So richten Sie das Budget-Modul ein

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie das Budget-Modul von Dalux FM aktivieren und einrichten.

Das Budget-Modul von Dalux FM ermöglicht das Nachverfolgen von Ausgaben für Arbeitsaufträge und wiederkehrende Arbeitsaufträge sowie von Rechnungen, Budgets, Konten und zukünftigen geplanten Ausgaben über den 30-Jahres-Plan.

Budget-Modul aktivieren

Um das Budget zu aktivieren, gehen Sie zu:

Einstellungen Operations & maintenance Ökonomie'Aktivieren'

Rechnungen und Lagerhaltung aktivieren

Sobald das Budget-Modul aktiviert ist, können der Dalux-Administrator und der Budget-Administrator Rechnungen und die Inventarverwaltung aktivieren. Dies erfolgt über:

Einstellungen Operations & maintenanceÖkonomie'Rechnungen' und 'Lagerhaltung''Aktivieren'

Benutzerrollen für das Budget

Berechtigungen für das Budget-Modul können über Benutzerrollen gesteuert werden. Für ein besseres Verständnis von Benutzerrollen und Berechtigungen sowie davon, wie Sie Benutzerrollen einrichten, können Sie diesen Artikel lesen:Benutzerrollen und Regionen.

Die Berechtigungen der Budget-Benutzerrolle sind:

• Zugriff auf das Budget: Benutzer können das Budget-Modul und alle Budgets mit zugehörigen Arbeitsaufträgen, dem 30-Jahres-Plan und allen Projekten anzeigen.
• Administrator für das Modul: Benutzer können Budgets, Konten und Projektpläne in den Einstellungen erstellen und löschen. Sie können auch die Funktionen Rechnungen und Inventarverwaltung aktivieren und deaktivieren. 
• Zugriff auf Projekte: Benutzer können Projekte im Budget-Modul ansehen und bearbeiten. 
• Projekte bearbeiten: Benutzer können Projekte und Phasen in den Einstellungen erstellen und löschen sowie Projekte im Budget-Modul erstellen, löschen und bearbeiten.

Benutzerrollen für Rechnungen

Berechtigungen für die Rechnungsfunktion können über Benutzerrollen unter Arbeitsaufträgen gesteuert werden.

• Zugriff auf Arbeitsaufträge: Benutzerrollen, die Rechnungen erstellen können sollen, müssen Zugriff auf dieses Modul haben.
• Rechnung bearbeiten: Dadurch kann diese Benutzerrolle Rechnungen erstellen, bearbeiten und löschen.
• Freigabelimit: Dies legt ein Limit für den 'Netto-Betrag' einer Rechnung fest, den diese Benutzerrolle freigeben und bezahlen kann.

Konten

Konten fungieren als Brücke zwischen Budgets und Arbeitsaufträgen/Rechnungen. Sie sind eine langfristige Funktion, die typischerweise die Finanzen über mehrere Jahre verfolgt.

Daten erstellen: Klicken Sie hier, um die Kontodaten über eine Tabellenkalkulation zu importieren.

Vorlage erhalten: Klicken Sie hier, um die Vorlage zum Importieren von Daten herunterzuladen. Achten Sie darauf, keine Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen, da der Import sonst fehlschlägt.

Verwendung eines Kontos ist für alle Arbeitsaufträge verpflichtend: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn alle Arbeitsaufträge ein Konto haben müssen, bevor sie mit erwarteten Kosten erstellt werden können.

>Erstellen: Ein neues Konto manuell erstellen. Siehe unten.

Bearbeiten: Wählen Sie ein Konto aus und klicken Sie hier, um den Inhalt zu bearbeiten.

Löschen: Wählen Sie ein Konto aus und klicken Sie, um es zu löschen. Diese Aktion ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.

So erstellen Sie Konten

Um ein Konto zu erstellen, gehen Sie zu:

Einstellungen Betrieb und Wartung Ökonomie'Konten'Erstellen

Name: Dieser Name identifiziert das Konto, wenn es aus einem Arbeitsauftrag oder einer Rechnung ausgewählt wird.

Hauptdaten

• Kontonummer: Diese ist sichtbar beim Auswählen des Kontos auf dem Mobilgerät und wird zur Sortierung und Berichterstattung verwendet.
• Kann für Rechnungen verwendet werden: Gibt an, ob dieses Konto beim Erstellen einer Rechnung ausgewählt werden kann.
• Kann für das Budget verwendet werden: Gibt an, ob dieses Konto einem Budget zugeordnet werden kann.
• Beschreibung: Eine kurze Beschreibung des Kontos, die dabei hilft, dessen Zweck zu identifizieren.

