Wie Sie das Supplier‑Portal als Lieferant auf dem Desktop verwenden

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie mit Arbeitsaufträgen im Lieferantenportal arbeiten.

Dieser Artikel richtet sich an Unternehmen, die das Lieferantenportal nutzen, um Arbeitsaufträge auszuführen und über Arbeitsaufträge zu kommunizieren, die von Benutzern in Dalux FM empfangen werden.

Übersicht über das Lieferantenportal

Je nach Einrichtung und Berechtigungen kann das Lieferantenportal etwas anders aussehen.

Für dieses Beispiel ist die Perspektive die eines Unternehmensadministrators und Disponenten.

Dem Lieferanten wurde zusätzlicher Zugriff auf Standorte und Assets gewährt.

Wenn Sie sich im Lieferantenportal anmelden, sehen Sie Ihren Posteingang.

In der Symbolleiste rechts können Sie durch verschiedene Module navigieren, z. B. Standorte und Assets. Sie können auch auf Einstellungen zugreifen, wenn Sie Administrator eines Unternehmens sind.

In der Seitenleiste sehen Sie Arbeitsaufträge, Wiederkehrende Arbeitsaufträge und Checklisten.

Arbeitsaufträge enthalten alle verschiedenen Posteingänge und Archive für Arbeitsaufträge. Hier finden Sie laufende Arbeitsaufträge und abgeschlossene Arbeitsaufträge (entweder genehmigt oder abgelehnt).

Wiederkehrende Arbeitsaufträge enthalten eine Übersicht über wiederkehrende Arbeitsaufträge, die ein Kunde dem Lieferanten zugewiesen hat. Wiederkehrende Arbeitsaufträge werden mit dem Intervall angezeigt, in dem die Arbeitsaufträge ausgeführt werden sollen. Die Arbeitsaufträge werden automatisch erzeugt und dem Posteingang in Arbeitsaufträge hinzugefügt.

Checklisten enthalten jede ausgefüllte Checkliste. Eine Checkliste kann nur im Rahmen eines Arbeitsauftrags ausgefüllt werden.

Assets geben eine Übersicht über Assets. Wenn der Lieferant außerdem Bearbeitungsrechte für Assets hat, können Assets über dieses Menü bearbeitet oder erstellt werden.

Einstellungen ermöglichen dem Unternehmensadministrator, die Verteilung von Arbeitsaufträgen zu ändern und den Dispatcher sowie die Genehmigungsanforderungen festzulegen. Der Unternehmensadministrator kann außerdem Benutzer im Unternehmen hinzufügen, bearbeiten oder deaktivieren.

Empfohlener Ablauf für den Umgang mit Arbeitsaufträgen

Der folgende Workflow ist eine allgemeine Richtlinie. Der genaue Prozess kann je nach Ihrer Konfiguration variieren, daher sollten Sie dies als bewährte Vorgehensweise und nicht als strikte Anforderung betrachten. Jeder Schritt wird in den folgenden Kapiteln ausführlicher erläutert.

1. Genehmigen:
   Wenn Sie den Arbeitsauftrag annehmen können und alle erforderlichen Informationen haben, genehmigen Sie ihn und bestätigen Sie das Datum, an dem die Arbeit ausgeführt wird. 
2. Ablehnen:
   Wenn Sie den Arbeitsauftrag nicht annehmen können oder wichtige Informationen fehlen, lehnen Sie ihn ab und geben Sie eine klare Erklärung für den Grund an. 
3. Abschließen:
   Sobald die Arbeit ausgeführt wurde, markieren Sie den Arbeitsauftrag als abgeschlossen. Fügen Sie eine kurze Beschreibung der ausgeführten Arbeit hinzu und ergänzen Sie alle relevanten Unterlagen als Anhänge. 
4. Abgelehnt, zurückgesendet:
   Wenn der Arbeitsauftrag nicht den Erwartungen des Kunden entspricht, kann dieser ihn ablehnen. In diesem Fall wird er zur Korrektur zurückgesendet.

Verwenden Sie Genehmigen, Ablehnen und Abschließen, um mit Ihrem Kunden zu kommunizieren. Jede Aktion verschiebt den Arbeitsauftrag in den entsprechenden Posteingang und zeigt damit an, dass der Kunde eine auszuführende Aktion hat.
 

Annehmen oder Ablehnen eines Arbeitsauftrags

Wenn Sie einen Arbeitsauftrag von einem Kunden erhalten, erscheint er in Ihrem Posteingang. Um den Arbeitsauftrag zu öffnen, doppelklicken Sie darauf oder wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf Arbeitsauftrag anzeigen.

