Standardisierung der Ausschreibungsabwicklung

Einleitung

Die Abwicklung einer Ausschreibung per E-Mail führt häufig zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand, uneinheitlichen Angeboten und fehlender Klarheit darüber, ob alle Bieter mit denselben Informationen gearbeitet haben. Als Beschaffungsmanager können Sie Dalux Ausschreibung nutzen, um Ausschreibungsanforderungen, Fragen und Antworten sowie Fristen auf einer einzigen dokumentierten Plattform zu verwalten und verstreute E-Mail-Verläufe durch einen einzigen, strukturierten Prozess zu ersetzen.

Die Herausforderung

Ausschreibungen werden häufig noch per E-Mail abgewickelt, was für den Beschaffungsmanager zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursacht. Selbst wenn Ausschreibungs- und rechtliche Anforderungen standardisiert sind, setzt E-Mail diese nicht durch. Die Angebote gehen uneinheitlich ein und sind schwer zu vergleichen.

Ohne ein gemeinsames System kann eine Frage unbeantwortet bleiben oder im Antwortdokument vergessen werden, das an alle Bieter gesendet wird. Die Bieter arbeiten dann möglicherweise mit unterschiedlichen Informationen. Ohne Durchsetzung kann eine informelle Änderung der Frist einige Bieter erreichen und andere nicht.

Ohne eine klare Dokumentation des Ausschreibungsprozesses wird es schwierig, einem Bieter oder Gebäudeeigentümer nachzuweisen, dass alle Bieter mit denselben Informationen und zu gleichen Bedingungen gearbeitet haben.

So löst Dalux Ausschreibung das Problem

Mit Dalux Ausschreibung können Sie den Ausschreibungsprozess auf einer einzigen Plattform statt per E-Mail abwickeln. Alle Bieter arbeiten mit denselben Anforderungen und Dokumenten, die strukturiert und an einem Ort verfügbar sind.  Bieter sehen nur ihre eigenen Angebote und ihre eigene Kommunikation.

Fragen und Antworten erfolgen auf der Plattform, und Sie können relevante Fragen mit allen Bietern teilen. Fristen und Anforderungen bleiben für jeden Bieter sichtbar, und Dalux Ausschreibung benachrichtigt die Bieter, sobald sich etwas ändert. Dalux Ausschreibung dokumentiert den Prozess während seiner Durchführung und liefert Ihnen anschließend den Nachweis, dass jeder Bieter mit derselben Grundlage gearbeitet hat.

Das Ergebnis

Mit Dalux Ausschreibung erhalten Sie:

• Alle Angebote, die Sie erhalten, erfüllen Ihre Ausschreibungsanforderungen und folgen demselben Format
• Alle Bieter erhalten dieselben aktualisierten Informationen und Fristen
• Dalux Ausschreibung protokolliert und dokumentiert den gesamten Prozess von Anfang bis Ende

Nutzen Sie digitale Ausschreibungen

Als Ausschreibungsverantwortlicher, der den täglichen Prozess abwickelt, legen Sie Anforderungen fest, beantworten Fragen der Bieter und verwalten Angebote in Dalux Ausschreibung, anstatt all dies über E-Mail-Verläufe und verstreute Dokumente zu organisieren.

Sie können Ihre Ausschreibungsanforderungen als Pflichtfelder festlegen, sodass ein Bieter kein Angebot einreichen kann, ohne diese zu erfüllen. Verwenden Sie eine Kombination aus Text-, Listen-, Zahlen- und Dokumentfeldern, um Ihre Anforderungen abzudecken. Beispielsweise können Sie für eine öffentliche europäische Ausschreibung ein Europäisches Einheitliches Auftragsdokument (ESPD) als Anforderung hinzufügen.

Jeder Bieter arbeitet beim Einreichen eines Angebots innerhalb derselben Anforderungen, Optionen und Einschränkungen. Dies hilft den Bietern, alles Erforderliche einzureichen, und unterstützt Sie anschließend bei der Bewertung der Angebote, da jede Einreichung derselben Struktur folgt.

Ausschreibungsdateien können direkt aus der Ausschreibungsgruppe in Ihre Ausschreibung synchronisiert werden, einschließlich neuer Dateiversionen, sodass die Bieter immer mit der aktuellen Dokumentation arbeiten. Sie müssen keine aktualisierten Dateien versenden oder nachverfolgen, wer welche Version erhalten hat. Bieter können eine automatische tägliche Zusammenfassung erhalten, in der alle Dateiänderungen aufgelistet sind.

Fragen der Bieter und Ihre Antworten bleiben auf derselben Plattform, anstatt über E-Mails verstreut zu sein. Sie können für alle Bieter relevante Fragen anonym veröffentlichen, wobei die Identität des Bieters verborgen bleibt. Wenn mehrere Bieter dasselbe fragen, können Sie eine allgemeine Antwort veröffentlichen, statt jedem einzeln zu antworten.

Dalux Ausschreibung benachrichtigt die Bieter automatisch, wenn Sie die Ausschreibungsfrist ändern. Sie müssen keine Folge-E-Mail senden, um zu bestätigen, dass alle die Aktualisierung erhalten haben. Alle Bieter erhalten außerdem 24 Stunden vor Ablauf der Frist eine automatische E-Mail.

Dalux Ausschreibung umfasst ein integriertes Nachrichtensystem, sodass Sie Einweg-Nachrichten an einen, mehrere oder alle Bieter senden können. Jede Nachricht wird in Dalux Ausschreibung protokolliert. Damit können Sie alle Bieter formell über eine Änderung an der Ausschreibung informieren.

Nach Ablauf der Ausschreibungsfrist sperrt Dalux Ausschreibung die eingereichten Angebote. Anschließend können Sie jedes Angebot durchgehen und alle angehängten Dokumente der Bieter herunterladen. Bei der anschließenden Prüfung sehen Sie genau den Dokumentensatz, den jeder Bieter eingereicht hat, nach den von Ihnen festgelegten Anforderungen geordnet, und nicht eine Mischung aus Anlagen aus verschiedenen E-Mail-Verläufen.

Von verstreuten E-Mails zu strukturierten Prozessen

Dalux Ausschreibung verwandelt einen E-Mail-basierten Ausschreibungsprozess in eine einzige, strukturierte Plattform, die Anforderungen, Fragen und Angebote von Anfang bis Ende dokumentiert.

Mit Dalux Ausschreibung erhalten Sie:

• Angebote, die Ihre Anforderungen erfüllen: Pflichtfelder, einschließlich des ESPD, wenn es gesetzlich vorgeschrieben ist, müssen vollständig ausgefüllt werden, bevor ein Angebot eingereicht werden kann
• Gleiche Informationen und Fristen: Jeder Bieter arbeitet mit denselben Dateien und Anforderungen, und Dalux Ausschreibung benachrichtigt jeden Bieter automatisch, wenn sich eine Frist ändert
• Ein dokumentierter Prozess: Dalux Ausschreibung zeichnet jede Anforderung, Frage und Frist auf und bietet Ihnen einen einzigen Nachweis, auf den Sie verweisen können, wenn ein Bieter oder Gebäudeeigentümer fragt, wie eine Entscheidung getroffen wurde