Region

• Alle Gebäude und Grundstücke: Wenn diese Option ausgewählt ist, gibt es keine Einschränkungen für die Verwendung dieses Kontos.
• Bestimmte Gebäude und Grundstücke: Wenn diese Option ausgewählt ist, können Sie das Konto auf bestimmte Regionen, Gebäude und Grundstücke beschränken, sodass nur Arbeitsaufträge aus diesen Standorten mit diesem Konto verknüpft werden können.

Platzierung

Dies zeigt die Hierarchie der Konten und deren jeweiligen Standorte an. Die gesamte Hierarchie wird beim Auswählen des Kontos in einem Arbeitsauftrag oder einer Rechnung angezeigt.

Wenn ein Konto ein weiteres Konto enthält, wird es in einen Ordner umgewandelt und kann nicht ausgewählt werden; es kann nur als Teil der Ordnerstruktur verwendet werden.

Klicken Sie auf das Konto oder den Ordner, um es neu zu positionieren.

Budget

Budgets müssen innerhalb des Budget-Moduls erstellt werden. Sie sind die Hauptstruktur unter 'Budget-Nachverfolgung' und erfassen die Finanzen nur innerhalb der festgelegten Start- und Enddaten. 

Hinzufügen: Erstellen Sie manuell ein neues Budget. Siehe unten.

Bearbeiten: Wählen Sie ein Budget aus und klicken Sie hier, um den Inhalt zu bearbeiten und Posten hinzuzufügen. Siehe unten.

Löschen: Wählen Sie ein Budget aus und klicken Sie, um es zu löschen. Diese Aktion ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Duplizieren: Wählen Sie ein Budget aus und klicken Sie hier, um eine Kopie davon zu erstellen.

So erstellen Sie ein Budget

Um ein Budget zu erstellen, gehen Sie zu:

Einstellungen Betrieb und Wartung Ökonomie'Budget'Erstellen.

• Name: Dies identifiziert das Budget und ist in 'Budget-Nachverfolgung' sichtbar.
• Status: Dieser kann aktiv oder inaktiv sein. Nur aktive Budgets können innerhalb von Konten ausgewählt werden und sind im Budget-Modul sichtbar.
• Start und Enddatum: Dieses Budget kann Arbeitsaufträge und Rechnungen nur innerhalb des Start- und Enddatums verfolgen.

So bearbeiten Sie ein Budget

Um ein Budget zu bearbeiten, gehen Sie zu:

Einstellungen Betrieb und Wartung Ökonomie'Budget'Bearbeiten.

Für den Namen, Status, Startdatum und Enddatum verweisen Sie auf den Abschnitt oben unter 'Wie man Budget erstellt'.

Posten

Hinzufügen: Erstellen Sie einen neuen Budgetpost. Siehe unten.

Bearbeiten: Wählen Sie einen Budget-Posten aus und klicken Sie hier, um den Inhalt zu bearbeiten. 

Löschen: Wählen Sie einen Budget-Posten aus und klicken Sie, um ihn zu löschen. Diese Aktion ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.

So fügen Sie Posten zu einem Budget hinzu

Posten werden verwendet, um Konten und Projektplänen Mittel zuzuweisen. Um einen Budget-Posten hinzuzufügen, gehen Sie zu:

Einstellungen Betrieb und Wartung ÖkonomieBudget'BearbeitenHinzufügen.

Name: Der Name dient zur Identifizierung des Postens unter dem Budget und zu Sortierzwecken.

Hauptdaten

• Konto: Wählen Sie das Konto aus, das mit diesem Budget verknüpft ist. 
• Projektplan: Wählen Sie den Projektplan aus, der mit diesem Budget verknüpft ist.
• Budgetbetrag: Geben Sie den dem Budget und/oder Projektplan zugewiesenen Betrag ein. Die Währungsangabe ist an die FM-Instanz gebunden und kann nur von Dalux geändert werden. Kontaktieren Sie den Support, falls dies der Fall ist.
• Beschreibung: Eine kurze Beschreibung des Postens, die dabei hilft, dessen Zweck zu identifizieren.