Wenn ein Arbeitsauftrag geöffnet wird, werden die Antwortoptionen oben angezeigt. Von hier aus können Sie:

• Ablehnen - Den Auftrag ablehnen. Beim Ablehnen des Auftrags können Sie eine Notiz und einen Anhang hinzufügen.
• Genehmigen - Den Auftrag annehmen. Beim Annehmen des Auftrags können Sie eine Notiz, einen Anhang, ein Ausführungsdatum und die erwarteten Kosten hinzufügen. 
  Das Ausführungsdatum muss vor der vom Kunden festgelegten Frist liegen, und der erwartete Preis muss je nach Einstellungen möglicherweise vom Kunden genehmigt werden.
• Abschließen - Wenn bzw. sobald die Arbeit ausgeführt wurde. Beim Abschließen eines Arbeitsauftrags können Sie eine Notiz und Anhänge hinzufügen. Sie können außerdem die aufgewendete Zeit für die Arbeit und das Datum der Fertigstellung angeben.
• Mehr -  Dies bietet Ihnen zusätzliche Optionen, z. B. das Hinzufügen von Informationen, das Drucken, das Erstellen eines Tickets oder das Hinzufügen von Dokumenten (nur sichtbar, wenn noch keine hinzugefügt wurden).

Wenn Sie im Arbeitsauftrag nach unten scrollen, sehen Sie alle Informationen zum Auftrag.

Im Bereich Verantwortlicher können Sie:

• Den verantwortlichen Mitarbeiter festlegen
• Ansprechpartner für den Auftrag anzeigen
• Ansehen, zu welcher Dienstleistungsvereinbarung der Arbeitsauftrag gehört (falls vorhanden)
• Ansehen, wem aus Ihrem Unternehmen der Arbeitsauftrag zugewiesen ist, und ihn bei Bedarf neu zuweisen

In diesem Beispiel nehmen wir den Arbeitsauftrag an, daher klicken wir auf Genehmigen.

Ein neues Fenster erscheint, in dem eine Notiz hinzugefügt und das Ausführungsdatum sowie der erwartete Preis festgelegt werden können. Nachdem Sie die Informationen ausgefüllt haben, klicken Sie auf 'Genehmigen'.

Wenn ein Arbeitsauftrag genehmigt wird, erhält der Kunde eine E‑Mail‑Benachrichtigung. Der Arbeitsauftrag wird vom Neue, Genehmigung steht aus Ordner zum Bestätigt-Ordner im Lieferantenportal verschoben.

Arbeitsauftrag einem Kollegen zuweisen

Ein Auftrag kann dann bei Bedarf einem bestimmten Benutzer in Ihrem Unternehmen zugewiesen werden. Dies geschieht, indem Sie den Auftrag auswählen und auf Zuweisen klicken und dann den Mitarbeiter auswählen.

Wie Sie einen Auftrag abschließen

Wenn ein genehmigter Auftrag abgeschlossen wurde, kann er als solcher markiert werden, wodurch der Kunde benachrichtigt wird, dass die Arbeit erledigt ist.

Um einen Auftrag abzuschließen, öffnen Sie den Arbeitsauftrag und klicken Sie auf Abschließen. Sie können dem Kunden eine Nachricht hinzufügen, Anhänge hinzufügen und Zeitregistrierungen hinzufügen. Klicken Sie auf 'Speichern' wenn fertig.

Je nach Einrichtung befindet sich der Auftrag jetzt in einem dieser Zustände:

• Abgeschlossen - Wenn der Auftrag vom Lieferanten abgeschlossen und geschlossen wurde
• Abgeschlossen, wartet auf Disponent - Wenn der Auftrag von einem Mitarbeiter abgeschlossen wurde, der nicht der Disponent ist
• Fertiggestellt, wartet auf Bestätigung des Kunden - Wenn der Auftrag abgeschlossen ist, der Kunde jedoch die endgültige Freigabe durchführen muss

Wenn ein Auftrag abgeschlossen und genehmigt wurde, verschiebt er sich in den Abgeschlossen Ordner.

Für Unternehmensadministratoren

Dieser Abschnitt erklärt die zusätzlichen Funktionen, auf die ein Unternehmensadministrator zugreifen kann. Diese Einstellungen finden Sie, indem Sie im Seitenmenü auf Einstellungen klicken.

Lieferantenportal Einstellungen

Der Unternehmensadministrator kann steuern, ob alle Arbeitsaufträge für alle Mitarbeiter sichtbar sein sollen oder ob Arbeitsaufträge an einen Dispatcher gehen sollen.

Wenn die Dispatcher‑Option ausgewählt wird, kann ein Unternehmensadministrator als Disponent für das Unternehmen hinzugefügt werden.

 Sie können auch festlegen, ob der Dispatcher die Arbeit genehmigen muss, bevor sie an den Kunden zurückgesendet werden kann.

Benutzer hinzufügen und verwalten

Unternehmensadministratoren können weitere Benutzer des Unternehmens zum Lieferantenportal hinzufügen. Wenn Sie sich im Lieferantenportal anmelden, klicken Sie auf Einstellungen. Dadurch wird das Fenster 'Unternehmen bearbeiten' geöffnet.

Im Bereich 'Users' klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie dann deren E‑Mail‑Adresse und Namen ein. Optional können Sie eine Telefonnummer und die Position hinzufügen.

Sie können außerdem festlegen, ob der Mitarbeiter Administrator sein soll.

Sie können die Informationen bearbeiten, indem Sie einen Mitarbeiter auswählen und auf Bearbeiten klicken.

Wenn Sie einen Mitarbeiter entfernen müssen, wählen Sie ihn in der Liste aus und klicken Sie auf Deaktivieren.