Freigaben für Änderungsanfragen auf der Baustelle

Einführung

Als Bauleiter, der an einem Renovierungsprojekt arbeitet, stellen Sie häufig fest, dass das Öffnen eines bestehenden Bauwerks etwas zum Vorschein bringt, das nicht mit den Bestandsplänen übereinstimmt, und Sie müssen direkt vor Ort eine schnelle Entscheidung treffen. Sie können Freigaben in Dalux einrichten, sodass Subunternehmer die Vereinbarung in dem Moment dokumentieren, in dem sie getroffen wird, und Sie sie auf der Baustelle bestätigen, ohne auf eine mündliche Vereinbarung ohne Dokumentation angewiesen zu sein.

Die Herausforderung

Renovierungs- und Sanierungsarbeiten bergen das Risiko, dass das, was sich hinter einer Wand, über einer Decke oder unter einer Etage befindet, nicht mit den Bestandsplänen übereinstimmt. Ein Subunternehmer öffnet das Bauwerk, bemerkt etwas Abweichendes, und Sie müssen direkt vor Ort auf der Baustelle eine Lösung vereinbaren, bevor Sie fortfahren.

Dies ist nicht immer eine Anfrage nach Information. Die Aufgabe selbst ist klar, aber es ist mehr Arbeit erforderlich oder ein anderes Material beziehungsweise eine andere Methode wird benötigt. Diese Änderung muss freigegeben werden, bevor die Arbeiten fortgesetzt werden können.

Diese Abnahme erfolgt häufig per Handschlag oder am Telefon, ohne dass etwas dokumentiert wird und wobei Details vergessen werden. Auf die Freigabe per E-Mail warten zu müssen, führt zu einem Engpass, wodurch die Arbeiten eingestellt werden, bis jemand antwortet.

Wie Dalux das Problem löst

In Dalux wird eine Freigabevorlage mit einem gemeinsamen Workflow und denselben erforderlichen Disziplinen für jede Vereinbarung verwendet, sodass jeder Subunternehmer eine Änderung auf dieselbe Weise dokumentiert. Sobald die Lösung vereinbart wurde, startet ein Subunternehmer den Freigabeprozess auf der Baustelle, indem er der Vorlage folgt.

Sie erscheint sofort in Ihrem Posteingang, sodass Sie sie direkt prüfen und freigeben können. Das bedeutet, dass der Subunternehmer die Arbeiten mit der dokumentierten Vereinbarung fortsetzen kann. Abhängig von den Vereinbarungen und Verträgen des Projekts erteilt der Projektleiter die endgültige Freigabe, wenn sich die Änderung auf Zeit oder Kosten auswirkt.

Das Ergebnis

Mit Freigaben in Dalux erhalten Sie:

• Keine Abhängigkeit von einem Handschlag: Mündliche Vereinbarungen müssen später nicht mehr nachvollzogen werden, sobald sie vor Ort dokumentiert wurden.
• Ein Prozess für jeden Subunternehmer: Für alle Gewerke auf Ihrer Baustelle gelten dieselbe Vorlage und derselbe Workflow.
• Eine dokumentierte Quelle: Sie haben etwas, auf das Sie sich bei Nachträgen, Prüfungen oder Streitigkeiten beziehen können.

Eine Vorlage für Änderungsanfragen einrichten

Das Einrichten von Freigaben beginnt mit einer Vorlage und einem Workflow, die Sie passend zur Struktur Ihres Projekts erstellen. Die Vorlage definiert die Parteien, die jede Vereinbarung benötigt. Das Datum, was vereinbart wurde, wer es freigegeben hat und, falls relevant, die Auswirkungen auf Zeit oder Kosten. Sie können außerdem festlegen, welche Beteiligten in jeder Phase erforderlich sind. Dadurch wird sichergestellt, dass die relevante Information in jeder Phase des Freigabeprozesses von den richtigen Personen dokumentiert wird.

Der Subunternehmer beginnt den Freigabeprozess, sobald auf der Baustelle eine Lösung vereinbart wurde. Sie gelangt direkt in Ihren Posteingang, sodass Sie sie prüfen und freigeben können, ohne dass einer von Ihnen auf eine Antwort per E-Mail warten muss.

Nach der Freigabe kann sie zu einem späteren Zeitpunkt verwendet werden. Beispielsweise könnte sie verwendet werden, wenn ein Prüfer fragt, warum die Arbeiten von der ursprünglichen Zeichnung abweichen, oder wenn der Subunternehmer die Änderung in einen Nachtrag aufnehmen muss.

Sie können für jeden Subunternehmer Filter einrichten und speichern oder nach der Art der Änderung, den Auswirkungen oder jedem Datenfeld sortieren und filtern, das Sie der Vorlage hinzugefügt haben.

Vom Handschlag zum dokumentierten Datensatz

Freigaben ersetzen einen Handschlag oder ein Telefongespräch durch einen dokumentierten Datensatz, der genau in dem Moment erstellt wird, in dem die Vereinbarung getroffen wird, ohne die Arbeit dafür zu verlangsamen.

Jeder Subunternehmer arbeitet mit derselben Vorlage und demselben Workflow, sodass alle Änderungen, die nach Beginn der Arbeiten festgestellt werden, einheitlich dokumentiert und in einem Projekt mit vielen verschiedenen Gewerken leichter verwaltet werden können. Da die Vereinbarung vor der Fortsetzung der Arbeiten bestätigt wird, müssen die Beteiligten nicht auf eine Lösung warten, die nie formell freigegeben wird. Andernfalls würde dies zu Verzögerungen bei anderen Fachbereichen führen, die darauf warten, dass diese Arbeiten abgeschlossen werden.

Mit Freigaben von Dalux erhalten Sie:

• Keine Abhängigkeit von einem Handschlag: Mündliche Vereinbarungen müssen später nicht mehr nachvollzogen werden, sobald sie vor Ort dokumentiert wurden.
• Ein Prozess für jeden Subunternehmer: Für alle Gewerke auf Ihrer Baustelle gelten dieselbe Vorlage und derselbe Workflow.
• Eine dokumentierte Quelle: Sie haben etwas, auf das Sie sich bei Nachträgen, Prüfungen oder Streitigkeiten beziehen können.