Als Facility Manager kann die Koordination von Serviceanfragen mit externen Auftragnehmern zeitaufwendig sein, wenn sie nicht effektiv bearbeitet wird. Sie müssen oft manuell Details wie Gebäude und Kontaktperson in eine E-Mail eingeben, und wenn der Auftragnehmer vor Ort eintrifft, fehlen ihm oft klare Anweisungen, wen er kontaktieren soll, da er die richtige E-Mail nicht finden kann.
Mit dem Dalux Nutzerportal können Sie Arbeitsaufträge direkt an Lieferanten zuweisen, sodass externe Auftragnehmer alle benötigten Informationen im Voraus haben.
Externe Auftragnehmer können auch ihre mobilen Geräte nutzen, um abgeschlossene Arbeiten zu melden, einschließlich Foto und vollständigem Protokoll.
Arbeitsaufträge Lieferanten
Um Arbeiten einem externen Auftragnehmer zuzuweisen, erstellen Sie einen Arbeitsauftrag und verknüpfen ihn mit einem Lieferanten, indem Sie diesen aus der Liste auswählen. Die Auswahl eines Lieferanten fügt automatisch den standardmäßigen Kontakt aus Ihrer Organisation hinzu und stellt sicher, dass der Lieferant einen Ansprechpartner für Zugriffe oder andere Informationen hat, die zur Ausführung des Arbeitsauftrags benötigt werden.
In diesem Fall wurde der Arbeitsauftrag an den externen Lieferanten gesendet. Wenn der Lieferant Fragen hat oder Details benötigt, kann er sehen, wen er kontaktieren soll.
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Wenn Sie mehr über Arbeitsaufträge erfahren möchten, können Sie diesen Artikel lesen: Wie Sie Arbeitsaufträge von einem Lieferanten im Lieferantenportal bestellen
Lieferantenportal
Der externe Auftragnehmer hat jetzt Zugriff auf den Arbeitsauftrag mit den ursprünglichen Informationen auf seinem Desktop und mobilen Gerät.
Er hat jetzt die Möglichkeit, den Arbeitsauftrag abzulehnen oder freizugeben, ihn intern an den Mitarbeiter weiterzuleiten, der die Aufgabe ausführen wird, oder eine Nachricht an den Kunden zu senden.
Verwaltung des Nutzerportals
Um Arbeitsaufträge einem externen Lieferanten zuzuweisen, muss der Dalux FM-Administrator eine Firma mit dem Typ "Lieferant" erstellen und die Einstellung gemäß diesem Artikel konfigurieren: Wie man Firmen für das Lieferantenportal einrichtet
Informationen zur Firma
Firmen in Dalux FM können auf verschiedene Arten konfiguriert werden; hier ist eine typische Einrichtung für einen Lieferanten:
- Setzen Sie den Firmentyp auf Lieferant.
- Geben Sie die Region an, in der dieser Lieferant tätig sein kann. Arbeitsaufträge können nur innerhalb dieser angegebenen Region dem Lieferanten zugewiesen werden. In diesem Fall wird ein einzelnes Gebäude ausgewählt.
- Wenn die Option 'Aufgaben benötigen Freigabe' ausgewählt ist, muss der Facility Manager die Arbeitsaufträge genehmigen, bevor sie als abgeschlossen markiert werden können.
- Für diesen Lieferanten werden alle Arbeitsaufträge zuerst an den Disponenten gesendet, der sie einem Mitarbeiter zuweist. Dieser Prozess stellt sicher, dass der Inhalt vor der Ausführung überprüft wird. Wenn der Mitarbeiter die Aufgabe abschließt und den Arbeitsauftrag zurückgibt, prüft der Disponent die Details, bevor er ihn zurück an den Facility Manager sendet.
Nach Abschluss der anfänglichen Einrichtung besteht der nächste Schritt darin, mindestens einen Administrator für die Firma hinzuzufügen.
Der Administrator hat erhöhte Berechtigungen zur Verwaltung des Workflows der Firma. Dieser Benutzer hat die Befugnis, Personen zum Nutzerportal einzuladen, Rollen zuzuweisen und alle Aufgaben zu überwachen, die mit der Firma verbunden sind.
Darüber hinaus hat der Administrator vollständige Einsicht in jeden Arbeitsauftrag, der der Firma zugewiesen ist.
Lesen Sie hier mehr darüber, wie Sie eine Firma als Lieferant einrichten: Wie man Firmen für das Lieferantenportal einrichtet
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Wenn Sie mehr über das Lieferantenportal erfahren möchten, lesen Sie diese Artikel: Wie Sie das Lieferantenportal als Lieferant auf dem Desktop verwenden und Wie Sie das Lieferantenportal als Lieferant auf dem Mobilgerät verwenden