nota: cada otro campo debe ser un delimitador.

Cuando se haya creado la plantilla de nombramiento de archivos, es posible previsualizarla haciendo clic en 'Probar nombramiento de archivos' en el menú superior. Esto abrirá una vista previa de la plantilla de nombramiento de archivos, para que puedas asegurarte de que funcione como se espera.

Antes de guardar la plantilla de nombramiento de archivos, también puedes decidir si debe haber caracteres de lista negra o si la plantilla de nombramiento de archivos es obligatoria. La plantilla también puede ser renombrada.

Caracteres de lista negra

Si tienes campos de texto en tu plantilla de nombramiento de archivos, puedes establecer si ciertos caracteres no están permitidos en la parte correspondiente del nombre del archivo. Esto se hace en 'Editar caracteres de lista negra'.

Nota: NO separe caracteres con, por ejemplo, un espacio o una coma, ya que esto añadirá el espacio/coma como un carácter de lista negra.

En este ejemplo, estamos usando el guión bajo como delimitador, así que añadimos "_" como un carácter de lista negra.

Esto impide la carga de archivos a Dalux si la parte 'Nombre del documento' del nombre del archivo contiene un guión bajo (si la plantilla de nombramiento de archivos está configurada como obligatoria). Si la plantilla no está configurada como obligatoria, se mostrará una advertencia durante el proceso de carga.

En este ejemplo, se aceptaría el siguiente nombre de archivo:

DLT001_K01_C07_F01_H1_Planta de nivel 1

Mientras que no se aceptaría el siguiente nombre de archivo:

DLT001_K01_C07_F01_H1_Plano de planta_Nivel_1

(Debido a los guiones bajos en 'Nombre del documento').

La lista de caracteres de lista negra también aparecerá en la parte inferior izquierda de la ventana.

Plantillas de nombramiento de archivos requeridas

Las plantillas de nombramiento de archivos pueden configurarse como obligatorias activando este ajuste en la parte inferior de la ventana de plantillas de nombramiento de archivos.

Hacer esto requerirá que los archivos sean nombrados de acuerdo con la plantilla de nombramiento de archivos en la carpeta dada antes de poder ser subidos. Los archivos no pueden ser renombrados en Dalux durante la carga.

Si la plantilla de nombramiento de archivos no está configurada como obligatoria, recibirás una advertencia de que los archivos no cumplen con la plantilla. Si un nombre de archivo no cumple con las plantillas de nombramiento de archivos, Dalux completará automáticamente los metadatos con los valores correctos. Todavía puedes completar manualmente los campos que no pudieron completarse automáticamente antes de cargar tu archivo.

Seleccionando carpetas para las plantillas de nombramiento de archivos

Para usar las plantillas de nombramiento de archivos creadas, deben estar vinculadas a carpetas en la estructura de carpetas de Box. Esto se hace en la ventana de plantillas de nombramiento de archivos en Ajustes Box.

Selecciona una plantilla de nombramiento de archivos de la lista y haz clic en Seleccionar carpetas. Esto abrirá una nueva ventana que mostrará la estructura de carpetas del proyecto. Luego puedes seleccionar una o más carpetas o subcarpetas donde la plantilla de nombramiento de archivos debería aplicarse. Cuando termines, haz clic en 'Guardar'.

Las carpetas seleccionadas se mostrarán en la vista de lista, y la plantilla de nombramiento de archivos estará activa en las carpetas seleccionadas.

Cargar archivos utilizando plantillas de nombramiento de archivos

Al subir archivos que cumplen con la plantilla de nombramiento de archivos a carpetas en Dalux Box, los campos de metadatos se completarán automáticamente. Es posible cambiar estos si es necesario.

Cualquier archivo que no cumpla con la plantilla de nombramiento de archivos se omitirá (si la plantilla de nombramiento de archivos está configurada como obligatoria) o recibirá una advertencia de que el nombre del archivo no cumple con la plantilla.

Cuando se suben archivos, puedes usar las columnas y los filtros para los metadatos importados desde el nombre del archivo.