Dokumentenkontrolle

Als Designmanager ist es wichtig, eine effektive Dokumentenkontrolle zu implementieren, um sicherzustellen, dass die Entwürfe und Pläne Ihres Teams angemessen verwaltet und nahtlos über den gesamten Projektlebenszyklus integriert werden.

Es ist entscheidend, dass Ihr Team und andere Beteiligte die richtigen, aktuellen Versionen dieser Dokumente haben, um kostspielige Fehler und Verzögerungen zu verhindern.

Die wichtigsten Funktionen von Dalux, wie Versionskontrolle, einfacher Zugriff für Architekten, Ingenieure und Auftragnehmer sowie die Möglichkeit, Entwurfsänderungen zu verfolgen, bieten eine solide Grundlage für effektive Zusammenarbeit.

Versionskontrolle und Nachverfolgung

Beim Hochladen von Dateien in Dalux ist es wichtig, einen permanenten Ordner auszuwählen und den Dateinamen konsistent zu halten.
Dieser Ansatz stellt sicher, dass das Dokument an einem einzigen Ort gespeichert wird, von dem aus Sie die Funktionen von Dalux nutzen können, um es bestimmten Phasen (Versionssätze), Prüfungen (Prüfpakete) zuzuweisen oder es für die Konstruktion freizugeben.

Dies stellt sicher, dass alle Teammitglieder mit der aktuellen, genehmigten Version des Dokuments arbeiten – abhängig von ihrer Rolle im Projekt.

Dalux Box verfolgt automatisch Dokumenten-Versionen/Revisionen und führt eine vollständige Historie der Änderungen. Nur die aktuellste genehmigte Version wird angezeigt und ist sofort zugänglich, während frühere Versionen ausgeblendet sind, aber dennoch für zukünftige Referenzen heruntergeladen werden können.

Zugriffsberechtigungen und rollenbasierte Kontrolle

Nur autorisierte Benutzer sollten in der Lage sein, Dokumente in bestimmten Ordnern hochzuladen, freizugeben und zu genehmigen.

Dalux Box bietet Funktionen zur Zugriffskontrolle, die es Administratoren ermöglichen, Berechtigungen für spezifische Benutzergruppen in Ordnern festzulegen.

In diesem Fall kann der Architekt Dokumente in allen Ordnern einsehen, darf jedoch nur in seinen oder ihren eigenen Ordner hochladen.

Nur bestimmtes Personal, wie Projektmanager, Designmanager oder BIM-Koordinatoren, sollte befugt sein, Dokumente zu veröffentlichen.

In diesem Fall müssen Dokumente einen strukturierten Workflow durchlaufen, bevor sie zur Verwendung vor Ort freigegeben werden, um sicherzustellen, dass sie den Qualitätsstandards und gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Dalux Box unterstützt anpassbare Workflows, die einen kontrollierten Überprüfungs- und Genehmigungsprozess ermöglichen. Dokumente können bestimmten Teammitgliedern oder Abteilungen zur Genehmigung zugewiesen werden, mit automatisierten Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass die Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden.

Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie Dateiabläufe verwenden: So verwenden Sie Dateiabläufe.

Dalux protokolliert Genehmigungen und Entscheidungen und bietet eine Nachverfolgung für Compliance- und Qualitätssicherungszwecke.

Administration der Dokumentenkontrolle

Als Dalux-Administrator oder Projektplanungsleiter können Sie Dalux Box einrichten, indem Sie die folgenden Artikel lesen.

Ordnerstruktur

Lesen Sie diesen Artikel, wie Sie Ordnerstrukturen erstellen und Benutzergruppen spezifische Benutzerrechte gewähren: Ordnerstruktur und Ordner-Benutzerrechte

Stellen Sie sicher, dass die Ordnerstruktur in den verschiedenen Phasen des Projekts verwendet werden kann, damit die Dateien im selben Ordner bleiben; erstellen Sie sie nicht pro Stufe, Phase oder Prozess.

Verwenden Sie immer ein Klassifikations- oder Nummerierungssystem. Das erleichtert die Navigation, unabhängig von der Sprache.

Dateibereiche

Aktivieren Sie mindestens zwei Dateibereiche, um dem Designteam einen Bereich für die Koordination zu bieten, bevor die Dateien den Auftragnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Lesen Sie diesen Artikel darüber, wie Sie diese erstellen: Dateibereiche

Dateiabläufe

Erstellen Sie Dateiabläufe zwischen dem Design- und dem Konstruktionsteam und stellen Sie sicher, dass der Bauleiter die Kontrolle hat, wenn Dokumentationen freigegeben werden. 

Lesen Sie diesen Artikel, wie Sie diese einrichten: So richten Sie Dateiabläufe ein