Dieser Artikel erklärt, wie man Status in Dalux Box einrichtet und verwendet. Ein Status in Box ist eine Form von Metadaten für Dateien in Ihrem Projekt, die aktiviert werden müssen und die auch mit Dateibereichen und Dateiabläufen integriert werden können. Die Funktion wird verwendet, um den Status Ihrer Dateien zu verfolgen.
Die Statusmetadaten sind eng mit Dateibereichen und Dateiabläufen verbunden, da sie in den Dateiabläufen als Auslöser verwendet werden können und der Status einer Datei geändert werden kann, wenn sie freigegeben/genehmigt wird.
Wenn einer Datei ein bestimmter Status (z. B. Bereit zur Prüfung) zugewiesen wird, kann dies einen Dateiablauf auslösen, wodurch der Status der Datei geändert wird und der Prüfungsprozess eingeleitet wird. Nach der Prüfung kann die Datei in einen anderen Dateibereich verschoben werden.
Darüber hinaus kann der Status von Dateien manuell überprüft werden, um ihren Fortschritt zwischen Dateibereichen zu sehen, auch wenn keine Dateiabläufe verwendet werden. Außerdem kann das Feld der Statusmetadaten gemäß Ihren Präferenzen angepasst werden, sodass Sie es nach Wunsch einrichten können.
So richten Sie den Status ein
Um Checklisten zu aktivieren, gehen Sie zu
Einstellung
Box
Funktionen hinzufügen
'Status'
Aktivieren.
Um den Status zu nutzen, müssen Sie ihn zuerst einrichten.
Um den Status zu erstellen, gehen Sie zu Einstellungen
Box
'Status-Setup':
In diesem Fenster können Sie Ihren Status hinzufügen, entfernen und bearbeiten.
Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Status zu erstellen. Wählen Sie einen Namen für den neuen Status und optional einen Dateibereich, wenn Sie diese Funktion aktiviert haben.
Für die Dateibereiche können Sie zwischen folgenden wählen
- Alle Bereiche
- Dateien/Geteilte Dateien
- Veröffentlicht
Wenn auf 'Dateien/Geteilte Dateien' gesetzt, kann der Status nur in diesen beiden Dateibereichen geändert werden. Es ist nicht möglich diese Dokumente mit diesem Status unter veröffentlichten Dateien zu finden.
Wenn auf 'Veröffentlicht' gesetzt, können Sie diesen Status beim Hochladen von Dokumenten oder beim Ändern des Status von Dokumenten im Bereich Dateien oder geteilten Dateien nicht setzen.
Dieser Status kann daher nur beim Genehmigen oder Freigeben einer Datei ausgewählt werden.
Status-Setup in Dateiabläufen
Technische Informationen
Sie müssen Dateiabläufe aktiviert haben, um den Status darin verwenden zu können. Sie können mehr über Dateiabläufe in diesem Artikel lesen: Dateiabläufe einrichten.
Um Status mit Ihren Dateiabläufen zu verwenden, gehen Sie zu Einstellung
Box
'Dateiabläufe'
Wählen Sie einen Ablauf
Bearbeiten:
Beim Bearbeiten des Dateiablaufs können Sie den Status als Auslöser für den Ablauf festlegen. Sie können auch den Dateiablauf so einstellen, dass der Status einer Datei geändert wird, wenn die Datei genehmigt oder freigegeben wird:
So ändern Sie den Status einer Datei
Um den Status einer Datei zu ändern, um z.B. einen Dateiablauf zu starten, gehen Sie zu
Box
Suchen Sie die gewünschte Datei
Wählen Sie die Datei(en)
Bearbeiten
'Status'
Wählen Sie den Status aus der Liste: