So erstellen Sie eine Ausschreibungsgruppe

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wie Sie eine Ausschreibungsgruppe erstellen und korrekt konfigurieren, damit Ihre einzelnen Ausschreibungen strukturiert, nachvollziehbar und während des gesamten Ausschreibungslebenszyklus einfach zu verwalten sind.

Das Home-Menü bietet einen konsolidierten Überblick über alle Ausschreibungen und verschafft den Administratoren vollständige Transparenz über alle Ausschreibungsgruppen.

Wählen Sie eine Ausschreibung aus, und die folgenden Werkzeuge werden verfügbar:

Anzeigen öffnet die Ausschreibung in einem Popup-Fenster, in dem Sie die Ausschreibungsdetails prüfen können.
Bearbeiten öffnet die Ausschreibung im Bearbeitungsmodus, sodass Sie direkt Änderungen vornehmen können.

Ausschreibungsgruppen

Eine Ausschreibungsgruppe stellt die höchste Ebene in der Ausschreibungsstruktur dar. Sie dient als zentrales Gerüst, das die Ausschreibungsorganisation, gemeinsame Ausschreibungsdokumente und alle zugehörigen einzelnen Ausschreibungen zusammenführt.

Innerhalb einer Ausschreibungsgruppe werden einzelne Ausschreibungen nach ihrem aktuellen Status organisiert und verwaltet, wodurch ein klarer Überblick über den Gesamtfortschritt entsteht.

1. Ausschreibungsgruppe
2. Organisation der Ausschreibungsgruppe
3. Dateien der Ausschreibungsgruppe
4. Ausschreibungen mit dem Status "Laufende"
5. Ausschreibungen mit Status "Entwurf"
6. Ausschreibungen mit dem Status "Beendet"
7. Vorlage der Ausschreibungsgruppe

So erstellen Sie eine Ausschreibungsgruppe

Um eine neue Ausschreibungsgruppe einzurichten, gehen Sie zu AusschreibungHome Ausschreibungsgruppe einrichten.

Dadurch wird eine neue Ausschreibungsgruppe mit eigener Organisation und eigenen Ausschreibungsgruppendateien erstellt.

Vorlage der Ausschreibungsgruppe

Dies ist die Standardvorlage für alle Ausschreibungen, die innerhalb dieser Ausschreibungsgruppe erstellt werden. Diese Einstellungen werden jedes Mal verwendet, wenn Sie in dieser Gruppe eine neue Ausschreibung erstellen, und sparen Ihnen Zeit, weil Sie dieselben Informationen nicht für jede neue Ausschreibung eingeben müssen.

Sie besteht aus zwei Elementen: 'Information für neue Ausschreibungen' und 'Ausschreibungsanforderungen für neue Ausschreibungen'.

Klicken Sie auf Bearbeiten, um den Inhalt zu ändern, oder auf Aus Firma kopieren, um Ausschreibungsanforderungen aus Ihrem Firmenprofil zu verwenden.

Organisation

Während Ausschreibungsadministratoren alle Ausschreibungen im Projekt erstellen und verwalten können, können einige Rollen speziell für eine Ausschreibungsgruppe festgelegt werden. 

Diese Rollen finden Sie in AusschreibungWählen Sie die Ausschreibungsgruppe ausOrganisation

• Ausschreibungsverantwortliche: Verwalten alle Informationen zur Ausschreibungsgruppe und zur Ausschreibung, erstellen Anforderungen, laden Bieter ein und mehr
• Dokumentenverantwortliche: Verwalten Ausschreibungsdokumente, beantworten Fragen, erstellen globale Antworten
• Ausschreibungsbeobachter: Können alle Inhalte anzeigen, können nichts erstellen oder ändern

Ausschreibungsgruppen-Dateien einrichten

Der Ordner „Dateien der Ausschreibungsgruppe“ ist Ihre Ordnerstruktur zum Hochladen von Dateien in die Ausschreibungsgruppe.
Um Ordner hinzuzufügen, klicken Sie auf neben Dateien:

Sie können neue Ordner hinzufügen oder sie aus Ihrem Firmenprofil importieren. 

Dateien können auch ohne Ordnerstruktur hochgeladen werden.

Beim Hinzufügen von Dateien zu einer Ausschreibung wird die in dieser Ausschreibungsgruppe eingerichtete Ordnerstruktur kopiert. Änderungen können nur auf Ebene der Ausschreibungsgruppe vorgenommen werden, nicht für jede Ausschreibung einzeln.

Dateien in die Ausschreibungsgruppe hochladen

Um Dateien hochzuladen, wählen Sie den Ordner aus, in den Sie Dateien hochladen möchten, und klicken Sie auf Hinzufügen. Fügen Sie dann entweder Dateien direkt von Ihrem Computer hinzu oder aus Box:

Alternativ können Sie Dateien aus Box hinzufügen, indem Sie sie in Dateien oder Versionssätzen suchen, sie dann auswählen und auf MehrHinzufügen zuAusschreibung klicken:

Beim Hinzufügen von Dateien aus Dalux Box bleibt die Ordnerstruktur erhalten. Wenn der entsprechende Ordner in der Ausschreibungsgruppe noch nicht vorhanden ist, wird er automatisch erstellt.

Wenn Sie nicht möchten, dass ein neuer Ordner erstellt wird, wählen Sie stattdessen einen vorhandenen Ordner aus. Die Dateien werden dann direkt in diesem Ordner abgelegt.

Sie können hier eine neue Version einer vorhandenen Datei hochladen:

Öffnen Sie die DateiMehrVerwaltenNeue Version hochladen

Dateien zu Ausschreibungen hinzufügen

Sobald sie in die Dateien der Ausschreibungsgruppe hochgeladen wurden, müssen die Dateien zu jeder Ausschreibung hinzugefügt werden, sofern die Ausschreibungen nicht darauf eingerichtet sind, diese beim Hochladen automatisch zu erhalten.

Wählen Sie die Dateien aus, die Sie zu einer Ausschreibung hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Zu Ausschreibungen hinzufügen. Wählen Sie dann alle Ausschreibungen aus, mit denen Sie die Dateien verknüpfen möchten.

Wenn eine Ausschreibung ausgegraut ist, ist diese Dateiversion bereits verknüpft und wird nicht erneut hinzugefügt.

Im folgenden Szenario wurde eine der von Ihnen ausgewählten Dateiversionen bereits zur Ausschreibung 'Außenwände und Verkleidung' hinzugefügt. 

Daher werden keine der ausgewählten Dateiversionen zu dieser Ausschreibung hinzugefügt.

Alle ausgewählten Versionen wurden bereits zur Ausschreibung 'Fenster, Türen und Außenöffnungen' hinzugefügt. 

Da dieselbe Version nicht zweimal hinzugefügt werden kann, wird keine hinzugefügt.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um alle neuen Versionen zur Ausschreibung hinzuzufügen.

Verwenden Sie die Spalte Ausschreibungen, um zu sehen, welche Dateiversion jeder Ausschreibung hinzugefügt wurde.

Ausschreibungsmetadaten

Alle Dateien in allen Ausschreibungen, unabhängig von der Ausschreibungsgruppe, verwenden dieselbe Metadatenstruktur. 
Die Metadaten bestehen aus den Standardfeldern der Dalux Box, ausschreibungsspezifischen Feldern und benutzerdefinierten Feldern, die aus der Dalux Box importiert wurden.

Um Metadaten einzurichten, gehen Sie zu EinstellungAusschreibung'Metadaten'

Standardmetadaten aus Dalux Box

Diese Metadaten sind immer verfügbar und werden aus der Dalux Box importiert. Es kann nicht im Ausschreibungsmodul geändert werden und ist durch ein Symbol gekennzeichnet. 

Die Spalte 'Anzeigen für' bestimmt, wer den Inhalt sehen kann. 
Die vordefinierten Optionen können nicht geändert werden – Sie müssen sie öffnen, um zu sehen, wer sie anzeigen kann.
Der Status 'Nicht aktiv' kann geändert werden. Siehe unten für die verfügbaren Optionen.

Ausschreibungsspezifische Metadaten einrichten

Um ein neues Metadatenfeld hinzuzufügen, klicken Sie auf HinzufügenNeu.

Name, Typ, Spaltenbreite und Optionen verhalten sich genau wie die Metadaten der Dalux Box.

Option 'Anzeigen für'

Die Metadaten 'Anzeigen für' bestimmen, wer die Spalte und den Inhalt sehen kann. 

Nicht aktiv:
Nur der Ausschreibungsadministrator kann den Inhalt anzeigen und manuell bearbeiten. Die Metadaten werden weiterhin automatisch aktualisiert, wenn sie aus der Dalux Box importiert werden.

Ausschreibungsorganisation:
Alle Benutzer in den zugewiesenen Gruppen können den Inhalt sehen. Die Ausschreibungs- und Dokumentenverantwortlichen können den Inhalt manuell bearbeiten.

Ausschreibungsorganisation und Bieter:
Alle Benutzer in den zugewiesenen Gruppen können den Inhalt sehen. Die Ausschreibungs- und Dokumentenverantwortlichen können den Inhalt manuell bearbeiten.

Änderungen werden sofort wirksam, und es werden keine Benachrichtigungen gesendet.

Benutzerdefinierte Metadaten aus der Dalux Box importieren

Anstatt alle Metadatenfelder manuell zu erstellen, können Sie sie aus der Dalux Box importieren. Dadurch werden die Felder auch verknüpft, sodass sie automatisch ausgefüllt und aktualisiert werden, wenn neue Dateiversionen aus der Dalux Box hinzugefügt werden.

Um aus der Dalux Box zu importieren, klicken Sie auf HinzufügenAus Box.

Diese Felder sind in der Spalte 'Box-Eigenschaft' markiert. 

Sie können ihre Namen nicht ändern, aber Sie können die Spaltenbreite, die Optionen und die Einstellungen 'Anzeigen für' wie oben beschrieben anpassen.

Bieter können frühere Versionen anzeigen und Dokumente, Zeichnungen und Modelle vergleichen, um genau zu sehen, was sich geändert hat.

Beim Hochladen einer Zeichnung in die Dateien der Ausschreibungsgruppe stellen Sie sicher, dass Sie in den Metadaten der Zeichnung einen Maßstab festlegen, damit Bieter Entfernungen und Bereiche genau messen können. Wenn die Datei aus der Dalux Box hinzugefügt wird, werden die vordefinierten Metadaten automatisch kopiert.

Wenn Sie den Maßstab nicht selbst festlegen, können Ihre Bieter einen temporären Maßstab setzen.

Ausschreibungsgruppenprotokoll

Ausschreibungsgruppen haben ein Protokoll, in dem Ausschreibungsaktivitäten protokolliert werden. Auf das Ausschreibungsprotokoll können nur die Ausschreibungsverantwortlichen der Ausschreibungsgruppen zugreifen, um sicherzustellen, dass unbefugte Benutzer nicht auf Bieterinformationen und andere sensible Daten zugreifen können.

Um auf das Ausschreibungsprotokoll zuzugreifen, gehen Sie zu AusschreibungÖffnen Sie die AusschreibungsgruppeMehr Ausschreibungsgruppenprotokoll:

Dadurch wird das Protokoll geöffnet, in dem Sie alle Aktivitäten anzeigen, Filter anwenden können, um bestimmte Informationen zu finden, und die Ergebnisse durch Klicken auf 'Export' in eine Tabelle exportieren.

So erstellen Sie eine Ausschreibung