Wie man Themen im HelpDesk einrichtet

In diesem Artikel erfahren Sie, warum Sie Themen verwenden sollten und wie Sie sie im Dalux FM HelpDesk-Modul einrichten.

Basierend auf Standort und Thema können HelpDesk-Tickets automatisch verteilt und dem zuständigen Facility Manager zugewiesen werden. Dies bedeutet besseren und schnelleren Service, da Tickets von Anfang an von der richtigen Person geleitet und bearbeitet werden.

Dalux FM kann auch Tickets basierend auf verschiedenen Assets oder Raumtypen verteilen.

Themen im HelpDesk können in Kategorien gruppiert werden, sodass es Berichterstattern leichter fällt, das gesuchte Thema zu finden.

Themen werden als Symbolkarten für den Berichterstatter verwendet, wenn er ein Ticket über die Desktop- oder Mobile-App erstellt. Themen können den Informationsfluss leiten, um die Verteilung von Tickets basierend auf Thema und Standort des Tickets zu automatisieren.

Zum Beispiel möchten Sie vielleicht, dass Tickets zur 'Heizung und Belüftung' zum Hausmeister gehen und Tickets zur 'Reinigung' an das Reinigungspersonal.

Wie man Themen einrichtet

Themen finden Sie in: Einstellungen HelpDesk 'Themen'.

Dies listet die aktuellen Themen und Gruppen für Ihre Instanz auf. Standardmäßig sind Themen nicht gruppiert.

In der Themenkonfiguration können Sie:

• Erstellen: Verwenden Sie dies, um eine neue Gruppe, ein neues Thema oder einen neuen Link zu erstellen.
• Bearbeiten: Bearbeiten Sie ein Thema oder eine Gruppe.
• Löschen: Wenn ein Thema gelöscht wird, werden Tickets, die dieses Thema verwenden, nicht gelöscht. Sie bleiben im HelpDesk-Modul mit dem Themennamen im Titel erhalten.
• Thema verschieben: Wählen Sie ein Thema aus und entfernen Sie es oder verschieben Sie es in eine andere Gruppe.
• Bestellen: Bestellen Sie die Themen-Gruppen oder die Reihenfolge der nicht gruppierten Themen

Wenn Sie viele Themen haben, können Sie Suche verwenden.

Die Auftrag beeinflusst sowohl die Liste hier als auch die Auftrag im HelpDesk-Portal.

So erstellen Sie eine neue Themen-Gruppe

Um eine neue Themen-Gruppe zu erstellen, klicken Sie Erstellen Gruppe. Dies öffnet ein neues Fenster, in dem Sie Ihre Themen-Gruppe erstellen können.

Der Name und das Symbol werden im HelpDesk-Portal angezeigt. Die Beschreibung wird nur im Einrichtungsbildschirm angezeigt.

Nachdem die Themen-Gruppe erstellt wurde, können Sie im Fenster der Themen-Gruppe direkt neue Themen oder Links erstellen.

Wie man ein neues Thema erstellt

Um ein neues Thema zu erstellen, klicken Sie auf Erstellen Thema und ein leeres Thema wird angezeigt:

Name und Beschreibung

Name - Dies ist der Name, den der Berichterstatter sieht, wenn er ein neues Ticket anmeldet, und er wird Teil des Ticketnamens. Wenn der Name des Themas geändert wird, werden alle Tickets, die dieses Thema verwenden, ebenfalls umbenannt. Es wird empfohlen, dies so kurz und relevant wie möglich zu halten.

Symbol - Dies ist das Symbol, das der Berichterstatter sieht, wenn er ein Ticket meldet. Klicken Sie auf das Symbol, um es zu ändern und in der Symbolbibliothek zu suchen.

Beschreibung - Dies ist die Beschreibung, die der Berichterstatter sieht, wenn er mit der Maus über das Symbol fährt, während er ein Thema aus dem HelpDesk-Portal auswählt.

Sie können wählen, ob das Thema eine Beschreibung und ein Foto erfordert, bevor ein Ticket gesendet werden kann.

Verantwortlicher für Tickets

Dieser Abschnitt gibt an, welche Gebäude und Grundstücke mit diesen Themen verknüpft werden können und wer für das Ticket bei der Erstellung verantwortlich ist. Es wird zusammen mit dem Abschnitt 'Thema gilt für' unten verwendet.

Sie können ein zuständiges Team für Tickets bestimmen, indem Sie alle oder spezifische Gebäude und Grundstücke auswählen. Wenn spezifische Optionen gewählt werden, gilt das Thema nur für Tickets für die ausgewählten Gebäude/Grundstücke.

Wenn Sie auf das -Symbol neben dem Verantwortlicher klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem der Verantwortliche ausgewählt werden kann.

