In diesem Artikel behandeln wir, wie die Funktion 'Dateiabläufe' in Ihrem Dalux-Projekt eingerichtet wird. Dateiabläufe sind eng mit der Funktion Dateibereiche verknüpft, welche im Projekt aktiviert werden muss, bevor Dateiflüsse eingerichtet werden können.
Dateibereiche basieren auf der ISO 19650 und werden verwendet, um den Zugriff auf Dateien zu verwalten, die möglicherweise noch nicht für alle Projektbeteiligten bereit sind.
Es gibt 3 Dateibereiche:
Dateien
Geteilte Dateien
Veröffentlichte Dateien
Dateien können als Ort für Dateien angesehen werden, die in Bearbeitung sind, während freigegebene Dateien als Ort für Dateien betrachtet werden können, die zur Überprüfung bereit sind. Der veröffentlichte Dateibereich ist für Dateien bestimmt, die zur Veröffentlichung an Projektteilnehmer bereit sind.
Dateiabläufe sind Prozesse und Abläufe, die festlegen, wie Dateien zwischen den verschiedenen Stufen des Dateiaustauschs und somit zwischen diesen 3 verschiedenen Bereichen bewegt werden. Der Prozess des Dateiablaufs umfasst die Festlegung des Auslösers (in welchem Ordner wird der Ablauf verwendet), der verantwortlichen Personen und den Workflow der Dateien. Mit Dateiabläufen legen Sie fest, wie Dateien manuell und automatisch freigegeben und in ihre jeweiligen Ordner veröffentlicht werden.
Benutzerrechte
Sie müssen Projektadministrator oder Projektplanungsleiter sein, um diese Handlung durchzuführen.
Dateibereiche und Dateiabläufe aktivieren
Zuerst müssen Sie die Funktion 'Dateibereiche' aktivieren. Um dies zu tun, gehen Sie zu Einstellung
Box
'Dateibereiche':
Zweitens müssen Sie die Funktion für Dateiabläufe aktivieren. Um dies zu tun, bleiben Sie in Einstellungen und klicken Sie auf 'Dateiablauf' und dann 'Aktivieren':
Dateiabläufe einrichten
Um einen Dateiablauf einzurichten, gehen Sie zu Einstellungen
Box
'Dateiabläufe':
Dies öffnet ein neues Fenster, in dem Sie Ihre Dateiabläufe erstellen und bearbeiten können.
In diesem neuen Fenster klicken Sie auf Hinzufügen, um einen Ablauf zu erstellen. Hier können Sie sich entscheiden, einen Fluss entweder für:
- Freigabe für geteilte Dateien oder für
- Autorisierung für veröffentlichte Dateien zu erstellen:
Dies öffnet ein neues Fenster, in dem Sie den Ablauf einrichten. Von hier aus erstellen Sie den Dateiablauf, indem Sie einen Workflow erstellen, entscheiden, wie der Fluss ausgelöst werden soll, wer ihn starten soll und wer für die Ablehnung der Dateien verantwortlich ist:
-
Bedingung für das Auslösen des Ablaufs: was ist der Auslöser für den Start des Dateiablaufs
- Sie können zwischen einem Ordner, einem Status, oder beidem wählen, um festzulegen ob eine Datei sich im gewählten Ordner befindet und/oder den gewählten Status haben muss, um in den Dateiablauf zu gelangen
- Workflow-Auslöser (manuell): Benutzer, die Dateien zur Freigabe/Autorisierung einreichen können und damit den Ablauf starten
- Verantwortlichkeit für abgelehnte Dateien: Benutzer, die abgelehnte Dateien bearbeiten
- Benutzer hinzufügen, um geteilte Dateien freizugeben: Dies wird die Person/die Personen sein, die die Datei freigeben können
Ablaufstart
Ein Dateiablauf kann auf zwei Arten gestartet werden. Entweder wird er durch den als Workflow-Auslöser (manuell) festgelegten Benutzer gestartet oder durch die im Ablauf eingerichteten Workflow-Auslöser (automatisch) gestartet.
- Workflow-Auslöser (manuell): Die Datei startet einen Dateiablauf, wenn der Workflow-Auslöser (manuell) eine Datei zur Freigabe/Autorisierung einreicht. Der Workflow-Auslöser (manuell) kann eine Datei aus jedem Ordner, auf den er Zugriff hat, senden, aber nur in den definierten Dateiabläufen.
- Workflow-Auslöser (automatisch): Die Datei startet einen Dateiablauf, wenn die Datei in den gewählten Ordner hochgeladen und/oder der gewählte Status vergeben wird. Wenn nur ein Ordner markiert ist, wird jede neue Datei im Ordner zur Freigabe/Autorisierung gesendet. Wenn nur ein Status markiert ist, werden alle Dateien mit dem Status in allen Ordnern im Dateiablauf gesendet. Wenn beides markiert ist, muss eine Datei alle Kriterien erfüllen, um im Dateiablauf gesendet zu werden.
Beispiel
In diesem Beispiel wird der Dateiablauf gestartet, wenn eine Datei in die Zeichnungen- und Modelle-Ordner hochgeladen wird und der Status 'Geeignet zum Freigeben' vergeben wird:
Workflow
Das Erstellen eines Workflows beinhaltet die Festlegung der Freigabeschritte für den Dateiablauf.
Damit eine Datei freigegeben werden kann, muss sie alle Schritte im Ablauf durchlaufen. Der letzte Schritt, genannt 'Veröffentlichen', ist standardmäßig auf manuelle Freigabe eingestellt, Sie können ihn bei Bedarf jedoch auf automatische Freigabe ändern.
Ein manueller Schritt erfordert, dass mindestens eine Benutzergruppe hinzugefügt wird, bevor der Dateiablauf aktiviert werden kann.
Um Schritte zum Ablauf hinzuzufügen, klicken Sie Schritt hinzufügen:
Beim Hinzufügen eines Schritts können Sie zwischen 3 Typen wählen:
- Freigabeschritt für eine einzelne Rolle: Eine einzelne Person (Rolle/Benutzer) muss die Datei freigeben.
- Freigabeschritt für mehrere Rollen: Mehrere Personen (Rollen/Benutzer) müssen die Datei freigeben
- Verzweigungsschritt: Teilt sich in zwei Pfade, wo der Benutzer entscheidet, welchen Pfad die Datei nehmen muss, z. B. wer die Datei freigeben muss
Sie können dem Workflow so viele Schritte und Benutzer hinzufügen, wie Sie möchten.
Abgabefristen
Sie können eine Anzahl von Arbeitstagen für jeden Schritt in einem Freigabe- oder Autorisierungsworkflow festlegen.
Hinweis
Die angegebene Anzahl von Tagen sind Arbeitstage. Nur Montag bis Freitag werden in Dalux als Arbeitstage gerechnet. Der Tag, an dem der Dateiablauf beginnt, zählt nicht zur Frist.
Zum Beispiel, wenn ein Dateiablauf an einem Donnerstag ausgelöst wird und eine Frist von drei Tagen besteht, wird die Frist am Dienstag ausgelöst, nicht am Samstag.
Die Frist wird automatisch auf 23:59 lokale Zeit für das Projekt festgelegt und berücksichtigt auch arbeitsfreie Tage, wenn diese Funktion im Projekt verwendet wird.
Wenn eine Frist gesetzt ist, wird der Prüfer/Autorisierende diese Frist im Freigabe-/Autorisierungsprozess sehen.
Technische Informationen
Wenn einem Teilnehmer am letzten Workflow-Schritt hinzugefügt wird, können Sie auch dafür eine Frist setzen.
