Wie man Unternehmen für das Lieferantenportal einrichtet

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Unternehmen für das Lieferantenportal erstellen und einrichten.

Wir erklären, wie Sie neue Unternehmen erstellen und deren Berechtigungen für Standorte, Assets und Arbeitsaufträge festlegen.

Das Lieferantenportal wird verwendet, um einfach zu kommunizieren und Arbeitsaufträge an externe Unternehmen zu senden.

Wie man ein neues Unternehmen erstellt

Um Unternehmen zu erstellen, gehen Sie zu:

Einstellungen Allgemeine Einstellungen Stammdaten: 'Unternehmen'

Dies öffnet das 'Unternehmen'-Fenster.

In diesem Fenster können Sie:

• Unternehmen hinzufügen - Ein neues Unternehmen direkt in Dalux FM erstellen
• Unternehmen anzeigen - Ein bestehendes Unternehmen anzeigen (und bearbeiten) 
• Ansicht nach Excel exportieren - Die Daten in eine Tabellenkalkulation exportieren
• Mehr - In diesem Menü können Sie Unternehmen löschen oder Daten importieren/exportieren

Um ein neues Unternehmen zu erstellen, klicken Sie auf Unternehmen hinzufügen.

Die Stammdaten für ein Unternehmen sind Name, Hauptdaten und Kontaktinformationen. Füllen Sie so viele Informationen wie möglich aus, um die Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen zu erleichtern.

Disziplin und Unternehmenstyp

Disziplin wird verwendet, um zu bestimmen, welchen Typ von Unternehmen Sie hinzufügen. Dies ist ein Metadatenfeld. Sie können Disziplinen in Einstellungen Allgemeine Einstellungen Stammdaten: 'Disziplin'

Sie können für dasselbe Unternehmen keine, eine oder mehrere Disziplinen auswählen.

Der Unternehmenstyp bestimmt, welche Einstellungen Sie für das Unternehmen steuern.

Sie können für dasselbe Unternehmen keine, eine oder mehrere Unternehmenstypen auswählen.

Sie können wählen zwischen:

• Installer - Wird als Metadaten verwendet, um das Unternehmen als Installer zu kennzeichnen
• Service supplier - Wird als Metadaten verwendet, um das Unternehmen als Serviceanbieter zu kennzeichnen
• Produzent - Kann als Produzent bei Produkten ausgewählt werden
• Lieferant - Der Lieferant zeigt alle Berechtigungseinstellungen an.

Ein Unternehmen muss als 'Lieferant' gesetzt sein, bevor die Benutzer des Unternehmens das Portal nutzen können.

Wenn ein Unternehmen als 'Lieferant' eingestellt wird, ändert sich das Unternehmensfenster und Sie erhalten die folgenden Optionen:

• Region
• Lieferantenportal-Einstellungen
• Verteilung von Arbeitsaufträgen
• Berechtigungen
• Benutzer

Region

Im Bereich „Regionen“ können Sie steuern, auf welche Regionen, Gebäude und/oder Grundstücke der Lieferant Zugriff hat. Benutzer erhalten eine Warnung, wenn sie versuchen, einen Arbeitsauftrag an einen Lieferanten außerhalb ihrer zugewiesenen Region/Gebäude/Grundstück zu vergeben.

Standardmäßig hat ein Lieferant Zugriff auf alle Gebäude und Grundstücke. 

Wenn Sie diese einschränken müssen, klicken Sie auf 'Spezifische Gebäude und Grundstücke'. Wenn Sie dies tun, müssen Sie mindestens eine Region, ein Gebäude oder eine Parzelle auswählen. 

Klicken Sie auf das -Symbol neben einem davon, um fortzufahren.

Ein neues Fenster wird geöffnet. Wenn Sie Regionen auswählen, können Sie eine Region aus der Listenansicht auswählen. Wenn Sie Gebäude oder Grundstücke auswählen, können Sie diese entweder in einer Kartenansicht oder einer Listenansicht auswählen.

In der Kartenansicht können mehrere Einträge durch Gedrückthalten von STRG und Klicken ausgewählt werden.

In der Listenansicht können Sie mit STRG- oder UMSCHALT-Klick mehrere Einträge auswählen.

Verwenden Sie die /-Symbole, um die Einträge von auswählbar zu ausgewählt zu verschieben.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf 'Auswählen', um Ihre Auswahl zu speichern.

Lieferantenportal-Einstellungen

Im Einstellungsbereich des Lieferantenportals können Sie Folgendes steuern:

• QR-Check-in ein- oder ausschalten
• Umschalten, ob der Kunde Aufgaben vor dem Schließen genehmigen muss
• Umschalten, ob der Kunde den erwarteten Preis vom Lieferanten genehmigen muss
• Ob Lieferanten Zugriff auf Standorte haben oder nicht

QR-Check-in

Sie können den QR-Check-in für den Lieferanten ein- oder ausschalten. Der QR-Check ermöglicht dem Lieferanten, beim Beginn und Ende der Arbeit einen QR-Code im Gebäude zu scannen. Dies wird mit der Zeiterfassung verwendet, um nachzuverfolgen, wie viel Zeit für die Aufgabe verwendet wurde.

