Wie verwendet man das Budget-Modul

Das Budget-Modul in FM ermöglicht es Ihnen, Ausgaben für Arbeitsaufträge und wiederkehrende Arbeitsaufträge sowie Rechnungen, Budgets, Konten und zukünftige geplante Ausgaben über den 30-Jahres-Plan zu verfolgen.

Budget-Modul

Das Budget-Modul besteht aus folgenden Elementen:

• Budget-Follow-up: Dies zeigt alle aktiven Budgets mit den zugewiesenen Mitteln und dem aktuellen Zustand der Ökonomie.
• 30-Jahres-Plan: Dies zeigt alle Arbeitsaufträge und wiederkehrende Arbeitsaufträge mit erwarteten Kosten für die nächsten 30 Jahre. Hier wird auch die simulierte Kostenentwicklung der Assets angezeigt.
• Projekte: Dies zeigt alle aktiven Projekte. Projekte können mit Projektplänen verknüpft werden, um die Wirtschaftlichkeit zu verfolgen, und mit einer Übergabe (Handover) aus einem Dalux-Bauprojekt, um Standort(BIM)- und Asset-Daten zu importieren. 
  

Budget-Follow-up

Dieser Bereich zeigt alle aktiven Budgets und deren zugehörige Wirtschaftlichkeit.

Alle Budgetbereichseinträge: Dies listet die Budgetposten aus allen aktiven Budgets. Nachstehend sind die Standardfilter der aktiven Budgets. Diese Standardfilter können nicht entfernt, umbenannt oder gelöscht werden. 

Arbeitsaufträge nicht im Budget: Arbeitsaufträge mit Ökonomie, die jedoch nicht einem Konto oder Projektplan mit Budget zugeordnet sind. 

Wenn Sie einen Budgetposten im Hauptfenster auswählen, ermöglicht Ihnen die Symbolleiste Folgendes:

• Zugehörige Arbeitsaufträge anzeigen: Eine Liste aller Arbeitsaufträge anzeigen, die einem Konto zugeordnet sind und Gelder von diesem Budgetpost beziehen.
• Zugehörige Arbeitsauftragsserie anzeigen: Eine Liste aller wiederkehrenden Arbeitsaufträge anzeigen, die einem Konto zugeordnet sind und Gelder von diesem Budgetpost beziehen.
• Mehr: Die aktuelle Ansicht in eine Tabellenkalkulation exportieren.

Budget-Spalte

Diese Spalte summiert den Budgetbetrag für jeden Posten, der diesem Budget hinzugefügt wurde, unabhängig vom Konto und Projektplan.

• Spalte "Charged": Wenn Rechnungen für die FM-Instanz aktiviert sind, summiert diese Spalte die 'Freigegebenen und bezahlten' Rechnungen von Arbeitsaufträgen. Wenn Rechnungen inaktiv sind, erfasst diese Spalte keine Informationen. 
• Spalte "Predisposed": Wenn Rechnungen für die FM-Instanz aktiviert sind, summiert diese Spalte den erwarteten Rechnungs-Betrag für Arbeitsaufträge. Wenn Rechnungen inaktiv sind, summiert diese Spalte den erwarteten Betrag für Arbeitsaufträge.
• Spalte "Residual": Wenn Rechnungen für die FM-Instanz aktiviert sind, summiert diese Spalte die Differenz zwischen der 'Budget'- und der 'Charged' + 'Predisposed'-Spalte. Wenn Rechnungen inaktiv sind, summiert diese Spalte die Differenz zwischen der 'Budget'- und der 'Predisposed'-Spalte.

30-Jahres-Plan

Der 30-Jahres-Plan zeigt alle Arbeitsaufträge und deren erwartete Kosten für die nächsten 30 Jahre. Hier wird auch die simulierte Kostenentwicklung der Assets angezeigt.

30-Jahres-Plan: Listet alle Arbeitsaufträge und ihre erwarteten Kosten auf. Jede Spalte verfolgt die Wirtschaftlichkeit basierend auf den Fristen der Arbeitsaufträge oder den simulierten Kosten der Assets.

Unten ist der Standardfilter Liegenschaft. Der Standardfilter kann nicht entfernt, umbenannt oder gelöscht werden.

Im Hauptfenster können Sie:

• Erstellen: Klicken Sie hier, um einen neuen oder wiederkehrenden Arbeitsauftrag zu erstellen.

Wenn ein Arbeitsauftrag/ein wiederkehrender Arbeitsauftrag ausgewählt ist, können Sie:

• Arbeitsauftrag anzeigen: Öffnet ein neues Fenster und zeigt den hervorgehobenen Arbeitsauftrag an
• Frist ändern: Öffnet ein Fenster, in dem Sie die Frist ändern und eine Notiz eingeben können. 
• Konto und Projektplan auswählen: Dadurch wird ein Fenster geöffnet, das das aktuelle Konto und den aktuellen Projektplan anzeigt. Sie können die Werte von hier aus ändern.
• Mehr: Sie können den hervorgehobenen Arbeitsauftrag unter Mehr löschen und die aktuellen Spalten in eine Tabellenkalkulation exportieren. Er wird dauerhaft gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden.