Sie können auswählen, welches Team und welches Mitgliedsteam automatisch als Verantwortlicher ausgewählt werden, wenn ein Ticket erstellt wird.

Arbeitsauftrags-Einstellungen gelten, wenn ein Ticket in einen Arbeitsauftrag umgewandelt wird. Sie können die Standardfrist und Priorität festlegen. Wenn Ihre FM-Instanz über mehrere Arbeitsauftragsvorlagen verfügt, können Sie auch auswählen, welche Vorlage verwendet werden soll.

Es kann auch eine Checkliste hinzugefügt werden, die an den aus dem Ticket erstellten Arbeitsauftrag angehängt wird.

Verwenden Sie Arbeitsauftrag automatisch erstellen, um automatisch einen Arbeitsauftrag zu erstellen, wenn ein Ticket zu diesem Thema erstellt wird (erfordert das O&M Pro-Modul).

Verwenden Sie Automatische Bestellung an Lieferant, um automatisch eine Bestellung an einen Lieferant zu senden, wenn ein Ticket zu diesem Thema erstellt wird (erfordert das O&M Pro-Modul). Bei Verwendung der Option können Sie auch den Lieferant auswählen.

Verantwortlicher für Tickets in spezifischen Gebäuden

Wenn Sie 'Spezifische Gebäude' oder 'Spezifische Grundstücke' ausgewählt haben, können Sie Gruppen von Gebäuden/Grundstücken erstellen, auf die diese Einstellungen angewendet werden sollen.

Dies wird unten im Fenster vorgenommen.

Sie können Regionen verwenden oder spezifische Gebäude auswählen. Weitere Informationen zu Benutzerregionen finden Sie in diesem Artikel: Benutzerrollen und Regionen

Jede Gruppe ausgewählter Gebäude/Grundstücke wird in einer Listenansicht angezeigt, in der Sie Hinzufügen neue, Bearbeiten vorhandene, und Entfernen Sie.

Klicken Sie auf 'OK', um die Liste zu verlassen und zu speichern, oder auf 'Abbrechen', um ohne Speichern zu verlassen.

Themen auf bestimmte Standorte beschränken

Wenn Sie Themen auf bestimmte Standorte oder Assets beschränken möchten, können Sie dies im Bereich 'Thema gilt für' tun. Mindestens einer muss ausgewählt werden, bevor Sie das Thema speichern können.

Das Thema ist dem Berichterstatter nur verfügbar, wenn es mit den hier getroffenen Auswahlen übereinstimmt.

Gebäude

Wenn Sie diese Option auswählen, kann das Thema in Gebäuden platziert werden. Sie können alle Gebäude auswählen oder bestimmte auswählen.

Grundstücke

Wenn Sie diese Option auswählen, kann das Thema auf Grundstücken platziert werden. Sie können alle Grundstücke auswählen oder bestimmte auswählen.

Räume

Wenn Sie diese Option auswählen, kann das Thema in spezifischen Räumen platziert werden.

• Alle Raumtypen: Das Thema kann auf alle Räume angewendet werden, die zu den ausgewählten Gebäuden gehören
• Spezifische Raumtypen: Das Thema kann nur auf Räume eines spezifischen Raumtyps angewendet werden, die zu den ausgewählten Gebäuden gehören

Assets

Wenn Sie diese Option auswählen, können Tickets mit diesem Thema auf einem Asset platziert werden.

• Alle Klassifizierungen: Das Thema kann auf alle Assets angewendet werden, die zu den ausgewählten Gebäuden und/oder Grundstücken gehören
• Spezifische Klassifizierungen: Das Thema kann nur auf ausgewählte Asset-Klassifizierungen angewendet werden, die zu den ausgewählten Gebäuden und/oder Grundstücken gehören

So fügen Sie Themen zu Gruppen hinzu

Um Themen zu Gruppen hinzuzufügen, wählen Sie ein Thema aus der Liste aus und klicken Sie Thema verschieben, dann wählen Sie eine Gruppe aus, in die das Thema verschoben werden soll.

Wie man einen externen Link erstellt

Sie können HelpDesk-Themen einrichten, die auf externe Seiten verlinken. Dies kann HelpDesk-Berichterstattern helfen, schnell auf relevante Websites zuzugreifen, wie beispielsweise Anmeldeseiten für Veranstaltungen, die Unternehmenswebsite oder Intranet-Seiten.

Um einen neuen Link zu erstellen, klicken Sie Erstellen Link

Sie können eine URL für alle Gebäude oder Grundstücke festlegen oder spezifische URLs für verschiedene Gebäude angeben.

Beim Melden über die HelpDesk-App wird für Links ein Symbol angezeigt (), und der Berichterstatter erhält eine Nachricht, dass er die App gleich verlassen wird.