Lieferantenmanagement

Einleitung

Als Facility Manager bedeutet die Vergabe eines Beschaffungsauftrags häufig, darauf zu hoffen, dass ein Lieferant die vereinbarten Bedingungen in der Praxis einhält, wobei kaum Transparenz besteht, bis ein Problem auftritt.

Sie können die Dienstleistungsvereinbarungen von Dalux FM nutzen, um Reaktions- und Abschlussziele für jeden Lieferanten festzulegen und die Leistung direkt einzusehen, anstatt sie nur anzunehmen.

Die Herausforderung

Die Verwaltung eines großen Portfolios bedeutet, mit vielen Lieferanten in verschiedenen Gebäuden, Anlagen und Fachbereichen zu arbeiten. Wenn Sie Arbeiten bei lokalen Lieferanten beauftragen, haben Sie oft keine einfache Möglichkeit zu bestätigen, ob der Lieferant die vereinbarte Antwortzeit oder Abschlusszeit wie versprochen eingehalten hat.

Ohne eine Möglichkeit, dies zu verfolgen, bleiben Abweichungen unbemerkt, bis sie zu einem wiederkehrenden Problem oder einem Streitfall werden. Wenn Sie eigene Service-Level-Agreements (SLAs) mit Ihren Mietern haben, kann eine verpasste Frist des Lieferanten ebenso leicht zu einer nicht eingehaltenen Verpflichtung gegenüber dem Mieter werden.

So löst Dalux FM das Problem

Mit Dalux FM können Sie einer Dienstleistungsvereinbarung KPIs (Leistungskennzahlen) hinzufügen, beispielsweise die Zeit bis zur Antwort und die Zeit bis zum Abschließen. Jeder KPI verfügt über einen eigenen SLA-Schwellenwert und eine eigene Akzeptanzrate. Sie können einen KPI für jeden Arbeitsauftrag im Rahmen der Vereinbarung oder für bestimmte Assets, Gebäude oder Grundstücke festlegen. Eine Übersicht zeigt Ihnen anschließend, wie der Lieferant im Verhältnis zu diesen Schwellenwerten abschneidet – für jeden von Ihnen gewählten Zeitraum. 

Das Ergebnis

Mit Dalux FM erhalten Sie:

• Klare KPIs: Verfolgen Sie die Zeit bis zur Antwort und die Zeit bis zum Abschließen im Verhältnis zu einem Schwellenwert und einer Akzeptanzrate, die Sie pro Lieferant festlegen
• Ein klares Dashboard: Sehen Sie die Leistung des Lieferanten für jeden Zeitraum oder Umfang, ohne sie manuell zusammenführen zu müssen
• Ein Ausgangspunkt für Verhandlungen: Bringen Sie die Leistung des Lieferanten in Gespräche über Verlängerungen oder Neuverhandlungen ein – gestützt auf Daten statt auf Eindrücke

Legen Sie Antwort- und Abschlussziele für jeden Lieferanten fest

Sie können jeder Dienstleistungsvereinbarung KPIs hinzufügen, um die Leistung des Lieferanten zu überwachen, beispielsweise Antwortzeit und Abschlusszeit.

Die Zeit bis zur Antwort misst die Zeit von der Zuweisung eines Arbeitsauftrags an einen Lieferanten bis zur Annahme der Anfrage durch den Lieferanten.

Die Zeit bis zum Abschließen misst die Zeit von der Annahme bis der Arbeitsauftrag abgeschlossen und geschlossen ist.

Für jeden KPI definieren Sie einen SLA-Compliance-Schwellenwert (das erforderliche Leistungsziel), die Maßeinheit und die erforderliche Akzeptanzrate, um die Anforderungen der Vereinbarung zu erfüllen.  

Sie können einen KPI auf alle von der Vereinbarung abgedeckten Arbeitsaufträge anwenden oder ihn auf bestimmte Assets, Gebäude oder Grundstücke eingrenzen. Sie können die Leistung in Ihrem Portfolio getrennt verfolgen, beispielsweise strengere Anforderungen an die Antwortzeit für kritische Geräte im Serverraum festlegen und gleichzeitig längere Antwortzeiten für Aufgaben mit niedrigerer Priorität wie die Fensterreinigung zulassen. 

Sobald die KPIs der Dienstleistungsvereinbarungen festgelegt sind, können Sie jederzeit auf die Übersicht zugreifen, um zu sehen, wie ein Lieferant abschneidet, gefiltert nach Zeitraum und Umfang, ohne manuell Vergleiche in Tabellenkalkulationen erstellen zu müssen.

Die Übersicht bietet eine klare und konsistente Grundlage für Prüfungen von Lieferanten und Gespräche über Verlängerungen. Anstatt sich auf Erinnerungen, verstreute E-Mails oder manuelle Nachverfolgungen zu verlassen, erhalten Sie eine visuelle Übersicht über die Leistung, gemessen an den von Ihnen definierten Schwellenwerten. 

Nutzen Sie diese Erkenntnisse als Ausgangspunkt für Gespräche mit Lieferanten, Verbesserungsinitiativen und Gespräche über Verlängerungen. Die Berechnungen sollen die Leistungsverfolgung erleichtern, sollten jedoch immer mit dem Lieferanten überprüft und besprochen werden, bevor sie als Grundlage für endgültige Entscheidungen verwendet werden.

Von angenommener Compliance zu einer Lieferantenübersicht

Mit Dalux FM wird die Leistung von Lieferanten leichter messbar, verständlich und besprechbar.

• Klare KPIs: Sie erhalten eine konsistente Übersicht darüber, wie Lieferanten im Verhältnis zu den von Ihnen definierten SLA-Zielen abschneiden.
• Eine klare Übersicht über Zeiträume: Sie erhalten eine Ansicht der Leistung in Ihrem gesamten Portfolio – für jeden Zeitraum oder Umfang.
• Ein Ausgangspunkt für Verhandlungen: Diese Erkenntnisse unterstützen datengestützte Gespräche mit Lieferanten sowie bessere Entscheidungen bei Prüfungen von Dienstleistungen und Vertragsverlängerungen.