Projekte

Hier können die verschiedenen Projekte und Informationen zu ihnen erstellt werden. Ein Link zu Projektplänen kann die Ökonomie verfolgen, und ein Link zu einem Übergabeprojekt kann BIM-Daten in Ihre FM-Instanz übertragen.

• Erstellen: Klicken Sie hier, um ein neues Projekt zu erstellen
• Anzeigen: Klicken Sie hier, um das Projekt zu öffnen und den Inhalt zu bearbeiten
• Mehr: Sie können das markierte Projekt unter Mehr löschen. Es wird dauerhaft gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden.

Projekte erstellen

Um ein neues Projekt zu erstellen, gehen Sie zu:

BudgetProjekteErstellen

oder

Einstellungen Projekte 'Projekte'Erstellen

• Name: Identifiziert das Projekt in der Listen- und Kartenansicht.
• Status: Kann aktiv oder inaktiv sein. Er wird für die Sortierung verwendet und ändert keine Funktionen.
• Beschreibung: Eine kurze Beschreibung des Projekts, die dazu dient, den Zweck des Projekts zu identifizieren.

Details

• Summe: Gibt die Kosten an und wird in der Kartenansicht angezeigt. Dies wirkt sich nicht auf verknüpfte Projektpläne aus.
• Phase: Gibt die Projektphase an. Die Werte werden als grüne Kästchen in der Listen- und Kartenansicht angezeigt. Siehe unten, wie diese erstellt werden.

Projektleiter

• Name: Textfeld, das den Projektleiter identifiziert und zum Filtern und Sortieren verwendet wird.
• Email: Textfeld mit der E-Mail des Projektleiters, sichtbar nur im Projektfenster.
• Telefonnummer: Textfeld mit der Telefonnummer des Projektleiters, sichtbar nur im Projektfenster.
• Titel: Textfeld mit dem Titel des Projektleiters, sichtbar nur im Projektfenster.

Projektumfang

Dies ist eine Liste der Gebäude, die mit diesem Projekt verknüpft sind. Erstellen Sie ein neues Gebäude oder wählen Sie ein vorhandenes aus.

• : Klicken Sie hier, um unter bestehenden Gebäuden auszuwählen
• Neues Gebäude erstellen: Wenn Sie die Berechtigung haben, die Gebäude-Menge zu bearbeiten, können Sie hier ein neues Gebäude erstellen.

Projekt bearbeiten

Um ein Projekt zu bearbeiten:

Budget Projects Select a project Show

oder

Einstellungen Projekte ‚Projekte‘ Projekt auswählen Anzeigen

Projektpläne

• Hinzufügen: Füge dem Projekt einen neuen Projektplan hinzu. Dies beeinflusst die Summe nicht
• Entfernen: Wählen Sie aus der Liste einen Projektplan aus und entfernen Sie ihn aus dem Projekt

In der unteren rechten Ecke können Sie Dokumente für dieses Projekt anhängen. Wenn Dokumente in einem Projektplan vorhanden sind, werden diese unter dem Abschnitt Dokumente aufgelistet:

Phasen erstellen und bearbeiten

Um Phasen zu erstellen und zu bearbeiten:

Einstellungen Projekte ‚Phasen‘

Fahren Sie mit der Maus über eine Phase, um die Werkzeuge anzuzeigen:

• : Name ändern
• : Phase löschen; wenn Sie eine bereits verwendete Phase löschen, müssen Sie eine andere als Ersatz auswählen.
• Phase hinzufügen:  Eine neue Phase hinzufügen

Ziehen Sie die Phasen per Drag & Drop, um die Reihenfolge zu ändern.

Mit Handover verknüpfen

Wenn die Instanz von Dalux eingerichtet wurde, können Sie ein Dalux-Build-Projekt verknüpfen und das BIM-Modell mit Standort und Assets aus dem Handover-Modul importieren.

Budget Projekte Projekt auswählen AnzeigenLink zur Dalux-Handover

Kontaktieren Sie Ihren lokalen Dalux Customer Success Manager, um mehr über diese Funktion zu erfahren.

Rechnung

Mit Rechnungen können Sie Rechnungsbetrag, Status, Fälligkeitsdatum und angehängte Dokumente verfolgen. Sie können mit Arbeitsaufträgen oder Servicevereinbarungen verknüpft werden, um die Wirtschaftlichkeit zu verfolgen. 

