So richten Sie Teams für Betrieb und Wartung ein

Dieser Artikel behandelt, wie man Teams in Dalux FM Betrieb & Instandhaltung und HelpDesk einrichtet und verwendet.

Teams werden verwendet, um Instandhaltungsteams zu verwalten und zu steuern, was für diese innerhalb von Dalux FM sichtbar ist. 

Sie können mehrere Teams erstellen und in Gruppen organisieren, um eine einfache Übersicht über Rollen und Verantwortlichkeiten zu haben und HelpDesk-Tickets effizienter zu leiten. Es ist möglich, Berechtigungen festzulegen und die Sichtbarkeit innerhalb von Teams und Gruppen zu steuern.

Wie man Teams erstellt und verwaltet

Teams können erstellt und verwaltet werden von:

Einstellungen Betrieb & Wartung 'Teams'.

Wenn Ihre Lizenz Dalux HelpDesk enthält, aber nicht Dalux Betrieb & Instandhaltung, finden Sie die Teams unter:

EinstellungenHelpDesk'Teams'.

Es wird empfohlen, Teams basierend auf den verschiedenen Arten von Arbeitsaufträgen für Ihre Einrichtungen oder die Themen Ihrer HelpDesk-Tickets zu erstellen.

Zum Beispiel können Sie ein Team für elektrische Arbeiten erstellen. Alle elektrischen Arbeitsaufträge können dann dem Elektriker-Team zugewiesen werden, und die entsprechenden HelpDesk-Tickets können direkt an sie gesendet werden.

Um ein neues Team zu erstellen, klicken Sie auf die Kachel mit dem Symbol in einer bestehenden Gruppe.

Wenn Sie ein neues Team erstellen, müssen Sie mindestens einen Namen eingeben und auswählen, in welche Gruppe das Team platziert werden soll. Sie können auch eine Beschreibung eingeben. Wenn Sie zuvor Zeitkonten im Modul Betrieb & Instandhaltung eingerichtet haben, können Sie diese direkt mit dem Team verknüpfen. Auf diese Weise wird, wenn ein Teammitglied einen Arbeitsauftrag abschließt, seine Zeit automatisch für dieses Konto erfasst.

Beim Erstellen eines Teams können Sie angeben, auf welche Arbeitsauftrags- oder Checklistenvorlagen das Team Zugriff haben soll. Dies bestimmt die Vorlagen, die das Team beim Erstellen von Arbeitsaufträgen verwenden kann. Das Team kann jedoch weiterhin Arbeitsaufträgen basierend auf jeder Vorlage zugewiesen werden.

Sie können Teammitglieder hinzufügen, wenn Sie das Team erstellen, indem Sie auf das Hinzufügen klicken. Dies wird weiter unten ausführlicher behandelt.

Wenn fertig, klicken Sie auf 'Erstellen'.

Klicken Sie auf das Team in der Übersicht, um das Fenster zum Bearbeiten aller Informationen erneut zu öffnen. Um ein Team zu löschen, klicken Sie auf das Symbol auf der Kachel des Teams. Das Löschen eines Teams kann nicht rückgängig gemacht werden. Bitte beachten Sie, dass Sie ein Team nicht löschen können, wenn es HelpDesk-Themen zugewiesen wurde. Sie müssen zuerst Themen einem anderen Team neu zuweisen.

Wie man Gruppen erstellt und verwaltet

Sie können Teams in Gruppen organisieren, um eine strukturierte Übersicht Ihrer verschiedenen Teams zu bieten. Gruppen können auch die Sichtbarkeit der Teams steuern, um sie daran zu hindern, Tickets neu zuzuweisen.

Um eine neue Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf Teamgruppe hinzufügen.

Beim Erstellen eines Teams können Sie die Sichtbarkeit auf:

• Jeder - Teams in der Gruppe sind für jeden sichtbar
• Beschränkt - Teams in der Gruppe sind nur für Mitglieder ihrer Teams oder Administratoren sichtbar

Beschränkte Sichtbarkeit wird hauptsächlich verwendet, um zu verhindern, dass Gruppen direkt Tickets an andere Gruppen zuweisen. Es kann auch verwendet werden, um die Anzahl der sichtbaren Teams für verschiedene Gruppen zu begrenzen, wenn Ihre Instanz viele Teams hat. Es kann auch aus Datenschutzgründen nützlich sein.

Gruppen können verwaltet werden, indem Sie über den Namen fahren und entweder auf das Bearbeiten-Symbol der Gruppe klicken oder auf das Lösch-Symbol der Gruppe. Beachten Sie, dass Sie nur leere Gruppen löschen können, also müssen Teams erst verschoben oder gelöscht werden.

Wie man Benutzer zu Teams hinzufügt

Benutzer können entweder direkt zu Teams hinzugefügt werden, wenn sie bereits Teil der Dalux FM-Instanz sind, oder durch Einladung zur Instanz, als Teil der Teambildung.

Um Benutzer zu einem Team hinzuzufügen, öffnen Sie ein Team, indem Sie darauf klicken, und klicken Sie anschließend Bearbeiten im Abschnitt 'Teammitglieder'.

Bestehende Benutzer können durch Eingabe ihres Namens oder ihrer E-Mail-Adresse hinzugefügt werden. Wenn Sie einen neuen Benutzer erstellen möchten, können Sie dies von hier aus tun, indem Sie 'Neu erstellen' klicken.

Beim Hinzufügen eines Benutzers zu einem Team können Sie festlegen, ob das Team für diesen Benutzer ein primäres Team ist. Wenn dies aktiviert ist, erscheinen Arbeitsaufträge für das Team sowohl in 'Mein Posteingang' als auch in 'Posteingang des Teams'.

Wenn es deaktiviert ist, sind die Tickets weiterhin sichtbar, werden aber im 'Sonstige Teams' Tickets'-Posteingang angezeigt.

Wenn Sie das Benachrichtigungsfeld aktivieren, wird eine E-Mail-Adresse an den Benutzer gesendet, wenn Änderungen an Arbeitsaufträgen vorgenommen werden, wie Statusänderungen oder neue Zuweisungen.

Berechtigungen können auch auf die folgende Option gesetzt werden:

• Voll - Damit ist es möglich, den Benutzer als Verantwortlicher für die Arbeitsaufträge innerhalb des Teams auszuwählen
• Beschränkt - Der Benutzer kann nicht als Verantwortlicher festgelegt werden, kann aber die Arbeitsaufträge für das Team einsehen und bearbeiten
• Beobachter - Der Benutzer kann nicht als Verantwortlicher festgelegt werden und kann nur die Arbeitsaufträge für das Team sehen

Um die Einstellungen für ein Teammitglied zu ändern, öffnen Sie das Team, wählen Sie das Teammitglied aus, das Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie Bearbeiten. Teammitglieder können auch aus einem Team entfernt werden, indem Sie sie auswählen und klickenEntfernen.