Checklisten in FM

Dieser Artikel erklärt, wie man Checklisten in Dalux FM einrichtet und verwendet.

Checklisten sind vordefinierte Punkte, die für verschiedene Kontrollen genutzt werden können. Sie sind eine ausgezeichnete Möglichkeit, tägliche Aufgaben wie Gebäudeinspektionen, Wartungen und Geräteüberprüfungen abzuschließen.

In Dalux FM sind Checklisten mit Arbeitsaufträgen verknüpft und können zu einzelnen oder wiederkehrenden Arbeitsaufträgen hinzugefügt werden.

Wie man Checklisten einrichtet

Wie man Checklistenvorlagen erstellt

Bevor Checklisten verwendet werden können, muss eine oder mehrere Vorlagen erstellt werden.

Um eine neue Checklistenvorlage zu erstellen, gehen Sie zu:

Einstellungen Betrieb und Wartung ‚Checklistenvorlagen‘.

From the Hinzufügen Menü, Sie können entweder:

• Neu erstellen - Eine neue Vorlage von Grund auf erstellen
• Importieren aus Excel - Importieren aus einer hochgeladenen Excel-Vorlage (Exportieren Sie eine vorhandene Checkliste, um die Vorlage zu sehen)
• Aus Bibliothek importieren - Aus Bibliothek vordefinierter Checklisten importieren (Verfügbarkeit hängt von Ihrer Sprache ab)

Beim Erstellen einer Checklistenvorlage müssen Sie der Checkliste einen Namen geben.

Sie können Ihre Checklisten auch in Ordnern oder Unterordnern organisieren. Durch das Kategorisieren Ihrer Checklisten können Sie sie gut organisieren, was es einfacher macht, die gewünschten Checklisten zu finden.

Neue Ordner können erstellt werden, indem ein Name eingegeben wird. Wenn es bestehende Ordner gibt, können diese aus der Liste ausgewählt werden.

Checklistenvorlagen werden erstellt, indem die Datenfelder von links per Drag-and-Drop gezogen werden. Um einen Punkt aus der Checkliste zu löschen, ziehen Sie ihn auf das Symbol.

Beim Hinzufügen der Datenfelder zur Checklistenvorlage erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie die erforderlichen Informationen eingeben können.

Es ist möglich, jedes Datenfeld als erforderlich festzulegen. Dies bedeutet, dass der Punkt ausgefüllt werden muss, bevor die Checkliste abgeschlossen werden kann.

Wenn Sie ein Listendatenfeld hinzufügen, können Sie benutzerdefinierte Werte für die Liste hinzufügen.

Wenn ein Dateneintrag zur Checkliste hinzugefügt wird, können Sie auf das Symbol klicken, um den Dateneintrag zu bearbeiten, zu duplizieren oder zu entfernen. Bedingungen können auf Listen und die rot/gelb/grünen Datenfelder angewendet werden, um zusätzliche Datenfelder einzuschließen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind - z. B. ein Textfeld für die Konsequenz, wenn ein Punkt "nicht ok" ist. 

Wenn Sie mit Ihrer Vorlage fertig sind, klicken Sie auf 'Speichern'. Die Vorlage kann später bei Bedarf bearbeitet werden.

Vorlagen bearbeiten, duplizieren oder löschen

Wenn Sie eine Checkliste bearbeiten, duplizieren oder löschen müssen, gehen Sie zu:

Einstellungen Betrieb und Wartung ‚Checklistenvorlagen‘.

Wenn Sie eine Vorlage aus der Liste auswählen, verwenden Sie die Symbolleiste, um Bearbeiten, Löschen oder Duplizieren der Vorlage.

Versionshistorie

Wenn Sie Checklisten bearbeiten, erhöht sich die Versionsnummer automatisch. Um verschiedene Versionen einer Checkliste zu sehen und zu vergleichen, öffnen Sie eine Checklistenvorlage durch Doppelklicken oder durch Klicken auf Bearbeiten. Dann klicken Sie auf Historie anzeigen.

Sie können dies verwenden, um Änderungen zwischen verschiedenen Versionen von Checklistenvorlagen zu sehen.

Wie man Checklisten verwendet

Checklisten können zu Arbeitsaufträgen oder wiederkehrenden Arbeitsaufträgen hinzugefügt werden. Gehen Sie zu:

Arbeitsaufträge Alle Arbeitsaufträge Arbeitsauftrag finden Arbeitsauftrag anzeigen.

Mit dem offenen Arbeitsauftrag klicken Sie auf Mehr und auswählen Sie Checklisten aus. Finden Sie dann die Checkliste, wählen Sie aus, ob sie erforderlich ist, und klicken Sie auf 'Hinzufügen'.

Wenn eine Checkliste zu Arbeitsaufträgen hinzugefügt und als erforderlich festgelegt wurde, erscheint ein Banner oben im Arbeitsauftrag.

Die Checkliste kann dann geöffnet und entweder auf dem Dalux Desktop oder der Dalux FM Mobile App ausgefüllt werden.

Wie man eine Checkliste auf dem Desktop ausfüllt

Wenn Sie eine Checkliste in Dalux FM öffnen, wird jeder Punkt der Checkliste angezeigt und kann ausgefüllt werden.

Das zeigt, dass bestimmte Felder erforderlich sind. Eine Checkliste kann gespeichert werden, aber sie kann nicht als abgeschlossen markiert werden, bis die Anforderungen erfüllt sind.

Um die Checkliste abzuschließen, füllen Sie die erforderlichen Punkte aus und setzen Sie ein Häkchen bei 'Abgeschlossen' unten links. Speichern Sie dann die Checkliste, indem Sie auf 'Speichern' klicken.

Wie man eine Checkliste in der Dalux FM Mobile App ausfüllt

Beim Öffnen eines Arbeitsauftrags mit einer angehängten Checkliste in der mobilen App können Sie zum 'Checkliste' Bereich des Arbeitsauftrags scrollen. Drücken Sie auf die Checkliste, um sie zu öffnen.

Die Checkliste wird ausgefüllt, indem Sie auf die verschiedenen Punkte in der Liste drücken.

Wenn Sie auf den Namen eines Datenfelds drücken, wird es geöffnet, und Sie können Fotos oder Kommentare hinzufügen. Abhängig von Ihren Berechtigungen können Sie auch einen neuen Arbeitsauftrag an einen Checklistpunkt anhängen.

Die Checkliste kann immer gespeichert werden, aber sie kann nicht als abgeschlossen markiert werden, bevor die erforderlichen Punkte ausgefüllt sind.

Wenn Sie die Checkliste fertiggestellt haben, klicken Sie auf Abschließen, um sie zu sperren und zu speichern.

Bitte beachten Sie, dass, sobald Sie eine Checkliste abgeschlossen haben, diese sofort gespeichert und als abgeschlossen markiert wird. Admins und Benutzer mit Bearbeitungsberechtigungen können geschlossene Checklisten wieder öffnen. Wenn die Checkliste Teil eines geschlossenen Arbeitsauftrags ist, muss der Arbeitsauftrag zuerst wieder geöffnet werden. Dies ermöglicht Ihnen, Korrekturen an Checklisten vorzunehmen. Wenn eine Checkliste wieder geöffnet wird, wird dies im neuen Verlauf protokolliert.