Las plantillas de recordatorio de tarea en Dalux pueden crear una página de inicio personalizada para los recordatorios de tareas. Se pueden crear y usar múltiples plantillas de recordatorio de tarea. Esto significa que se pueden crear plantillas para diferentes tipos de recordatorios o etapas en el proyecto. Las plantillas de recordatorio de tarea se crean a partir de etiquetas de marcador de posición para varios datos autogenerados del proyecto y campos de texto libre.
Cómo configurar una plantilla de recordatorio de tarea
Derechos de usuario
La configuración de las plantillas de recordatorio de tarea debe ser realizada por un administrador de proyecto o de Field. Las plantillas de recordatorio de tarea se pueden activar en:
Ajustes
Añadir funciones
'Plantillas de recordatorio de tarea'
Activar.
Para comenzar a crear o editar plantillas de recordatorio de tarea, vaya a
Ajustes
Field
'Plantillas de recordatorio de tarea' en la tarjeta de funciones de tareas:
Esto abre una nueva ventana, donde se pueden crear y gestionar plantillas de recordatorio de tarea. Para crear una nueva plantilla de recordatorio de tarea en el proyecto, haga clic en Añadir. Se pueden crear nuevas plantillas o importarlas desde el perfil de la compañía. Para empezar con una nueva plantilla, haz clic en 'Crear nueva'.
Tema, tipo de informe y marcadores de posición
Una plantilla de recordatorio de tarea necesita tener un 'Tema'. Este es el nombre de la plantilla que aparecerá al seleccionar una plantilla para usar en recordatorios de tareas. El tema también se utiliza como nombre de archivo del informe.
Hay tres tipos de informe para las plantillas de recordatorio de tarea:
- Informe de tarea - Incluye cada tarea como un informe de tarea independiente (Máx. 10 tareas por informe)
- Informe de estado - Incluye las tareas en una revisión general del informe de estado (Máx. 50 tareas por informe)
- Ningún informe - Incluye solo la portada generada a partir de las plantillas de recordatorio de tarea
En todos los casos, las tareas seleccionadas para un recordatorio aparecerán en el correo enviado al destinatario. Al usar plantillas de recordatorio de tarea, solo puedes enviar a un destinatario a la vez.
Los marcadores de posición azules al lado derecho de la ventana se pueden añadir a la plantilla haciendo clic en ellos.
A continuación se explica una tabla con los diferentes marcadores de posición. Todos los datos en los marcadores de posición se recopilan de Dalux.
| Nombre del marcador de posición | Etiqueta utilizada en Dalux | Explicación |
| Número | {NO} | Muestra el prefijo y el número de la(s) tarea(s) seleccionada(s) en una línea, con cada número de tarea separado por una coma. |
| Títulos | {TITLES} | Muestra el título(s) de la(s) tarea(s) en una línea, con cada título separado por una coma |
| Cuadro de vencimientos | {TASK_TABLE} |
Crea una tabla de tareas, que contiene columnas para el 'Tipo' de tarea, el 'No.', 'Asunto', 'Sala'. La tabla también incluye información sobre la fecha límite y cuándo se envió el último recordatorio. |
| Nombre de proyecto | {PROJECT_NAME} | Escribe el nombre del proyecto |
| Logo del proyecto | {PROJECT_LOGO} | Añade una pequeña miniatura del logo del proyecto |
| Fotografía de proyecto | {PROJECT_PHOTO} | Añade una pequeña miniatura de la fotografía de proyecto |
| Logo de la compañía | {COMPANY_LOGO} | Añade una pequeña miniatura del logo de la compañía (desde el perfil de la compañía) |
| Fecha de envío | {SENT_DATE} | Escribe la fecha y hora en que se envió el recordatorio en formato mes-día-año-hora (p. ej., September 12 2023, 11:00 AM) |
| Fecha de envío del recordatorio de la tarea anterior | {PREV_REMINDER_SENT_DATE} | Escribe la última fecha y hora en que se envió el recordatorio, en formato mes-día-año-hora (reloj de 12 horas) (p. ej., September 12 2023, 11:00 AM) |
| Firma del remitente | {SENDER_SIGNATURE} | Escribe el nombre de la persona que envía el recordatorio |
