Wiederkehrende Wartungsaufgaben

Einführung

Als Facility Manager müssen Sie viele wiederkehrende Aufgaben verwalten – von wöchentlichen Kontrollen bis hin zu jährlichen Inspektionen –, damit die Installationen des Gebäudes die Garantie-, Wartungs- und gesetzlichen Anforderungen erfüllen. 

Mit den wiederkehrenden Arbeitsaufträgen von Dalux FM können Sie alle geplanten Wartungsaktivitäten an einem Ort planen, zuweisen und nachverfolgen, sodass wichtige Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen und keine übersehen werden. 

Die Herausforderung

Regelmäßige Wartung ist keine einzelne Aufgabe. Sie umfasst interne Kontrollen, von Lieferanten durchgeführte Tests und regelmäßige Inspektionen durch Dritte, jeweils mit eigener Häufigkeit und eigener Verantwortlichkeit. Ohne ein klares Dashboard verliert man leicht den Überblick darüber, was wann fällig ist, und riskiert, Fristen zu verpassen oder Garantiebedingungen bzw. gesetzliche Anforderungen nicht einzuhalten.

So löst Dalux FM das Problem

Mit Dalux FM können Sie Arbeitsaufträge als wiederkehrende Veranstaltungen für Ihre Installationen einrichten – wöchentlich, monatlich oder in jeder anderen für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Häufigkeit. 

Nach der Aktivierung generiert Dalux FM jeden Arbeitsauftrag automatisch und sendet eine E-Mail-Benachrichtigung an die jeweilige Verantwortlichkeit.

Das Ergebnis

Mit Dalux FM erhalten Sie:

• Ein strukturiertes Dashboard: Sehen Sie den Status jeder wiederkehrenden Aufgabe auf einen Blick, damit nichts übersehen wird
• Auf Ihre Arbeitsweise zugeschnittenes Zeigen: ein Kalender-Zeigen für die vorausschauende Planung und ein Tagesgeschäft-Zeigen für die Koordination vor Ort
• Sicherheit bei der Einhaltung von Anforderungen: Behalten Sie Garantiebedingungen und gesetzliche Anforderungen im Griff, ohne Fristen manuell nachverfolgen zu müssen.

Wiederkehrende Wartungsaufgaben automatisieren

Das Einrichten eines wiederkehrenden Arbeitsauftrags ist unkompliziert: Wählen Sie einfach das Asset, legen Sie die Häufigkeit fest und weisen Sie ihn der richtigen Person zu.

Beispielsweise kann eine Brandmeldeanlage verschiedene wiederkehrende Aufgaben erfordern, die unterschiedlichen Verantwortlichkeiten zugewiesen sind:

• eine monatliche Funktionskontrolle durch das FM-Team
• eine halbjährliche elektrische Inspektion durch einen zertifizierten Lieferanten
• eine jährliche gesetzliche Inspektion, die von einem zugelassenen Dritten oder einer Behörde abgeschlossen wird

Dalux FM richtet nicht sofort alle zukünftigen Arbeitsaufträge ein. Stattdessen wird jeder Arbeitsauftrag auf Grundlage des festgelegten wiederkehrenden Zeitplans automatisch generiert, sobald er fällig wird. 

Die Verantwortlichkeit wird dann per E-Mail benachrichtigt. So wird sichergestellt, dass Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt eingerichtet und zugewiesen werden, ohne unnötigen manuellen Verwaltungsaufwand.

Anstatt wiederkehrende Aufgaben in Tabellen oder aus dem Gedächtnis nachzuverfolgen, bietet Ihnen Dalux FM ein Kalender-Zeigen für die vorausschauende Planung sowie ein farbcodiertes Dashboard aller wiederkehrenden Arbeitsaufträge, das den Status auf einen Blick anzeigt.

Facility Manager können das Dashboard nutzen, um Ressourcen zu planen und den Status von Aufgaben im gesamten Portfolio zu überwachen. Die farbcodierten Punkte bieten eine schnelle visuelle Statusanzeige, wobei Rot überfällige Wartungsaktivitäten hervorhebt, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Operative Teams nutzen das Tagesgeschäft-Zeigen, um genau zu sehen, was in dieser Woche oder diesem Monat fällig ist. Wenn sich die Prioritäten vor Ort ändern, können sie Zeitpläne direkt anpassen, indem sie Arbeitsaufträge per Drag-and-drop verschieben.

Ein klares, farbcodiertes Dashboard

Mit Dalux FM wird die wiederkehrende Wartung über einen strukturierten und zuverlässigen Prozess verwaltet:

• Ein strukturiertes Dashboard: Sie haben den Status der Aufgaben stets klar im Blick, damit nichts übersehen wird.
• Auf Ihre Arbeitsweise zugeschnittenes Zeigen: Das Kalender-Zeigen unterstützt Sie bei der vorausschauenden Planung, während das Tagesgeschäft-Zeigen für eine reibungslose tägliche Koordination sorgt.
• Sicherheit bei der Einhaltung von Anforderungen: Garantiebedingungen und gesetzliche Anforderungen werden rechtzeitig erfüllt, ohne dass Fristen manuell nachverfolgt werden müssen.

Dies reduziert die manuelle Nachverfolgung, verbessert die Koordination zwischen den Teams und trägt dazu bei, dass wichtige Wartungsaufgaben nie übersehen werden.