Wie man Arbeitsaufträge auf mobilen Geräten erstellt

Dieser Artikel beschreibt, wie Arbeitsaufträge in der mobilen Dalux FM-App erstellt und direkt an Ihr Wartungsteam oder externe Lieferanten weitergeleitet werden können.

Wie man einen neuen Arbeitsauftrag erstellt

Es gibt drei Optionen, um neue Arbeitsaufträge zu erstellen:

• von der Arbeitsaufträge Registerkarte,
• aus Standorte, oder
• durch das Scannen eines QR-Code.

Aus dem Tab Arbeitsaufträge

Gehen Sie zur Arbeitsaufträge Registerkarte in der DaluxFM App und klicken Sie auf das Symbol in der unteren rechten Ecke. Ein Formular für einen neuen Arbeitsauftrag öffnet sich sofort. Im Formular können Sie den Standort für diesen Arbeitsauftrag festlegen.

Aus dem Tab Standorte

In Standorte, können Sie einen Arbeitsauftrag direkt auf der Karte platzieren, wenn er nicht mit einem Gebäude oder Grundstück verbunden ist. Um einen Arbeitsauftrag direkt auf der Karte zu erstellen, tippen Sie auf dessen Standort auf der Karte und wählen Sie Erstellen 'Arbeitsauftrag'.

Wenn der Arbeitsauftrag sich auf ein Gebäude bezieht oder auf einem spezifischen Grundstück abgeschlossen werden soll, wählen Sie das Gebäude/Grundstück aus der Karte oder der Listenansicht, um einen damit verbundenen Arbeitsauftrag zu erstellen.

Für das Erstellen eines Arbeitsauftrags für ein bestimmtes Gebäude tippen Sie entweder auf das Gebäude in der Kartenansicht und wählen 'Erstellen' 'Arbeitsauftrag' oder erstellen Sie ihn aus der Listenansicht wie folgt:

Gebäude auswählen Arbeitsaufträge

Wenn der Arbeitsauftrag an einem Standort platziert ist, der sich auf einem Grundstück befindet, wird diese Information automatisch in den Daten des Arbeitsauftrags enthalten sein.

Sie können auch einen Arbeitsauftrag aus einem auf der Karte oder in einem Gebäude platzierten 360-Bild erstellen. Dabei wird die Platzierung des Bildes zum Arbeitsauftrag-Formular hinzugefügt.

Durch Scannen eines QR-Codes

Wenn es QR-Codes für entweder Assets oder Räume in Ihrem Projekt gibt, können Sie diese scannen und einen Arbeitsauftrag erstellen, der direkt mit dem Asset oder Raum verbunden ist, ohne den Standort manuell festlegen zu müssen. Führen Sie dies aus, indem Sie auf QR-Code scannen Arbeitsauftrag erstellen.

Das Arbeitsauftrag-Formular

Beim Erstellen eines neuen Arbeitsauftrags müssen Sie das dazugehörige Formular mit allen relevanten Informationen ausfüllen. Dieses Formular kann von Ihrem Administrator eingerichtet und geändert werden und kann daher in Ihrem Projekt unterschiedlich aussehen.

Die folgenden Informationen sind vordefiniert und können ein- und ausgeschaltet werden, es kann jedoch benutzerdefinierte Felder geben, die hier nicht angezeigt werden.

• Arbeitsauftragstitel: Der Titel Ihres Arbeitsauftrags, der in Push-Benachrichtigungen und in der Übersicht angezeigt wird.
• Status: Dieser beschreibt den Status des Arbeitsauftrags. Er wird automatisch auf 'Neu' für neue Arbeitsaufträge gesetzt, kann aber geändert werden. Er wird verwendet, um sich einen Überblick über offene und abgeschlossene Arbeitsaufträge zu verschaffen.
• Arbeitsauftragsvorlage: Wenn Ihr Arbeitsauftrag von der Standardvorlage abweicht, können Sie hier eine andere Arbeitsauftragsvorlage auswählen.
• Beschreibung: Beschreiben Sie den Arbeitsauftrag hier genauer, damit der Empfänger das Problem genau versteht und es schnell abschließen kann.
• Foto aufnehmen/Fotobibliothek: Fügen Sie Bilder hinzu, indem Sie sie vor Ort aufnehmen oder von Ihrem mobilen Gerät hochladen.

Platzierung: Definieren Sie den genauen Ort, an dem der Arbeitsauftrag durchgeführt werden soll. Wenn Sie den Arbeitsauftrag aus dem Standorte-Tab erstellen oder einen QR-Code scannen, ist er bereits ausgefüllt und kann nach Bedarf geändert werden.
Wenn der Arbeitsauftrag mit einem Gebäude verknüpft ist, wählen Sie Auf Gebäude platzieren und wählen Sie einen Raum und/oder eine Anlage, um ihn mit dem Arbeitsauftrag zu verknüpfen. 'Raum' ermöglicht es Ihnen auch, die Position manuell auf einer Zeichnung zu platzieren.

