Wie man neue Einreichungen erstellt

Dieser Artikel erklärt, wie man eine neue Einreichung erstellt.

Eine Einreichung besteht aus verschiedenen Metadaten, die helfen, nachverfolgbare Ergebnisse zu erzielen, wie zum Beispiel:

• Einreichungsfrist
• Einreichender (Benutzergruppe, die die Dateien liefern muss)
• Beschreibung
• Zielordner (wo die Dateien in Dalux Box hochgeladen werden)
• Platzhalter (eine Liste von Platzhalterdateien, die vor der Einreichung geliefert werden müssen)

Einreichungen verwalten und verfolgen die geplanten Dateilieferungen/Einreichungen in Projekten. Die Einreichungsfunktion ermöglicht es Ihnen, einen Prüfungsablauf anzupassen und den Prüfungsprozess in Dalux zu dokumentieren.

Verständnis des Einreichungsprozesses

Rollen in Einreichungen

Ein Einreichungsprozess in Dalux hat die folgenden Rollen:

• Einreichungsmanager
• Einreichender
• Manager der Übergabe (optional)
• Gutachter (optional)
• Genehmiger

Einreichungsmanager

Einreichungsmanager sind verantwortlich für die Erstellung neuer Einreichungen. Es ist auch möglich, die Erstellung neuer Einreichungen in verschiedenen Paketen auf Benutzergruppenniveau zuzulassen. Einreichungen werden immer als Entwurf erstellt, und es liegt in der Verantwortung der Einreichungsmanager, die Einreichung mit der Aktion 'An den Einreichenden senden' zu starten.

Einreichender

Einreicher werden für jede Einreichung festgelegt und sind die spezifischen Benutzergruppen, die Dateien einreichen können. Wenn der Einreichende seine Dateien hochgeladen hat, ist er dafür verantwortlich, die Dateien als eingereicht zu kennzeichnen, um den nächsten Schritt im Prozess zu starten.

Manager der Prüfung

Es ist möglich, eine Rolle des Manager der Prüfung festzulegen, als optionalen Schritt vor dem Prüfungsprozess. Der Manager der Prüfung ist verantwortlich für die Überprüfung der eingereichten Dateien, bevor die Einreichung zur 'Prüfung' gesendet wird. Wenn nötig, hat ein Manager der Übergabe die Möglichkeit, zusätzliche Gruppen zum Prüfungsprozess hinzuzufügen, bevor die Dateien zur Prüfung gesendet werden. Manager der Prüfung können auch die Einreichung zum vorherigen Schritt zurückgeben.

Gutachter

Mehrere Gruppen können als Prüfer festgelegt werden und sind für die Prüfung und Kommentierung der eingereichten Dateien innerhalb der festgelegten Frist verantwortlich. Wenn eine Gruppe mit dem Prüfen fertig ist, kann sie den Status auf 'Fertiggestellt' setzen. Wenn die Frist abläuft und als bindend festgelegt ist, wird der Prüfungsstatus automatisch auf 'Fertiggestellt' geändert.

Genehmiger

Der Genehmiger ist der letzte Schritt im Einreichungsprozess und ist verantwortlich für die Genehmigung oder Ablehnung der gesamten Einreichung.

Status der Einreichung

Ein Einreichungsprozess kann die folgenden Phasen haben:

• Entwurf
• Ausstehend
• Eingereicht
• In Prüfung (Wenn ein Prüfungsstep zum Prüfungsablauf hinzugefügt wurde)
• Wartend auf Genehmigung
• Fertiggestellt

Entwurf

Neue Einreichungen werden im Entwurfsstatus erstellt. Alle Metadaten zur Einreichung können geändert werden und die Einreichung wird für die Einreicher, Manager der Prüfung oder Genehmiger noch nicht sichtbar sein. Es werden keine Benachrichtigungen gesendet. Dateien können nicht in Einreichungen im Entwurfsstatus hochgeladen werden.

Ausstehend

Wenn der Einreichungsprozess beginnt, wird der Status auf ausstehend geändert. Die Einreichung wartet jetzt darauf, dass der Einreichende Dateien hochlädt. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird gesendet und die Einreichung ist im Ordner 'Meine Einreichungen' für den Einreichenden sichtbar. Die Einreichung ist für den Manager der Prüfung oder die Gutachter noch nicht sichtbar. Dateien können zur Einreichung hochgeladen werden.

Eingereicht

Nachdem die Dateien hochgeladen wurden, kann der Einreichende die Dateien einreichen und der Status wird geändert. Wenn ein Manager der Prüfung zum Ablauf hinzugefügt wurde, erhält er eine Benachrichtigung.

