Als Facility Manager kann es eine Herausforderung sein, sicherzustellen, dass alle Nutzer Anfragen oder Probleme einfach melden können und dass die Tickets innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens gelöst werden.
Mit Dalux FM HelpDesk können Sie eine Plattform einrichten, auf der Nutzer Tickets über Desktop- und mobile Geräte einreichen können. Die Tickets können je nach Thema an die entsprechenden Empfänger weitergeleitet werden - bei Bedarf sogar direkt an einen externen Dienstleister.
Facility Manager können den Status von Aufgaben überwachen, um den Fortschritt in verschiedenen Phasen zu verfolgen, wie "neu", "in Bearbeitung" oder "gelöst.
Sie können Filter anwenden, um Aufgaben nach Kriterien wie Standort, Priorität, Empfänger oder Fälligkeitsdatum einzugrenzen. Benutzerdefinierte Ansichten können verwendet werden, um Aufgaben nach Abteilung, Dringlichkeit oder Typ zu gruppieren und eine maßgeschneiderte Perspektive zu bieten.
Darüber hinaus kann die Leistung verfolgt werden, um Engpässe zu identifizieren und sicherzustellen, dass Aufgaben innerhalb der vereinbarten Zeitrahmen abgeschlossen werden.
QR Codes
Mitarbeiter, Mieter und Gebäudenutzer können Tickets schnell und einfach mit GPS-Standorten, Grundrissen oder QR Codes über die Dalux FM HelpDesk-App melden. Jeder Raum oder jedes Asset kann mit einem QR-Code versehen werden, um eine bequeme und unmittelbare Meldung von Problemen zu gewährleisten und genaue Standortdetails an den Empfänger bereitzustellen.
Automatisierung
HelpDesk-Tickets werden automatisch an den entsprechenden Facility Manager basierend auf Standort und Thema weitergeleitet. Der Facility Manager kann dann einen Arbeitsauftrag für die interne oder externe Bearbeitung erstellen, einschließlich aller relevanten Informationen, die vom Melder bereitgestellt werden.
Dieser Prozess sorgt für einen schnelleren und effizienteren Service, indem Tickets direkt an die richtige Person weitergeleitet werden. Darüber hinaus kann Dalux FM Tickets basierend auf spezifischen Asset-Typen oder Raumkategorien zuweisen, was die Effizienz des Workflows weiter verbessert.
Übersicht
Während alles im Hintergrund abläuft und Tickets automatisch an die richtige Person weitergeleitet werden, können Sie als Facility Manager die Situation mit mehreren Filtern und Ansichten überwachen.
HelpDesk-Administration
Als Admin müssen Sie die grundlegende Einrichtung erstellt haben, bevor die Bewohner mit der Meldung zu Räumen und Assets beginnen können.
Gebäude
Jedes Gebäude muss vollständig mit Ebenen und Räumen erstellt werden. Lesen Sie diese Artikel darüber, wie Sie Räume in Ihr Gebäude importieren: Wie Sie neue DWG-Zeichnungen zu FM importieren oder Wie Sie IFC-Modelle zu FM importieren
Assets
Assets enthalten alle Informationen über ein bestimmtes Gebäudelement; dies könnte bspw. eine Tür oder eine Kaffeemaschine usw. sein. Wenn die Bewohner via Assets berichten sollen, müssen diese erstellt und innerhalb eines Gebäudes, einer Ebene oder eines Raums platziert werden.
Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die Erstellung von Assets zu erfahren: Wie man FM-Assets auf dem Desktop erstellt
HelpDesk-Teams und -Themen
Da wir nun einen Standort für die Gebäudenutzer haben, um Tickets zu melden, können wir unsere Teamstruktur einrichten, um sicherzustellen, dass nur das richtige Team Tickets erhält, die relevant für sie sind.
Lesen Sie diesen Artikel, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Teams einrichten: Wie Sie Teams für HelpDesk einrichten
Erstellen Sie die Themen, um die Meldung zu erleichtern und Tickets automatisch den relevanten Teams zuzuweisen.
Lesen Sie diesen Artikel, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Themen erstellen: Wie Sie Themen in HelpDesk einrichten
Eine einfache Einrichtung könnte so aussehen, dass alle mit Reinigung verbundenen Tickets der Gruppe des Reinigungsmanagers zugewiesen werden. Tickets, die mit Heizung, Beleuchtung, Wasser und Fenstern zu tun haben, werden internen Diensten zugewiesen. Wenn jemand einen Dienst bestellt, wird das Ticket der Rezeption zugewiesen.
Sie können jetzt die QR-Codes für die Räume und Assets generieren, indem Sie diesen beiden Artikeln folgen:
Mehr erfahren
Wenn Sie mehr über Arbeitsaufträge erfahren möchten, können Sie diesen Artikel lesen: Wie Sie Arbeitsaufträge einrichten
Wenn Sie mehr über das Erstellen von Tickets erfahren möchten, können Sie diesen Artikel lesen: Wie Sie Tickets mit der HelpDesk-Mobile-App senden