Wartungsanforderungen ab dem ersten Tag definieren

Einleitung

Allzu oft werden Betriebs- und Wartungsdokumentationen zu spät definiert oder spontan erstellt. Ohne klare Anforderungen von Anfang an wird der Handover-Prozess uneinheitlich, was zu Lücken bei Qualität und Struktur führt. Diese Herausforderung verstärkt sich beim Projektabschluss, der typischerweise eine arbeitsreiche und anspruchsvolle Phase ist, in der sich die Teams bereits darauf konzentrieren, zum nächsten Projekt überzugehen.

Als Qualitätsmanager können Sie Dalux Handover nutzen, um Anforderungen im Voraus zu definieren, klare Erwartungen an Subunternehmer zu formulieren und jedes Asset zu verfolgen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Dokumentationen vor dem Handover bereitgestellt, verifiziert und abgeschlossen sind.

Die Herausforderung

Projekte arbeiten häufig mit schwachen, unklaren oder vollständig fehlenden Anforderungen an die Dokumentation. Ohne frühzeitig definierte Standards müssen Subunternehmer raten, was geliefert werden muss und in welchem Format.

Dieser Mangel an Vorgaben wird meist deutlich, wenn Einreichungen spät im Prozess geprüft und abgelehnt werden, wodurch Subunternehmer gezwungen sind, in den letzten Phasen vor dem Handover reaktive Nacharbeiten durchzuführen.

Infolgedessen liefert das Projekt keine strukturierten, nutzbaren Betriebs- und Wartungsdaten. Stattdessen bleibt dem Gebäudeeigentümer oder FM-Team eine fragmentierte und uneinheitliche Dokumentation, in der es schwierig ist, sich zurechtzufinden und die im laufenden Facility management zu nutzen.

Wie Dalux Handover das Problem löst

Vor Beginn des Handovers werden die erforderlichen Informationen für jedes Asset definiert, sodass alle notwendigen Daten eindeutig festgelegt und vereinbart sind. Mithilfe von Vorlagen aus Firmenstandards oder aus den Anforderungen vorheriger Projekte können Anforderungen wiederverwendet und angepasst werden, anstatt sie von Grund auf neu zu erstellen.

Während des gesamten Handover-Prozesses stellen Subunternehmer Asset-Informationen direkt auf der Plattform bereit und aktualisieren sie. Prüfungs-Workflows stellen anschließend sicher, dass die Daten die Anforderungen jedes Arbeitspakets erfüllen, indem sie geprüft und freigegeben werden.

Dadurch entsteht ein strukturierter Prozess – von der Definition der Anforderungen bis zur Erfassung und Validierung hochwertiger Betriebs- und Wartungsdaten.

Das Ergebnis

Mit Dalux Handover erhalten Sie:

• Klare Anforderungen ab dem ersten Tag: Definieren Sie die Anforderungen an Asset-Informationen im Voraus, damit Subunternehmer genau wissen, was sie liefern müssen.
• Frühzeitig identifizierte Probleme: Verfolgen Sie den Fortschritt während des gesamten Projekts und identifizieren Sie fehlende oder unvollständige Informationen Wochen vor dem Handover.
• Zuverlässige Betriebs- und Wartungsdaten beim Handover: Der Gebäudeeigentümer erhält strukturierte, verifizierte Asset-Informationen.

Von Anforderungen zu einem abgeschlossenen Datensatz

In Dalux richten Sie Vorlagen ein und definieren die erforderlichen Eigenschaften, bevor Subunternehmer mit der Registrierung von Assets beginnen. Dadurch wird sichergestellt, dass Assets nicht ohne die erforderlichen Informationen registriert werden können.

Vorlagen können effizient wiederverwendet oder aus den Firmenprofilen, anderen Projekten oder Excel importiert und einfach an die Anforderungen des Projekts angepasst werden.

Sobald Vorlagen eingerichtet und die Anforderungen vereinbart sind, erhält jeder Subunternehmer einen klar definierten Satz von Asset-Karten, die abzuschließen und zur Prüfung einzureichen sind. Der gesamte Prozess wird innerhalb eines einzigen Systems verwaltet, in dem Feedback und Änderungen direkt mit jedem Asset verknüpft sind, wodurch die Kommunikation klar und nachvollziehbar wird. 

Sie können den Fortschritt über eine Übersicht überwachen und frühzeitig eingreifen, wenn etwas aus dem Ruder zu laufen beginnt.

Beim Projekt-Handover erhält der Eigentümer dieselben strukturierten Asset-Daten, die während des Prozesses eingegeben, geprüft und freigegeben wurden.

Ein auf verifizierten Asset-Daten basierender Handover

Durch die frühzeitige Definition von Anforderungen und die Verwaltung von Asset-Informationen während des gesamten Projekts kann der Qualitätsmanager einen reibungsloseren Handover mit vollständigen, verifizierten und strukturierten Daten sicherstellen. Anstatt am Ende fehlenden Dokumentationen hinterherzujagen, erhält der Eigentümer oder das FM-Team zuverlässige Informationen, die ab dem ersten Tag ein effizientes Facility management unterstützen.

Mit Dalux Handover erhalten Sie:

• Klare Anforderungen ab dem ersten Tag: Definieren Sie die Anforderungen an Asset-Informationen im Voraus, damit Subunternehmer genau wissen, was sie liefern müssen.
• Frühzeitig identifizierte Probleme: Verfolgen Sie den Fortschritt während des gesamten Projekts und identifizieren Sie fehlende oder unvollständige Informationen Wochen vor dem Handover.
• Zuverlässige Betriebs- und Wartungsdaten beim Handover: Der Gebäudeeigentümer erhält strukturierte, verifizierte Asset-Informationen.