So bestellen Sie Arbeitsaufträge von einem Lieferanten im Lieferantenportal

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Arbeitsaufträge von einem Lieferanten bestellen. Wir zeigen, wie Sie Arbeitsaufträge an Lieferanten senden und wie Sie vom Lieferanten ausgeführte Arbeiten genehmigen oder ablehnen.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Unternehmen für das Lieferantenportal einrichten, können Sie diesen Artikel lesen: Unternehmen für Lieferantenportal einrichten.

So bestellen Sie Arbeitsaufträge von Lieferanten

Es gibt zwei Möglichkeiten, Arbeitsaufträge an Lieferanten zu senden. Sie können einem bestehenden oder neuen Arbeitsauftrag einen Lieferanten zuweisen oder einen neuen Arbeitsauftrag erstellen, wenn Sie das Unternehmen anzeigen.

Wenn Sie einen Arbeitsauftrag erstellen oder bearbeiten, scrollen Sie nach unten zum Bereich Verantwortlich.

Wählen Sie einen Lieferanten aus dem Dropdown-Menü aus oder verwenden Sie das -Symbol, um die vollständige Liste der Lieferanten zu öffnen.

Wenn Sie einen Lieferanten auswählen, müssen Sie auch eine Kontaktperson festlegen. Die Kontaktperson kann jemand im Gebäude sein, der den Lieferanten beim Zugang oder bei der Orientierung unterstützen kann.

Die Person, die den Arbeitsauftrag erstellt, wird automatisch als Ansprechpartner zugewiesen, aber dies kann geändert werden, indem Sie auf das -Symbol klicken.

Sie können eine Kontaktperson aus Folgendem auswählen:

• Team - Ein Benutzer innerhalb Ihres Teams
• Teamgruppe - Ein Benutzer innerhalb der Teams in Ihrer Gruppe
• Kontakte - Ein Benutzer aus den Kontakten der Instanz
• Benutzerdefiniert - Eine benutzerdefinierte Kontaktperson, die nicht in der Instanz vorhanden ist

Wenn der Arbeitsauftrag erstellt wird, werden Sie gefragt, ob Sie den Arbeitsauftrag bestellen möchten oder nicht. Wenn Sie auf 'Bestellen' klicken, wird der Arbeitsauftrag erstellt und die Bestellung an den Lieferanten gesendet.

Wenn Sie den Arbeitsauftrag nicht bestellen, wird der Arbeitsauftrag als 'Neu, wartet auf Bestellung' markiert.

Dies ermöglicht es Ihnen, den Arbeitsauftrag vor dem Senden an den Lieferanten zu überprüfen.

Um den Arbeitsauftrag zu senden, öffnen Sie den Arbeitsauftrag erneut und klicken Sie auf Bestellen. Beim Bestellen eines Arbeitsauftrags können Sie eine optionale interne/externe Notiz sowie Anhänge hinzufügen.

Der Lieferant wird per E-Mail benachrichtigt, wenn der Arbeitsauftrag bestellt ist.

So bestellen Sie direkt aus der Unternehmensübersicht im Lieferantenportal

Sie können Bestellungen auch direkt zum Unternehmen erstellen, wenn Sie es in der Übersicht des Lieferantenportals anzeigen.

Sie finden die Übersicht, indem Sie zu Folgendem gehen:

Einstellungen Allgemeine Einstellungen Stammdaten: 'Unternehmen'.

Klicken Sie im neuen Fenster auf Lieferantenportal und wählen Sie das Unternehmen aus. Öffnen Sie es durch Doppelklicken oder durch Klicken auf Unternehmen anzeigen.

Wenn das Unternehmen geöffnet ist, können Sie auf Arbeitsauftrag bestellen klicken. Dadurch wird ein neues Fenster für den Arbeitsauftrag geöffnet, und der Lieferant wird automatisch zugewiesen.

Danach ist der Ablauf derselbe wie oben gezeigt.

So genehmigen oder lehnen Sie vom Lieferanten ausgeführte Arbeiten ab

Wenn der Lieferant die Einstellung 'Aufgaben müssen genehmigt werden' im Lieferantenportal für das Unternehmen aktiviert hat, muss jede vom Lieferanten erledigte Arbeit vom Kunden (der Person oder dem Team, das den Arbeitsauftrag erteilt hat) genehmigt oder abgelehnt werden.

Ein vom Lieferanten als abgeschlossen markierter Auftrag kann entweder hier gefunden werden:

• Mein Posteingang - Wenn Sie direkt für den Auftrag verantwortlich sind
• Externe Arbeitsaufträge - Wenn Sie nicht direkt verantwortlich sind, Ihre Benutzerberechtigungen Ihnen aber erlauben, den Auftrag zu sehen

In jedem Fall kann der Arbeitsauftrag durch Doppelklick geöffnet werden oder durch das Klicken auf Arbeitsauftrag anzeigen.

Wenn der Arbeitsauftrag geöffnet wird, können Sie alle hinzugefügten Informationen und die vollständige Historie des Auftrags sehen. Je nach Einrichtung und aktivem Modul können Sie Informationen wie Zeitregistrierung und Ökonomie sehen.

Die Antwortoptionen befinden sich oben. Wenn Sie mit der Arbeit des Lieferanten zufrieden sind, klicken Sie auf Genehmigen, schließen.

Beim Schließen eines Auftrags können Sie interne oder externe Notizen sowie Anhänge hinzufügen. Wenn Sie Zeitregistrierung und Ökonomie verwenden, müssen Sie möglicherweise auch Informationen für diese Felder ausfüllen, bevor der Auftrag geschlossen werden kann. 

Klicken Sie auf 'Abschließen', wenn Sie fertig sind, und der Auftrag wird geschlossen.

Der Lieferant kann den abgeschlossenen Arbeitsauftrag im Abgeschlossen Posteingang finden und der Kunde kann ihn im Fertiggestellt, geschlossen Posteingang finden.

Wenn ein Arbeitsauftrag wieder geöffnet wird, muss er denselben Schritt durchlaufen. Zum Beispiel die Genehmigung durch den Lieferanten.