Dies wird in der E-Mail-Benachrichtigung, im Dashboard und auch in der Listenansicht für Freigaben/Autorisierungen angezeigt:
Einen Tag vor Ablauf einer Frist werden die verantwortlichen Benutzer für den Freigabeschritt benachrichtigt. Der Ersteller einer Freigabe/Berechtigung wird ebenfalls benachrichtigt, wenn die Frist überfällig ist.
Technische Informationen
Ein Dateiablauf wird eine Datei nicht automatisch freigeben, wenn die Frist überschritten wurde.
Status
Um einen Status in Dateiflüssen zu verwenden, müssen diese zuerst eingerichtet werden. Um zu erfahren, wie das geht, lesen Sie unseren Artikel, wie man diese einrichtet: Statusmetadaten für Dateien.
Wenn die Statusfunktion im Projekt eingerichtet wurde, müssen Sie einen Statusausgang für den Dateifluss festlegen.
Wenn ein oder mehrere Status erstellt wurden, können Sie diese in Ihren Dateiabläufe verwenden. Sie können als Ablaufauslöser verwendet werden, wie oben beschrieben, und der Status kann auch als Ergebnis eines Dateiablaufs geändert werden.
Um den Status einer Datei während eines Dateiablaufs zu ändern, deaktivieren Sie einfach den Ablauf, um ihn bearbeiten zu können, und setzen Sie den 'Status in geteilte Dateien bei Freigabe/Status in veröffentlichten Dateien bei Autorisierung' auf Ihren gewünschten Status:
Wenn eine Datei mit dem Dateiablauf freigegeben wird, ändert sich der Status automatisch als Teil des Prozesses.
Aktivieren des Dateiablaufs
Wenn Sie die Anpassung des Dateiablaufs abgeschlossen haben, müssen Sie den Dateiablauf durch Klicken auf 'Aktivieren' in der oberen rechten Ecke des Fensters des Dateiablauf-Editors aktivieren, um ihn im Projekt zu verwenden:
Vorlagen für Dateiabläufe duplizieren
Sie können Vorlagen für Dateiabläufe duplizieren. Wenn Sie einen Dateifluss erstellen, der fast identisch mit einem bereits bestehenden ist, wird Ihnen diese Funktion viele Klicks ersparen.
Die duplizierte Dateiablaufvorlage kopiert alle Einstellungen des bestehenden Dateiablaufs, wird jedoch standardmäßig deaktiviert sein. Um einen Dateiablauf zu duplizieren, gehen Sie zu:
Einstellungen
Box
'Dateiabläufe'
Dateiablaufvorlage zum Duplizieren auswählen
Duplizieren:
Erfahren Sie, wie Sie Dateiabläufe verwenden
Um zu erfahren, wie Benutzer Dateien mit den Dateiabläufen freigeben, lesen Sie diesen Artikel: Wie Dateiabläufe verwendet werden.
Einrichtung von Kommunikationskanälen für Kommentare
Wenn eine Datei sich in einem Freigabeablauf befindet, kann der aktuelle Benutzer (der Genehmiger) die Möglichkeit haben, Kommentare zu machen. Diese Kommentare können erstellt werden, während man eine Datei freigibt oder ablehnt. Zum Beispiel kann für die Person, die für die Bearbeitung abgelehnter Dateien verantwortlich ist, ein Kommentar hinterlassen werden. Beim Erstellen eines Kommentars kann der Benutzer aus verfügbaren Kommunikationskanälen und Kommentartypen auswählen.
Das häufigste Anwendungsszenario ist die Schaffung eines Kommunikationskanals zwischen dem Initiator des Flusses bzw. Verantwortlichen für abgelehnte Dateien und den Benutzern in den Freigabeschritten. Auf diese Weise können die Benutzer, die Teil eines Schritts sind, Kommentare erstellen, die den Grund für eine Ablehnung erläutern.
Um mehr über Kommentare, Kommunikationskanäle und deren Einrichtung zu erfahren, lesen Sie diesen Artikel: Wie Kommentare eingerichtet werden.