Cómo crear un Tender

Tender gestiona todas las licitaciones de su proyecto y las ofertas entrantes. Esto se hace creando licitaciones, estableciendo requisitos e invitando a licitantes. Una sección de preguntas y respuestas y otras herramientas en Tender se utilizan para gestionar con éxito el proceso de licitación.

En este artículo, repasaremos cómo crear licitaciones y cómo configurar sus requisitos.

Cómo crear una licitación

Ir a TenderHaga clic en un grupo de Tender Añadir Tender 'Crear nuevo Tender'.

La información general se rellena automáticamente según la plantilla del grupo de Tender. Revise y ajuste los detalles según sea necesario antes de guardar.

Nombre: El nombre del Tender, visible para los licitantes.

Cliente: El nombre del cliente, visible para los licitantes.

Estado

• Borrador: El Tender solo es visible para la organización del Tender y los licitantes no pueden acceder a él.
• En proceso: El Tender está activo y, dependiendo de la configuración de precalificación e inicio, puede ser visible y accesible para los licitantes invitados.

Persona de contacto: El nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico de la persona responsable de responder a las preguntas relacionadas con el contenido del Tender.

Descripción del Tender: Proporcione una breve descripción del Tender para que los licitantes comprendan claramente el alcance. Esto es particularmente útil para las licitaciones públicas, ya que ayuda a garantizar que solo los licitantes pertinentes se registren.

Formato del Tender: El formato del Tender se utiliza solo para fines de filtrado y búsqueda y no afecta el contenido ni el comportamiento del Tender. Es visible para los licitantes y debe cumplir con todos los requisitos legales de su región o país.
Puede introducir un formato de licitación usted mismo o puede elegir el formato de licitación entre:

• Licitación privada
• Concurso de diseño
• Licitación pública con precualificación
• Licitación pública sin precualificación
• Licitación de varias etapas

Tipo de contrato: El tipo de contrato se utiliza solo para fines de filtrado y búsqueda y no afecta el contenido ni el comportamiento del Tender. Es visible para los licitantes y debe cumplir con todos los requisitos legales de su región o país.
Puede introducir un tipo de contrato usted mismo, o puede elegir entre:

• Contrato principal
• Contrato general
• Contrato de subcontratista

Ver las ofertas antes del plazo: Esto permite al responsable del Tender ver las ofertas enviadas antes del plazo y debe habilitarse antes de que el estado del Tender se cambie a 'En proceso'. Los licitantes serán notificados si esta opción está permitida cuando envíen una oferta.
Esta opción no está disponible para la precalificación o para los concursos públicos (ver más abajo).

Precalificación/Concurso público: Si selecciona la opción 'Precalificación/Concurso público', se generará un enlace compartible que permitirá acceder al Tender sin necesidad de una invitación del responsable de la licitación.

Fecha de publicación: Para habilitar el acceso anticipado y limitado al Tender, marque la casilla 'Fecha de publicación' y seleccione una fecha a continuación. 
Esto permite que las partes precalificadas o el público vean los archivos del Tender sin enviar una oferta, dando a todos los licitantes potenciales la oportunidad de revisar los documentos antes de que comience el proceso de licitación.

Fechas y plazos: Al establecer el estado en 'En proceso', debe decidir la fecha de inicio y el plazo del Tender.

• Inicio del Tender: Esto define cuándo los licitantes pueden comenzar a interactuar con el Tender, como descargar los archivos del Tender y presentar ofertas.
• Plazo del Tender: Esto define cuánto tiempo pueden los licitantes presentar sus ofertas y, por lo tanto, cuándo finaliza el Tender. Los licitantes pueden editar sus ofertas hasta el plazo del Tender, pero las ofertas se bloquearán cuando este haya expirado.

Archivos: Marque esta casilla si desea que todos los archivos se sincronicen automáticamente con este Tender desde los archivos del grupo Tender. Esto se aplica a todos los archivos actuales y a cualquier archivo nuevo agregado posteriormente, pero no a las nuevas versiones de archivos existentes (véase versiones de archivos más abajo).

Use esta función para asegurarse de que todos los archivos cargados en el grupo Tender también estén disponibles en este Tender.

Versiones de archivos: Marque esta casilla si desea que todas las nuevas versiones de los archivos ya añadidos a este Tender se actualicen automáticamente cuando se actualicen a nivel de los archivos del grupo Tender.

Use esta función para asegurarse de que cualquier nueva versión de archivo cargada en el grupo Tender se actualice automáticamente en este Tender.

Preguntas y respuestas: Con la función de preguntas y respuestas, puede gestionar fácilmente las preguntas de los licitantes para su Tender con varias opciones sobre cómo proporcionar respuestas. 

Para habilitar preguntas y respuestas, marque la casilla 'Enable questions and answers' en la ventana de creación del Tender (si el Tender ya ha sido creado, puede seleccionarlo y hacer clic en Editar):

Las preguntas serán privadas por defecto, pero pueden establecerse como públicas si es necesario. Para hacer que las preguntas sean visibles para todos, marque la casilla junto a 'Preguntas públicas'. Las preguntas públicas son visibles para todos los licitadores y observadores en el Tender.

Puedes activar o desactivar si se debe permitir a los licitadores enviar preguntas después de la fecha límite.

Requisitos de la licitación 

Para garantizar que los licitantes cumplan con los requisitos de su Tender, puede establecer requisitos específicos como texto, lista, número, documento o un Documento Único Europeo de Contratación (ESPD). 

Los requisitos obligatorios deben cumplirse antes de que se pueda enviar una oferta, lo que ayuda a hacer cumplir las normas y reducir errores.

Crear requisitos de la licitación

Todos los Tender se crearán con un requisito en forma de documento llamado 'Documento'. 

Puede modificar este requisito si es necesario.  Una licitación siempre debe tener al menos un requisito configurado.

Para crear sus requisitos de licitación, vaya a

Requisitos del Tender Editar o Copiar desde la empresa:

Luego puedes hacer nuevos requisitos de la licitación o importarlos desde el perfil de tu empresa.

En tus requisitos de la licitación, tienes la opción de incluir:

• Texto
• Lista
• Número entero o decimal
• Documento
• Documento DEUC

Por defecto, son opcionales, pero puede configurarlos como obligatorios para los licitantes antes de que puedan cargar una oferta.

Los nuevos Tender siempre requerirán un documento llamado "Documento". Puede modificar esto durante la configuración, pero al menos es necesario un campo obligatorio.

Gestionar archivos del Tender

Los archivos y carpetas se gestionan a nivel del grupo de Tender. Por favor lea este artículo para más detalles: Cómo crear un grupo de Tender.

Desde el Tender, puede ver qué Versiones se han añadido, o Eliminar un archivo por completo. 

Eliminar un archivo de un Tender 'En proceso' notificará a todos los licitantes sobre el cambio.

Licitantes

Un licitante es una persona que presenta una propuesta para ganar un contrato.

Estos perfiles se pueden encontrar en TenderSeleccione el TenderLicitantes.

Los licitantes se organizan en grupos de usuario, normalmente por compañía. Un grupo de licitantes puede incluir varios usuarios, pero solo un usuario es responsable de enviar la oferta.

• Licitantes: Licitantes invitados para este Tender que actualmente pueden descargar, enviar una oferta y serán notificados sobre los cambios.
• Licitantes eliminados/desuscritos: Antiguos licitantes que han sido eliminados por un responsable o que se han desuscrito por sí mismos. No serán notificados sobre los cambios.

Si desea obtener más información sobre cómo invitar a licitantes, puede leer este artículo: Cómo invitar a licitantes al Tender.

Duplicar una licitación

Para ahorrar tiempo, puedes duplicar una licitación ya creada. Esto también se puede usar para obtener una segunda oferta de un grupo selecto de licitantes, ya que puedes elegir qué licitantes deben copiarse a la nueva licitación.

Para duplicar un Tender, vaya a Grupo Tender Añadir Tender 'Crear una copia':

En este caso, 'Foundations' se ha duplicado para obtener una oferta de segunda ronda de dos licitantes. Por lo tanto, solo se han copiado el número de IVA, la suma total y la lista de precios de los requisitos de la licitación.