Wie man Dateiabläufe nutzt

In diesem Artikel behandeln wir, warum Sie die Funktion 'Dateiabläufe' verwenden sollten und wie Sie sie nutzen können.

Dateibereiche sind eine grundlegende Funktion für Dateiabläufe, da die Abläufe verwendet werden, um Dateien zwischen den 3 Bereichen zu freizugeben und zu autorisieren:

Dateien

Geteilte Dateien

Veröffentlichte Dateien

Dateien können als Ort für Dateien angesehen werden, die in Bearbeitung sind, während freigegebene Dateien als Ort für Dateien betrachtet werden können, die zur Überprüfung bereit sind. Der Bereich für veröffentlichte Dateien ist für Dateien vorgesehen, die bereit sind, an Projektbeteiligte veröffentlicht zu werden.

Dateiabläufe sind Prozesse und Abläufe, die festlegen, wie Dateien zwischen den verschiedenen Stufen des Dateiaustauschs und somit zwischen diesen 3 verschiedenen Bereichen bewegt werden.

Dateien freigeben

Es gibt zwei Wege, wie eine Datei freigegeben werden kann: Direkte Freigabe oder über Dateiablauf. In diesem Artikel gehen wir auf die Nutzung von Dateiabläufen ein. Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Dateien direkt mit der Funktion Dateibereiche freigeben können, lesen Sie unseren Artikel über Dateibereiche.

So starten Sie Dateiabläufe

Wenn ein Dateiablauf gestartet wurde, wird er zum ersten Schritt verschoben, in dem er freigegeben werden muss. Die Datei wird dem Benutzer angezeigt, der für die Freigabe des Schritts im Dateiablauf gespeichert ist, im Abschnitt Meine offenen Freigaben:

Die Datei wird nur freigegeben/autorisiert, wenn sie alle Schritte besteht. Wenn der Benutzer im ersten Schritt freigibt, aber der Benutzer im nächsten Schritt nicht, wird die Datei den Dateiablauf nicht bestehen.

Den Dateiablauf starten

Wenn der Ablauf aktiv ist, kann der Ablaufstarter (in unserem Beispiel der Architekt) eine Datei zur Freigabe/Ermächtigung unter

Box Dateien Datei(en) wählen Mehr Autorisierungsablauf starten Freigabeablauf auswählen.

Im neuen Fenster sehen Sie ein Dashboard, das zeigt, was mit jeder Datei passieren wird. Um den Ablauf zu starten, klicken Sie auf 'Flow starten'.

Die Datei wird dann in den Abschnitt Autorisierung für veröffentlichte Dateien Offene Autorisierungen geschoben. Für die Person, die die Dateien freigeben muss, wird diese unter Wartet auf meine Freigabe: eingereiht.

So genehmigen/berechtigen Sie Dateien in Dateiabläufen

Der Benutzer, der eine Datei freigeben/autorisiern muss, wird per E-Mail benachrichtigt.

Sie können auch sehen, wann Dateien durch einen Zähler, der im Box-Modul in der Seitenleiste erscheint, und die Zähler im Seitenmenü für

• Freigaben für geteilte Dateien
• Wartet auf meine Freigabe
• Freigaben für veröffentlichte Dateien

Sie können dann wählen, ob sie die Datei freigeben/autorisiere oder ablehnen. Um dies zu tun, gehen Sie zu

Freigeben:

Freigaben für geteilte Dateien Meine Zustimmung anstehend Wähle die Datei aus Freigeben oder Ablehnen:

Autorisieren:

Berechtigungen für freigegebene Dateien Warte auf meine Freigabe Datei auswählen Freigeben oder Ablehnen:

Kommentare in einem Dateiablauf erstellen

Wenn eine Datei sich in einem Freigabeablauf befindet, kann der aktuelle Benutzer (der Genehmiger) die Möglichkeit haben, Kommentare zu machen. Diese Kommentare können erstellt werden, während man eine Datei freigibt oder ablehnt. Zum Beispiel kann für die Person, die für die Bearbeitung abgelehnter Dateien verantwortlich ist, ein Kommentar hinterlassen werden. Beim Erstellen eines Kommentars kann der Benutzer aus verfügbaren Kommunikationskanälen und Kommentartypen auswählen.

Um einen Kommentar zu erstellen, gehen Sie zu:

Meine offenen Freigaben Datei auswählen Anzeigen Neuer Kommentar.

Dann erstelle eine Markierung, fülle das Kommentarformular rechts aus und klicke auf 'Erstellen':

Einen Überblick über Dateien in Abläufen und deren Status erhalten

Projektadministratoren und Projektplanungsmanager finden auf dem Home-Bildschirm von Dalux Box eine Dateiablauf-Übersicht.

Das Dashboard kann Ihnen einen Überblick über den Fortschritt der Dateiabläufe in Ihrem Projekt geben und hilft dabei, potenzielle Engpässe zu identifizieren. Die Übersicht zeigt überfällige und bevorstehende Fristen für Dateiabläufe sowie deren Verteilung auf Benutzergruppen.

Nachdem die Dateiflüsse eingerichtet wurden, können Sie sich mit der Listenansicht einen Überblick über den Status der Dateien in den Dateiabläufen verschaffen. Dies geschieht mithilfe der Spalten in der Listenansicht, die Ihnen folgendes anzeigen können:

• 'Spalte für die neueste Version im Freigabe-/Genehmigungsfluss';
  • Wenn die neueste Version einer Datei in einem Dateiablauf ist:

• 'Spalte für die neueste Version in Freigegeben/Veröffentlicht'
  • Wenn die neueste Version einer Datei in den Bereichen für freigegebene/veröffentlichte Dateien ist:

• 'Beginn' (Datum) Spalte und 'Gestartet von' (Benutzer) Spalte
  • Wann ein Ablauf gestartet wurde und von wem

Dateiablaufberichte

Sie können einen Dateiablaufbericht für freigegebene oder autorisierte Dateien drucken oder als PDF exportieren. Der PDF-Bericht enthält eine Miniaturansicht der Datei, ihre Version, den Box-Ordner, in dem sie sich befindet, und ihren Dateiablaufverlauf. Sie können sehen, was oder wer den Ablauf ausgelöst hat und wer jeden Schritt abgeschlossen hat sowie wann jeder Schritt abgeschlossen wurde.

Sie können den Dateiablaufbericht aus der Listenansicht oder direkt aus der Datei drucken.