| Número de teléfono del emisor | {SENDER_PHONE} | Escribe el número de teléfono de la persona que envía el recordatorio |
| Título de trabajo del emisor | {SENDER_WORK_TITLE} | Escribe el título de la persona que envía el recordatorio |
| Título de trabajo del remitente | {SENDER_COMPANY_NAME} | Escribe el nombre de la compañía de la persona que envía el recordatorio |
| Dirección de la empresa remitente | {SENDER_COMPANY_ADDRESS} | Escribe la dirección de la compañía de la persona que envía el recordatorio |
| Nombre del destinatario | {RECIPIENT_NAME} | Escribe el nombre de la persona que recibe el informe de recordatorio de tareas |
| Número de teléfono del destinatario | {RECIPIENT_PHONE} | Escribe el número de teléfono de la persona que recibe el informe de recordatorio de tareas |
| Título del trabajo del destinatario | {RECIPIENT_WORK_TITLE} | Escribe el título de la persona que recibe el informe de recordatorio de tareas |
| Nombre de la compañía del destinatario | {RECIPIENT_COMPANY_NAME} | Escribe el nombre de la compañía de la persona que recibe el informe de recordatorio de tareas |
| Dirección de la empresa destinataria | {RECIPIENT_COMPANY_ADDRESS} | Escribe la dirección de la compañía de la persona que recibe el recordatorio |
| Nombre del contrato | {CONTRACT_NAME} | Escribe el nombre del contrato asociado con el paquete de trabajo en el que se encuentra la persona que recibe el recordatorio de tareas (véase abajo cómo trabajar con contratos) |
| Fecha del contrato | {CONTRACT_DATE} | Escribe la fecha del contrato asociado con el paquete de trabajo en el que se encuentra la persona que recibe el recordatorio de tareas (véase abajo cómo trabajar con contratos) |
Creación de contratos para plantillas de recordatorio de tarea
Nota
Los contratos deben ser activados en el perfil de la empresa antes de poder ser utilizados en proyectos.
Esto se puede hacer en:
Normalización
Bibliotecas
'Biblioteca de Field'
'Plantilla de recordatorio de tarea'
Los contratos pueden activarse en los proyectos yendo a
Ajustes
Field
Añadir funciones
'Contratos'
Activar.
Entonces aparecerá una tarjeta de función 'Contratos' en los ajustes. Para añadir o editar contratos en el proyecto, haga clic en 'Contratos'. Desde aquí, se pueden añadir, editar o eliminar contratos.
Crear un nuevo contrato haciendo clic en Añadir. El contrato requiere un nombre y una fecha. Si es necesario, se puede asociar un paquete de trabajo.
Al crear plantillas de recordatorio de tarea, si utilizas los marcadores de posición de contrato, el nombre del contrato y la fecha solo se mostrarán bajo dos condiciones.
- Primero, un paquete de trabajo debe estar enlazado a un contrato.
- En segundo lugar, el destinatario debe ser parte del mismo paquete de trabajo que el contrato vinculado.
Tenga en cuenta que cada paquete de trabajo solo se puede asociar con un contrato, pero un contrato puede tener múltiples paquetes de trabajo.
Ejemplo de una plantilla de recordatorio de tarea
A continuación se muestra un ejemplo de una plantilla de recordatorio de tarea en Dalux.
Cómo usar plantillas de recordatorio de tarea
Para usar la plantilla de recordatorio de tarea para notificar a los usuarios de Dalux, ve a:
Field
Tareas
Todas las tareas
Selecciona la(s) tarea(s)
Más
Recordar.
No puedes enviar un recordatorio a varios usuarios responsables diferentes al mismo tiempo.
En la siguiente ventana, selecciona a qué usuario recordar. Luego, marca 'Crear informe con página de inicio personalizada' y selecciona qué plantilla de recordatorio de tarea usar.
Dalux enviará entonces un correo electrónico al destinatario con una página de inicio generada y las tareas adjuntas según la plantilla seleccionada. También se enviará una copia al remitente.
Consejos y trucos
Si quieres probar cómo se ve el informe antes de enviarlo, puedes seguir el proceso anterior pero seleccionar únicamente tu nombre como destinatario. Si no estás satisfecho con el aspecto del informe, la plantilla se puede editar.