Dienstleistungsvereinbarungen

Die Integration von Dienstleistungsvereinbarungen in Ihre FM-Instanz ermöglicht es Ihnen, aktuelle und ablaufende Vereinbarungen mit externen Lieferanten zu überwachen. Diese Funktion verknüpft Arbeitsaufträge mit jeder Vereinbarung und bietet eine vollständige Übersicht über die im Rahmen der Vereinbarung geleistete Arbeit.

Darüber hinaus können Facility Manager vor Ort schnell bestehende Dienstleistungsvereinbarungen für Assets oder Gebäude überprüfen, wenn sie Arbeitsaufträge erstellen.

Wie man eine Dienstleistungsvereinbarung erstellt

Erstellen Sie eine neue Dienstleistungsvereinbarung, indem Sie navigieren zu

Arbeitsaufträge 'Dienstleistungsvereinbarungen'.

Hier erhalten Sie auch eine vollständige Übersicht über alle Ihre Dienstleistungsvereinbarungen.

Klicken Sie auf ErstellenDienstleistungsvereinbarung, um eine neue Dienstleistungsvereinbarung zu erstellen und das Formular auszufüllen.

Hauptdaten

Benennen Sie die Dienstleistungsvereinbarung und fügen Sie folgende Daten hinzu:

• Vertragsnummer: Fügen Sie Ihre interne Vertragsnummer für die Dienstleistungsvereinbarung hinzu. Dies kann verwendet werden, um die Vereinbarung später leicht zu finden.
• Disziplinen: Fügen Sie hinzu, mit welchen Disziplinen die Dienstleistungsvereinbarung in Verbindung steht, um später spezifische Vereinbarungen zu finden.
• Vertragsinhalt: Beschreiben Sie, welche Art von Arbeit von der Dienstleistungsvereinbarung abgedeckt ist, damit Ihr Wartungspersonal dies leicht findet, wenn es Arbeitsaufträge erstellt.
• Beschreibung: Geben Sie zusätzliche Informationen für Ihr Team ein.

Vertragsdetails

Die Felder in diesem Abschnitt ermöglichen es Ihnen, Details anzugeben, die Ihnen und Ihrem Team helfen, Dienstleistungsvereinbarungen zu verwalten und abzurufen.

• Vertragsnummer: Geben Sie eine Nummer ein, damit diese Vereinbarung später leicht zu identifizieren ist.
• Lieferant: Wählen Sie den Lieferanten, mit dem Sie die Vereinbarung haben. Wenn Ihr Team einen neuen Arbeitsauftrag erstellt und die Vereinbarung auswählt, wird der Lieferant automatisch festgelegt.
• Verantwortlich: Wer in der FM-Organisation ist für diese Dienstleistungsvereinbarung verantwortlich.
• Vertragsinhalt: Die Details der Vereinbarung.
• Beschreibung: Kurze Beschreibung dieser Vereinbarung.

Vertragszeitraum

• Startdatum: Verwenden Sie dieses Feld, um das Startdatum der Dienstleistungsvereinbarung festzulegen.
• Enddatum: Setzen Sie das Ablaufdatum der Vereinbarung fest, um einen klaren Überblick über Verträge zu behalten, die kurz vor dem Abschluss stehen.
• Benachrichtigungszeitpunkt: Geben Sie die Anzahl der Tage vor dem Ablaufdatum an, zu dem eine Benachrichtigung gesendet werden soll. Die Benachrichtigung wird an den Verantwortlichen und den zusätzlichen Empfänger gesendet.
• Zusätzlicher Empfänger: Weisen Sie einen zusätzlichen Stakeholder zu, der Benachrichtigungen erhalten soll, wenn sich die Dienstleistungsvereinbarung dem Ende nähert.

Ökonomie und Disziplinen

• Nettopreis (jährlich): Das Hinzufügen eines jährlichen Nettopreises hilft Ihrem Team, zugehörige Arbeitsaufträge zu verfolgen, die mit einem vereinbarten Servicevolumen verbunden sind.
• Disziplinen: Wählen Sie die Disziplin für diese Dienstleistungsvereinbarung aus.

Platzierung

Die Definition der Gebäude und/oder Assets, auf die sich die Dienstleistungsvereinbarung bezieht, hilft Ihren Facility Managern zu prüfen, ob beim Erstellen eines Arbeitsauftrags vor Ort eine Vereinbarung eingerichtet ist.

Gebäude ermöglicht es Ihnen, die Gebäude entweder auf der Karte auszuwählen, oder Sie können auf In Liste anzeigen klicken, um sie aus der Liste auszuwählen.

Grundstücke ermöglicht es Ihnen, die Dienstleistungsvereinbarung mit einem Grundstück zu verknüpfen, das Sie ähnlich wie Gebäude auswählen können.

Zonen ermöglicht es Ihnen, die Zonen aus einer Listenansicht auszuwählen.

Assets ermöglicht Ihnen, die Assets aus einer Listenansicht auszuwählen.

Beim Scannen eines QR-Codes oder beim Anzeigen der Platzierung in Standorte können sie schnell prüfen, ob eine Dienstleistungsvereinbarung vorhanden ist.

Dokumente

Nachdem Sie die Dienstleistungsvereinbarung erstellt haben, können Sie ihr Dokumente, wie zum Beispiel die unterzeichnete Dienstleistungsvereinbarung, hinzufügen. Auf diese Weise kann Ihr Team jederzeit auf den Vertrag zugreifen, um spezifische Informationen abzurufen.

Klicken Sie auf DokumenteHinzufügenDokument hochladen, und wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus, um sie der Dienstleistungsvereinbarung hinzuzufügen.

Sie finden die Dokumente unten in der Dienstleistungsvereinbarung und können sie jederzeit durch Klicken auf Dokumente bearbeiten hinzufügen oder ersetzen. Von hier aus können Sie auch

• die Dateieigenschaften anzeigen, wie Versionen, Disziplin und andere Metadaten
• die Datei auf Ihren Computer herunterladen und
• sie an ausgewählte Benutzer senden.

Wie man Dienstleistungsvereinbarungen nutzt

Dienstleistungsvereinbarungen können in Arbeitsaufträgen ausgewählt werden. In diesem Fall wird der Lieferant automatisch gemäß der Dienstleistungsvereinbarung festgelegt.

Arbeitsaufträge können auch direkt aus den Dienstleistungsvereinbarungen erstellt werden, indem Sie diese öffnen und auf Arbeitsauftrag erstellen klicken. Die Dienstleistungsvereinbarung und der Lieferant werden dann ebenfalls automatisch festgelegt.

Wenn Sie eine Dienstleistungsvereinbarung ansehen, klicken Sie auf Arbeitsauftragshistorie oder Kommende Arbeitsaufträge, um alle vorherigen und geplanten Arbeitsaufträge zu sehen, die damit verbunden sind. Dies hilft Ihnen, alle Arbeiten zu überwachen und zu planen, die mit dieser Vereinbarung zusammenhängen.