Mailarchiv

Verwenden Sie das Dalux E-Mail-Archiv, um projektbezogene E-Mails automatisch in einem oder mehreren Archiven in der Dalux Box abzulegen. Jedes in Dalux erstellte Archiv hat eine eindeutige E-Mail-Adresse. Beim Senden von E-Mails, die Sie in Dalux archivieren möchten, kann die Adresse des Dalux E-Mail-Archivs zu den CC- oder BCC-Feldern hinzugefügt werden. Es ist auch möglich, E-Mails direkt an die Adresse des Dalux E-Mail-Archivs zu senden/weiterzuleiten. Der Zugriff auf die E-Mail-Archive wird durch Benutzergruppen kontrolliert, und nur Benutzer auf dem Projekt können E-Mails an die Mailarchiv-Adressen senden.

Bitte beachten Sie, dass jede einzelne E-Mail-Adresse derzeit auf ein Maximum von 10 MB begrenzt ist.

Wie man E-Mail-Archive einrichtet

Um E-Mail-Archive zu aktivieren, gehen Sie zu Einstellung Box 'Mailarchiv' 'Aktivieren'.

Wenn Mailarchive aktiviert wurden, erscheint ein neuer Tab in der Dalux Box namens Mailarchiv. Um Mailarchive einzurichten und zu verwalten, gehen Sie zu Box Mailarchiv.

Von hier aus können neue Posteingänge hinzugefügt und bestehende verwaltet werden. Um einen neuen Posteingang einzurichten, klicken Sie auf Neu.

Jeder Posteingang muss benannt werden. Der Name beeinflusst nicht den von Dalux generierten E-Mail-Namen. Wenn der Posteingang benannt wurde, klicken Sie auf 'OK'. Der Posteingang wird erstellt und eine E-Mail-Adresse wird generiert.

Um den Namen eines Posteingangs zu ändern, wählen Sie ihn aus der Listenansicht aus und klicken auf Bearbeiten. Um einen Posteingang zu löschen, wählen Sie ihn aus der Listenansicht aus und klicken auf Löschen. Es ist nicht möglich, die E-Mail-Adresse zu ändern.

Um einen Posteingang zu öffnen, klicken Sie entweder auf einen Posteingang in der Listenansicht und klicken Sie im oberen Menü auf Anzeigen oder doppelklicken Sie auf den Posteingang. Wenn der Posteingang geöffnet ist, kann die E-Mail-Adresse durch Klicken auf E-Mail-Adresse kopieren kopiert werden.

Wie man das Mailarchiv verwendet

E-Mails, die an die E-Mail-Adressen aus dem Dalux E-Mail-Archiv gesendet werden, werden automatisch zu den Archiven hinzugefügt. Es ist auch möglich, E-Mails manuell in den Posteingang hochzuladen, falls erforderlich. Die in Dalux generierte Posteingang-spezifische E-Mail kann wie jede andere E-Mail verwendet werden. Egal, ob Sie E-Mails direkt an die E-Mail senden oder CC/BCC verwenden, die E-Mail wird an den Dalux Posteingang gesendet und archiviert.

Um E-Mails manuell in den Posteingang hinzuzufügen, öffnen Sie den Posteingang und klicken Sie auf E-Mail hinzufügen und suchen Sie dann die E-Mail(s) auf Ihrem Computer.

Sie können auch eine oder mehrere E-Mails direkt aus Ihrem Computer in den Posteingang ziehen und dort ablegen. Ein Pop-up-Fenster wird in Dalux angezeigt, das Ihnen eine Übersicht gibt.

Klicken Sie auf 'Hochladen', um die E-Mail(s) zum Posteingang hinzuzufügen. Jede E-Mail im Dalux E-Mail-Archiv-Posteingang kann angezeigt, heruntergeladen und gelöscht werden.

Wie man den Zugriff auf E-Mail-Archive verwaltet

Der Zugriff auf die E-Mail-Archive wird über die Benutzergruppen gesteuert. Das bedeutet, dass bestimmten Benutzergruppen Zugriff auf das E-Mail-Archiv gewährt werden muss, um die E-Mails zu sehen oder herunterzuladen.

Gehen Sie zu:

Einstellung Benutzer Wählen Sie die Benutzergruppe aus, die Zugriff auf das/die Mailarchiv(e) benötigt Hinzufügen 'Mailarchiv'.

Hier öffnet sich ein neues Fenster, in dem der Zugriff auf die verschiedenen E-Mail-Archive eingestellt werden kann. Benutzer mit Zugriff auf die E-Mail-Archive können alle E-Mails anzeigen und herunterladen. Wählen Sie, auf welche Archive die Benutzer in der Gruppe Zugriff haben sollen, und klicken Sie dann auf 'Speichern'.

Die Benutzer in der Benutzergruppe haben jetzt Zugriff auf das Mailarchiv/die Mailarchive.