Wird geprüft

Eingereichte Dateien gelangen in den Prüfungsstatus, wenn ein Prüfungsstadium im Einreichungsablauf vorhanden ist. Wenn ein Manager der Prüfung auch verwendet wird, muss er die Dateien zur Prüfung senden. Benutzer in der Gruppe(n) der Prüfung erhalten eine Benachrichtigung.

Wenn eine Einreichung im Prüfungsstatus ist, wird sie in den Prüfungen-Ordner in Box verschoben.

Abgeschlossen

Wenn eine Einreichung genehmigt wird, wird sie als fertiggestellt markiert und in Dalux archiviert.

Wie man eine neue Einreichung erstellt

Um einen Einreichungsablauf zu starten, muss eine neue Einreichung erstellt werden. Gehen Sie dazu zu
Box  Einreichungen Alle Einreichungen  Neu.

Beachten Sie, dass Sie auch neue Einreichungen aus den verschiedenen Paketen erstellen können. Diese Methode setzt das Paket automatisch für die neue Einreichung.

Beim Erstellen einer neuen Einreichung wird ein neues Fenster angezeigt, in dem die Einreichung konfiguriert werden kann.

• Name - Name der Einreichung, der in Listenansichten angezeigt wird
• Paket - Welchem Einreichungspaket die Einreichung zugeordnet ist
• Ablauf - Welcher Prüfungsablauf für die Einreichung verwendet werden soll
• Einreichender - Welche Benutzergruppe Dateien einreicht
• Spez. Abschnitt - Eine Möglichkeit, die Einreichung zu kategorisieren
• Spez. Unterabschnitt - Wenn nötig, können Sie die Einreichung weiter kategorisieren
• Frist - Eine Frist für die Dateieinreichung
• Zielordner - In welchen Ordner(n) die eingereichten Dateien hochgeladen werden können
• Beschreibung - Hilfetext, um der Einreichung Kontext hinzuzufügen

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf 'Speichern'. Wenn Sie mehrere Einreichungen erstellen, können Sie 'Weitere erstellen' ankreuzen und ein neues Fenster öffnet sich, nachdem Sie auf 'Speichern' geklickt haben. Neue Einreichungen werden immer als Entwurf erstellt.

Eine Einreichung ist in mehrere Bereiche unterteilt. Im Entwurf ist es möglich, alle Metadaten für die Einreichung zu ändern.

1. Die Schaltfläche zum Status ändern befindet sich oben auf dem Bildschirm. Hinweis: Da die Einreichung sich im Entwurfsstatus befindet und alles geändert werden kann, ist es auch möglich sie ohne Platzhalter zu erstellen und An den Einreichenden senden, obwohl dies beim Erstellen einer neuen Einreichung als erforderlich festgelegt ist. Stellen Sie sicher, dass die Einreichung bereit ist, bevor Sie sie an den Einreichenden senden.
2. Der Status der Einreichung kann hier gesehen werden.
3. Der Ablauf kann oben in der Einreichung gesehen werden. Im Entwurfs- und Ausstehendstatus ist es möglich, die Gruppen, die mit jedem Schritt verbunden sind, zu ändern, indem Sie auf sie klicken und eine andere Benutzergruppe auswählen.
4. Platzhalterdateien werden hier erstellt und angezeigt - siehe unten, wie Platzhalterdateien erstellt werden.
5. Die allgemeinen Informationen zur Einreichung können hier eingesehen werden. Diese Werte können im Entwurfs- oder Ausstehend-Status bearbeitet werden, indem Sie auf das -Symbol klicken.
6. Anlagen können der Einreichung hinzugefügt werden. Nur Dateien von Dalux Box können angehängt werden.
7. Die vollständige Historie der Einreichung wird hier angezeigt und automatisch aktualisiert.

Wie man Datei-Platzhalter einrichtet

Wenn erforderlich, können Sie angeben, welche Dateien in die Einreichung hochgeladen werden müssen. Dieser Schritt ist optional.

Platzhalter können manuell hinzugefügt oder aus einer 2-Spalten-Tabelle kopiert und eingefügt werden.

Um einen Datei-Platzhalter hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen.

Die hochgeladene Datei kann einen beliebigen Namen haben, muss jedoch mit dem Platzhalter für den Dateinamen übereinstimmen, um den Platzhalter auszufüllen und die Dateien einzureichen.

Der Einreichende hat die Möglichkeit, Dateien mit anderen Dateinamen direkt in den Platzhalter hochzuladen, aber Dalux wird die Datei umbenennen, um mit dem Platzhalter übereinzustimmen.

Alle Dateien, die außerhalb der Platzhalter hochgeladen wurden, werden als 'Zusätzliche Dateien' zur Einreichung hinzugefügt.

Wenn die Einreichung wie gewünscht eingerichtet ist, kann der Prozess durch Klicken auf An den Einreichenden senden gestartet werden. Dies ändert den Status auf 'Ausstehend' und benachrichtigt die Benutzer in der Rolle des Einreichenden.