QR-Codes müssen für Assets oder Räume generiert werden. Sie können in diesen Artikeln mehr über QR-Codes lesen: QR-Codes für Räume in Dalux FM oder QR-Codes für Assets in FM.

Aufgaben müssen genehmigt werden

Wenn diese Einstellung verwendet wird, muss der Kunde (die Person, die einen Auftrag an einen Lieferanten erstellt, oft die Instanz-Benutzer) den Arbeitsauftrag genehmigen, bevor er geschlossen werden kann. Standardmäßig ist diese Einstellung aktiviert.

Wenn Sie diese Einstellung deaktivieren, kann der Lieferant die Arbeitsaufträge selbst schließen.

Erwarteter Preis muss genehmigt werden

Administratoren können festlegen, ob ein Preis von jedem Lieferanten genehmigt werden muss. Wenn die Option 'Erwarteter Preis muss genehmigt werden' für einen Lieferanten in den Unternehmenseinstellungen aktiviert ist, muss der Lieferant jeden angeforderten Preis vom verantwortlichen Benutzer auf dem Arbeitsauftrag genehmigen lassen, bevor der Arbeitsauftrag gestartet wird.

Zugriff auf Standort

Sie können festlegen, ob der Lieferant Zugriff auf das Standorte-Modul haben soll. Der Lieferant hat Zugriff auf die Karten- und Listenansicht der Gebäude.

Der Lieferant hat nur Zugriff auf die in den Regionseinstellungen festgelegten Regionen/Gebäude/Grundstücke.

Verteilung von Arbeitsaufträgen

In der Verteilung von Arbeitsaufträgen können Sie steuern, ob Arbeitsaufträge zuerst an einen Dispatcher gehen sollen.

Wenn Sie einen Dispatcher aktivieren, müssen Sie festlegen, welcher Benutzer der Dispatcher ist. Der Dispatcher muss ein Unternehmensadministrator sein.

Sie können außerdem 'Arbeitsaufträge müssen vom Disponenten genehmigt werden' aktivieren. Das bedeutet, dass nur der Disponent die Arbeitsaufträge genehmigen kann, bevor sie an den Kunden zurückgegeben werden.

Berechtigungen

Sie können benutzerdefinierte Berechtigungen für Assets & Produkte, Dokumente und Zeichnungen erstellen.

Sie können Lieferanten die Berechtigung erteilen, Inhalte entweder anzuzeigen oder zu bearbeiten; Sie müssen die Anzeigeberechtigung vor der Bearbeitung erteilen.

Zugriff kann auf alle Artikel, keine oder nur bestimmte gewährt werden.

Standardmäßig haben Lieferanten keinen Zugriff auf Inhalte.

Um bestimmte Inhalte festzulegen, aktivieren Sie 'Benutzerdefiniert' und klicken Sie dann auf das -Symbol. 

Ein neues Fenster wird geöffnet, und Sie wählen einen oder mehrere Artikel aus.  Sie können die Spalte für Klassifizierung verwenden, um die Inhalte zu filtern.

Wenn Sie Ihre Assets ausgewählt haben, klicken Sie auf 'Bestätigen'.

Zugriff auf Zeichnungen

Dies gibt dem Lieferanten Zugriff auf Zeichnungen, die Gebäuden hinzugefügt wurden. Bei Verwendung von BIM-Modellen hat der Lieferant auch Zugriff auf jedes Modell, das zum Gebäude hochgeladen wurde.

Zeichnungen können manuell hinzugefügt oder in Dalux FM importiert werden.

Benutzer

Im Bereich 'Benutzer' können Sie Benutzer zum Unternehmen hinzufügen. Wenn ein Benutzer hier hinzugefügt wird, kann er auf das Lieferantenportal zugreifen.

Um einen Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie eine E-Mail-Adresse ein.

Beim Hinzufügen von Benutzern können Sie deren Position angeben und festlegen, ob der Benutzer Administrator für das Unternehmen sein soll.

Ein Unternehmensadministrator kann unternehmensgesteuerte Einstellungen wie die Weiterleitung von Arbeitsaufträgen und den Disponenten bearbeiten sowie alle Arbeitsaufträge aller Mitarbeiter ansehen und bearbeiten.

Wenn Sie einen Benutzer hinzufügen, der noch kein Dalux-Konto hat, müssen Sie außerdem einen Namen eingeben.

Sie können eine Telefonnummer, eine Position hinzufügen und deren Administratorrechte festlegen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf 'Erstellen', um den Benutzer zum Unternehmen hinzuzufügen.