Region

• Alle Gebäude und Grundstücke: Wenn diese Option ausgewählt ist, gibt es keine Einschränkungen für die Verwendung dieses Postens.
• Bestimmte Gebäude und Grundstücke: Wenn diese Option ausgewählt ist, können Sie den Posten auf bestimmte Regionen, Gebäude und Grundstücke beschränken, sodass nur Arbeitsaufträge aus diesen Standorten diesen Posten verwenden können.

Projektpläne

Projektpläne werden verwendet, um Ausgaben für ein bestimmtes Projekt oder eine einmalige Renovierung von regulären Konten zu trennen. 

Daten erstellen: Klicken Sie hier, um die Projektplandaten über eine Tabellenkalkulation zu importieren.

Vorlage erhalten: Klicken Sie hier, um die Vorlage zum Importieren von Daten herunterzuladen. Achten Sie darauf, keine Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen, da der Import sonst fehlschlägt.

Projektplan für Rechnungen und Budget verwenden: Aktivieren Sie dieses Feld, um diesen Projektplan für Rechnungsstellung und Budgetierung verfügbar zu machen.

Auswahl eines Projektplans ist für alle Aufgaben/Rechnungen verpflichtend: Aktivieren Sie diese Felder, wenn alle Aufgaben/Rechnungen einen Projektplan haben müssen, bevor sie mit erwarteten Kosten erstellt werden können.

Erstellen: Erstellen Sie manuell einen neuen Projektplan. Siehe unten.

Bearbeiten: Wählen Sie einen Projektplan aus und klicken Sie hier, um den Inhalt zu bearbeiten.

Löschen: Wählen Sie einen Projektplan aus und klicken Sie, um ihn zu löschen. Diese Aktion ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Projektplan erstellen

Um einen Projektplan zu erstellen, gehen Sie zu

Einstellungen Betrieb und Wartung Wirtschaftlichkeit‚Projektplan‘Erstellen. 

Hauptdaten

• Name: Dies identifiziert den Projektplan, wenn er aus einem Budget-Posten ausgewählt wird.
• Projektplan-ID: Wird für Filterung und Sortierung verwendet.
• Beschreibung: Diese beschreibt kurz den Projektplan, um dessen Zweck zu identifizieren.
• Kann für Rechnungen verwendet werden: Gibt an, ob dieser Projektplan beim Erstellen einer Rechnung ausgewählt werden kann.
• Kann für das Budget verwendet werden: Gibt an, ob dieser Projektplan einem Budget zugeordnet werden kann.

Region

• Alle Gebäude und Grundstücke: Wenn diese Option ausgewählt ist, gibt es keine Einschränkungen, wo dieser Projektplan verwendet werden kann.
• Bestimmte Gebäude und Grundstücke: Wenn diese Option ausgewählt ist, können Sie den Projektplan auf bestimmte Regionen, Gebäude und Grundstücke beschränken, sodass nur Arbeitsaufträge aus diesen Standorten mit diesem Projektplan verknüpft werden können.

Platzierung

Dies zeigt die Hierarchie der Projektpläne und deren jeweiligen Standorte an. Die gesamte Hierarchie wird beim Auswählen des Projektplans in einem Arbeitsauftrag oder einer Rechnung angezeigt.

Wenn ein Projektplan einen anderen Projektplan enthält, wird er in einen Ordner umgewandelt und kann nicht ausgewählt werden. Er kann nur als Teil der Ordnerstruktur verwendet werden.

Klicken Sie auf den Projektplan oder den Ordner, um ihn neu zu positionieren.

Rechnungen

Wenn Rechnungen aktiviert sind, wird eine neue Funktion zu Arbeitsaufträgen und wiederkehrenden Arbeitsaufträgen hinzugefügt, die es Benutzern ermöglicht, Konten und Projektpläne zu verknüpfen.

Es können auch Rechnungen hinzugefügt werden, um den in Rechnung gestellten Betrag detaillierter zu verfolgen.

Wenn die Abrechnung abgeschlossen ist, wird der Rechnungsbetrag über die Spalte 'belastet' unter 'Budget-Nachverfolgung' nachverfolgt.

Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie Rechnungen erstellen: Wie Sie das Budget-Modul verwenden

Lagerhaltung

Die Inventarverwaltung ermöglicht Ihnen, Ihre Artikel und Lagerräume unter Assets zu verwalten.

Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie Artikel und Lagerräume verwalten:Wie man die Lagerhaltung einrichtet.