Wenn der Arbeitsauftrag nicht mit einem Gebäude verbunden ist, wählen Sie Auf Karte platzieren und platzieren Sie ihn manuell. Wenn die gewählte Platzierung auf einem Grundstück liegt, wird diese Information automatisch im Arbeitsauftrag gespeichert.

Zuweisung: Wählen Sie aus, wer für die Ausführung des Arbeitsauftrags verantwortlich ist. Wenn es Ihr internes Team ist, wählen Sie das Team und die verantwortliche Person dafür. Sie werden benachrichtigt und müssen Ihnen Bericht erstatten. Wenn es ein externer Lieferant ist, wählen Sie den Lieferanten aus der Liste und optional eine Dienstleistungsvereinbarung, mit der der Auftrag verbunden ist. Fügen Sie eine interne Kontaktperson für den externen Lieferanten hinzu, die die Arbeit überwacht.

Wenn Sie eine Dienstleistungsvereinbarung auswählen, wird die dort gespeicherte Person automatisch als Verantwortlicher gesetzt.

Frist: Wenn Sie einen wiederkehrenden Arbeitsauftrag erstellen, aktivieren Sie den Schalter und definieren die Wiederholung. Sie können genau festlegen, wann der wiederkehrende Arbeitsauftrag beginnen, wann er enden und in welchem Intervall er ausgeführt werden soll. Für eine ausführlichere Erklärung lesen Sie mehr in diesem Artikel: So erstellen Sie wiederkehrende Arbeitsaufträge auf dem Desktop. Wenn der Arbeitsauftrag nicht wiederkehrend ist, definieren Sie, wann er ausgeführt werden soll.

Ganztagesereignis: Aktivieren Sie dies, wenn der Arbeitsauftrag jederzeit bis zur Frist abgeschlossen werden soll. Deaktivieren Sie dies, wenn er innerhalb eines bestimmten Zeitfensters abgeschlossen werden muss. Diese Funktion ermöglicht auch Arbeiten, die mehrere Tage erfordern.

Startdatum: Definieren Sie, wann der Auftrag frühestens abgeschlossen werden kann. Wenn unverändert, ist dies auf das aktuelle Datum gesetzt. Arbeitsaufträge, die kein Ganztagesereignis sind, haben ebenfalls ein Startdatum.

Frist: Definieren Sie, wann der Auftrag abgeschlossen sein muss. Arbeitsaufträge, bei denen die Frist überschritten ist und die noch nicht abgeschlossen wurden, werden als 'überfällig' markiert.

• Ökonomie: Schätzen Sie die erwarteten Kosten des Arbeitsauftrags und fügen Sie Artikel hinzu, die für diesen Auftrag gekauft werden müssen. Sie können auch ein Konto oder Projekt auswählen, dem die Kosten zugeordnet werden.
• Priorität: Legen Sie die Priorität Ihres Arbeitsauftrags fest.
• Arbeitsauftragstyp: Definieren Sie den Typ Ihres Arbeitsauftrags. Dies kann von Ihrem Administrator eingerichtet werden. Standardtypen, die von Dalux bereitgestellt werden, umfassen 'präventiv', 'Ersatz', 'mindernd' und 'Serviceauftrag'.
• Gesetzlich: Aktivieren Sie dies, wenn der Arbeitsauftrag aufgrund von Gesetzen oder Vorschriften obligatorisch ist.
• Garantie aufrechterhaltend: Aktivieren Sie dies, wenn der Auftrag notwendig ist, um die Garantie des Assets aufrechtzuerhalten.
• Benutzerdefinierte Felder: Ihr Administrator kann zusätzliche Felder einrichten, die ausgefüllt werden müssen.
• Checklisten: Fügen Sie eine Checkliste für die verantwortliche Gruppe hinzu, die beim Abschließen ihres Arbeitsauftrags ausgefüllt werden soll. Sie können diese Checkliste als erforderlich festlegen. Wenn Sie mehrere Platzierungen ausgewählt haben, können Sie ein Checkliste für alle Arbeiten oder eine für jede Platzierung haben.

Nachdem Sie alle erforderlichen Informationen ausgefüllt haben, können Sie den Arbeitsauftrag mit der Schaltfläche einreichen, und die ausgewählten Teams werden sofort benachrichtigt.

Arbeitsaufträge offline erstellen

Wenn vor Ort keine Internetverbindung verfügbar ist, wird empfohlen, die Dalux-App für die Offline-Nutzung vorzubereiten. Sie können alle Arbeitsaufträge und Rauminformationen herunterladen, indem Sie zu 

Mehr 'PM für Offline-Nutzung erhalten'/'Räume für Offline-Nutzung erhalten''Herunterladen'

Beim Erstellen eines Arbeitsauftrags wird dieser in der App gespeichert und automatisch versendet, sobald wieder eine stabile Internetverbindung besteht.

Arbeitsaufträge, die noch nicht versendet wurden, werden im Arbeitsaufträge-Tab im 'Postausgang' angezeigt.