Die Standardfilter der Rechnungen erscheinen immer oben und können nicht geändert werden:

• Alle Rechnungen: Alle Rechnungen, für die Sie eine Berechtigung zum Anzeigen haben.
• Meine ausstehenden Rechnungen: Rechnungen, die nicht bezahlt wurden, bei denen Sie verantwortlich sind.
• Ausstehende Rechnungen des Teams: Rechnungen, die nicht bezahlt wurden, bei denen ein Mitglied Ihres Teams verantwortlich ist.
• Bezahlte Rechnungen des Teams: Rechnungen genehmigt und bezahlt, bei denen Sie verantwortlich sind.
• Abgelehnte Rechnungen des Teams: Rechnungen abgelehnt, bei denen ein Teammitglied verantwortlich ist.
• Inkorrekte Daten: Alle Rechnungen, auf die Sie Berechtigungen haben, die fehlerhafte Daten enthalten.

Farbige Punkte

Links neben jeder Rechnung zeigt der farbige Punkt an, ob diese Rechnung pünktlich bezahlt wurde oder wird.

Wenn das Fälligkeitsdatum einer Rechnung vor dem aktuellen Datum liegt, ist es rot.

Wenn sie vor dem Fälligkeitsdatum genehmigt und bezahlt wurde, ist sie grün.

Wenn kein farbiger Punkt vorhanden ist, gibt es kein Fälligkeitsdatum oder das Fälligkeitsdatum liegt in der Zukunft.

Symbolleiste

Die Symbolleiste enthält die folgenden Werkzeuge, wenn eine Rechnung ausgewählt ist.

• Erstellen: Erstellen Sie eine neue Rechnung. Siehe unten.
• Rechnung anzeigen: Öffnet das Rechnungsfenster, von hier aus können Sie die Daten bearbeiten.
• Mehr:
  • Löschen: Die ausgewählte(n) Rechnungen löschen. Daten werden dauerhaft gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.
  • Exportieren: Export current invoices with data from visible columns.

Rechnung erstellen

Arbeitsaufträge Rechnungen Erstellen Rechnung

Anfügen: Eine Rechnung kann an eine Servicevereinbarung oder einen Arbeitsauftrag angehängt werden und wird unter Beziehungen angezeigt.

Siehe unten unter 'Rechnung anzeigen' für Details.

Status

• Eingegangen: Rechnung eingegangen und unbezahlt. 
• Abgelehnt: Rechnung eingegangen, wird aber nicht bezahlt.
• Artikel erhalten: Materialien für die Arbeit erhalten, aber nicht bezahlt.
• Freigeben und bezahlen: Der 'Netto-Betrag' wird vollständig bezahlt und wirkt sich auf die Spalte 'Charged' eines Budgets aus, wenn er einem Konto hinzugefügt wurde.

Hauptdaten

• Rechnungsnummer: Pflichtfeld zur Identifikation der Rechnung.
• Rechnungsdatum: Geben Sie das Datum ein, an dem die Rechnung eingegangen ist.
• Fälligkeitsdatum: Zahlungsdatum der Rechnung. Dies wirkt sich auf die oben beschriebenen farbigen Punkte aus.
• Netto-Betrag: Geben Sie den Rechnungsbetrag ein, dies wirkt sich auf die Spalte 'Charged' aus, wenn die Rechnung bezahlt und die Wirtschaftlichkeit abgeschlossen ist.

Vorschau

Dies zeigt die erste Seite des ersten zur Rechnung hinzugefügten Dokuments an; Sie müssen die Rechnung erstellen, bevor Sie Dokumente zu einer Rechnung hinzufügen können.

Siehe unten unter 'Rechnung anzeigen' für Details.

Rechnung anzeigen (Bearbeiten)

Arbeitsaufträge Rechnungen Rechnung auswählen Rechnung anzeigen

Status und Hauptdaten können wie unter Erstellen beschrieben bearbeitet werden. Siehe oben.

Dokumente

Dokument bearbeiten: Klicken Sie hier, um an dieser Rechnung angehängte Dokumente hinzuzufügen oder zu entfernen.

Beziehung

Arbeitsauftrag (siehe Bild oben)

Wenn eine Rechnung an einen Arbeitsauftrag angehängt ist, wird sie hier angezeigt. Sie können die Daten hier nicht direkt von der Rechnung aus bearbeiten.  Klicken Sie auf Arbeitsauftrag anzeigen, um den angehängten Auftrag zu öffnen. 

Servicevereinbarung

Wenn eine Rechnung an eine Servicevereinbarung angehängt ist, wird sie hier angezeigt. Sie können die Daten hier nicht direkt von der Rechnung aus bearbeiten. 

Klicken Sie auf Lieferant anzeigen, um das Lieferantenfenster zu öffnen.

Klicken Sie auf 'Servicevereinbarung anzeigen', um die Servicevereinbarung zu öffnen.